簡單的意義

　　文 / 王優 ( 實習 )

　　Trump 喜 歡 打 電話 給 公 司 業 務 負 責 人 , 然 后得到最切中要害的答案 ,“如果我打 電 話 給 Allen Weisselberg, 我 的 首 席財務官 , 他會概括成不多于 20 個字就 能告訴我我想知道的情況。我的高級顧問 和學徒的顧問 George Ross, 他可以把我 最想知道的事情用不多于 10 個字清楚地告訴我。”這樣的人總是可以得到 快速提升。

　　在 Carolyn 的 自 傳《 飛 黃 騰 達 》 中 ,她曾經歷數了三點 Trump 最不喜歡的行為 : 他不喜歡你浪費他的時間 , 哪怕是一 丁點兒 ; 他不喜歡你找他麻煩 ; 他不喜歡你猜測關于他的任何事情 , 因為你猜的可能是錯的。

　　精準！ Trump 曾說過 ,“商場第二大 原則就是盡量快速、簡潔和直接 ( 第一大原 則是不要為錢而工作 )。”在《學徒》的每一季 , 只要你會 Simple, 就能走到前四強。

　　Maggie 對 此 頗 有 感 觸 , 一 年 前 , 她 的上司就是一個“滿腦糨糊、沒有重點、 把事情越搞越復雜的人”。

　　“比如每周一的例會 , 本來只是簡單 的總結和布置 , 老板卻會先把每一個項目 陳述一遍 , 然后一一叮囑每個項目要怎樣 去做 , 還很不放心地在會議上反復強調自 己的經驗之談 , 直到所有人都哈欠連天的 時候 , 才很不情愿地說 :‘這個問題我們明天再談。’”但已經沒有人知道“這個問題” 是什么了。就這樣 , 兩個億的銷售額被他 硬做成 1000 萬 , 后果自然是惹“fire”上身。

　　而 Maggie 的 新 上 司 卻 完 全 不 是 這樣。在充分了解了上海的市場之后 , 這位 開始大刀闊斧改革的上司只明確了一點 : 末位淘汰制。他的話不多 , 每一項任務都 只拿指標來說話 , 他的例會用來聽他下面 幾個主管匯報工作進度 , 有意見的時候他 會提出來 , 但不會超過 3 句話。所有人都 知道他最看重什么。“你知道嗎 , 第一年銷售額就從 1000 萬激增到了 2.4 個億。” 若 非 親 眼 目 見 ,Maggie 恐 怕 也 不 會 相 信 這樣的效果——簡單管理的效果。

　　解決方案 不要超過 7 句話

　　“溝通是個無底洞。”管理大師湯姆 ·彼得斯說。為了讓我們顯得稍微有禮貌一 點點 , 我們就開始解釋個沒完 , 結果沒人 知道我們到底想表達什么。

　　美國加利福尼亞州立大學的一項研 究表明 , 由于位差效應 , 來自領導層的信 息通常只有 20%~25% 被下屬知道并正確 理解 , 從下到上反饋的信息不超過 10%, 而這種誤差會因為傳播信息的增多而增 大 , 通常在上司說第七句話的時候 , 你就 已經不知道他的重點到底是什么了。

　　有一個故事形象地再現了我們說話 不指出重點導致的問題 : 有一個老板對秘 書說 :“你幫我查一查我們有多少人在華 盛頓工作 , 星期四的會議上董事長將會問 到這一情況 , 我希望準備得詳細一點兒。” 于是 , 這位秘書打電話告訴華盛頓分公司 的秘書:“董事長需要一份你們公司所有 工作人員的名單和檔案 , 請準備一下 , 我 們在兩天內需要。”分公司的秘書又告訴 其經理 :“董事長需要一份我們公司所有 工作人員的名單和檔案 , 可能還有其他材料 , 需要盡快送到。”結果第二天早晨 , 四 大箱航空郵件送到了公司大樓。

　　對于溝通來說 , 簡單明了就意味著節 約和有效 , 以最快最明確的方式知道自己 要做的是什么、什么是最重要的 , 然后騰出更多的時間去完成最重要的 , 這才是溝通的意義。

