讓組織、業務和人都高效協同起來

文/王芳潔

編輯/劉宇翔

一定有什么地方出現了問題，否則，巴黎奧運會不會如此高潮迭起。

先是開幕式下雨，但主辦方卻沒有準備足夠的雨具（也許是完全沒準備），后來被