　　如果只能列出一項韋爾奇對通用電 氣上所做出的貢獻 , 那么大多數人無疑會 選擇那個他把通用電氣做成“小雜貨店” 的 傳 奇。 韋 爾 奇 上 任 時, 曾 經 把“ 創 辦103 年 , 沾有愛迪生傳奇神話 ,34 萬名員 工 , 350 個業務部門 ,43 個戰略事業單元” 的通用電氣簡化得可以與人賽跑。至于韋爾奇大刀闊斧、化繁為簡的變革行為 , 那 只是達成他“向小公司學習”目標的手段 而已。事實上 ,“把大公司做小”的同位語就是“把事情變得更為簡單”。

　　解決方案揮舞的“奧卡姆剃刀”

　　不管你花多少精力來管理你手下的人或者堆在手邊的事務 , 你會發現事情總是越管越多 , 時間永遠不夠、不夠、不夠 ! 實際上 , 所有人類活動都有一種本能傾向 , 即增加活動過程的復雜性。但是 , 人類活動包括在科學、醫藥、銷售、營銷等領域中的所有進步都來自于簡化過程。“奧卡姆剃刀”不失為一個很好的簡化方案。這個定律要求我們在處理事情時 , 把握事情的秘籍主要實質、主流 , 解決最根本的問題 , 尤其是不要把事情人為地復雜化。

　　除了杰克 ·韋爾奇 , 前寶潔總經理理查德 ·德普雷也是“奧卡姆剃刀” 的代言人。他極度厭惡任何超過一頁的備忘錄 , 于是“一頁紙備忘錄”誕生 了。他命令員工報告要基于事實 , 并且簡單明了 , 這種風格漸漸發展成為寶 潔深刻簡明的人事規則。

　　這些成功的上司都喜歡大刀闊斧地砍掉一些并不重要的細枝末節 , 而 把精力放在能產生更多價值的事情上。就像我們在生物課上學到的 , 只有把旁逸斜出的枝枝蔓蔓都砍掉 , 才能保證主干長得更加粗壯和挺拔。

　　這樣的下屬被 Fire 掉

　　作為 Trump 的 ears and eyes,Carolyn 對員工的要求很“簡單”: 請告訴我如何 解決問題 , 而不是問我怎么辦。她在書中記敘了這樣一個有趣的故事 , 當然 , 故 事中的這個小伙子 , 已經被 Fire 掉了。

　　“作為一個經理 , 我每天 承 受 著 各 種 壓 力 , 那 些 讓 事情復雜化的人只會讓人感到喘 不過氣 , 所以我找的是能化繁為簡 的人 , 懂得如何把一個復雜的想法歸納為幾個要點的人 , 我要找的也 是能夠減輕我工作負擔的人。” ——Carolyn

　　我在這段時間里招聘了一個非常出色的小伙子。他很聰明 , 做事專注 , 有沖勁兒 , 富有天賦。但是我覺得他太喜歡把他的問題拋給上司了。他總喜歡告訴我各種事情發生的經過 , 無論他通過發傳真、打電話還是發電子郵件都是 一個樣——冗長 唆、不會總結出要點 , 更不會提出解決辦法。每次 , 我都需 要認真審閱他提交的文件 , 然后才敢簽名。

　　有一天 , 他來電告訴我他有一個問題。

　　“好的 ,”我說 ,“你想怎樣解決這個問題 ?”

　　“我們可能需要換一個新的裝置 , 但我也不太確定。”

　　“買個新的要多少錢 ?”

　　“噢 , 這個 , 我也不知道呢。”

　　“你 查查。然后發郵件或者打電話告訴我吧。” 那天晚一點兒的時候 , 我收到一份長達四頁的傳真。我很快地瀏覽了一遍 , 但沒發現任何 數字 , 于是我打電話給他。

　　“雷 ,”我說 ,“它多少錢 ?”

　　“我已經給你發傳真了。”

　　“雷 ,”我耐著性子說 ,“我沒有時間讀你 的傳真。你只需要告訴我 , 你為什么需要購買這件東西 ? 它多少錢 ?”

　　“6.5 萬美元。”

　　“雷 , 請你用一句話告訴我 , 你為什么需要它 ?”

　　他嘀咕了一下 , 最后說 :“等我想想回頭再告訴您吧。” 請不要一味給我問題。不要說 :“卡羅琳 , 我們第四個洞漏水了。“我更加 喜歡聽到 :“我們有一處地方漏水了 , 我已經聯系了水利公司 , 維修人員已經在 路上了 , 他說希望用一個小時就能修好。我想 , 我們最多只花 500 美元。如果費用超出這個數字 , 我會立刻告訴你。”

　　5大秘籍 修煉成“精”

　　秘籍1：KISS 法則

　　此 KISS 即 Keep the informations straight and simple( 保持信息的直接簡明 ), 語言清 楚、明確、簡單 , 用字范例 , 不會產生雙重 意義或者隱藏含義。KISS 法則還有另外一 種解釋 :Keep It Simple,Stupid!

　　秘籍2：站著溝通

　　讓在例會上講話的人 , 站著 ; 讓討論問題的人圍成一圈 , 站著 ; 讓下去視察工作和員工 們交流的人 , 站著。站著這種姿態本身就 在傳達一個信息 : 我在工作 , 我們得快一點 兒 , 我馬上要離開 , 有其他的事情 , 即便沒有事情 , 我也很容易累的。

　　秘籍3：10,20,30

　　“10,20,30” 原 則 就 是 每 次 開 會“10 張PPT,20 分鐘的演講 , 只用 30 號以上的字”。 即使再好的內容 , 濃縮后還可以更好一點兒。 對于常常迷戀于開會時滔滔不絕的領導 , 這 真是再適合不過了。

　　秘籍4；一個解決方案比 100 個好

　　大雁和狐貍同時落入獵人設下的鐵籠。狐貍對大雁說 :“我有100 種辦法可以逃脫。”大雁說 :“我只有一種可以重獲自由。” 正說著 , 獵人來了 , 大雁馬上裝死 , 獵人以為大雁被狐貍咬死 了 , 便從鐵籠中把大雁取出扔在地上 , 大雁趁機展開雙翅飛走 了。然而狐貍尚未決定用哪一種方法逃命 , 被獵人放入口袋里 ,再也沒法脫身。簡單的思考能把你引向最好的方向 , 一個答案 已經足夠解決一個問題。

　　秘籍5：揀大的石頭裝

　　印度的導師先用大石頭填滿水罐 , 填到裝不下的時候 , 換了些小石頭繼續裝 , 又裝不下了 , 就換 成沙子 , 直到所有的人都以為這次罐子真的滿了 , 導師又繼續往罐中加水。“你們認為這個實驗的含義是什么 ?”導師問道。對此故事的一般看法 是 : 在一天之中你總是能擠出時間來做更多事。 可是導師卻說 :“不 ! 這個故事的寓意是你應該 先把大石頭放進去。”“大石頭”能最快占據水 罐最大的空間。如果我們時間本就有限 , 最簡單 的獲得最大值的辦法為什么不要呢 ?

　　被Fire原因之3：關系的雜音

　　團隊中的囚徒困境

　　這是一個經典的實驗室游戲 : 兩位游戲者簡短會面后 , 分別坐在不同的房間通過電腦進行 20 回合的游戲。 在每一回合 , 一位游戲者都可以選擇貪婪或者合作。如果兩人都選擇貪婪 , 那么每人將得到 1 美元。如果一 個人選擇合作而另一個人選擇貪婪 , 那么前者什么都得不到 , 后者得到 3 美元。如果雙方都選擇合作 , 那他 們每人將得到 2 美元。你打算做出什么樣的選擇 ?

　　《學徒》中組織的關系 , 具備這樣幾個構成囚徒困境的特點 :

　　●項目經理并非由上級直接任命 , 而是自愿申請或“全民公投”。

　　●項目經理總是輪換 , 今天你命令他 , 明天他可能 命令你。

　　●如果贏了 , 我們一起勝利 , 沒有人會離開。

　　●如果輸了 , 我們不得不失去一個隊員 , 還要為找出這個隊員而互相攻擊。

　　如果我們贏得很多 , 我們自己優秀的隊員就會被 挑到另一隊去 , 然后他又會和我們展開競爭。

　　●無論我們怎么做 , 最后不是他淘汰我 , 就是我淘 汰他 , 但是我們此刻必須在活動中配合 , 在會議 室里坦率地彼此攻擊。

　　這就是現代團體的赤裸真相之一 , 沒有永遠的權 威 , 只有永遠的影響力和永遠的正確。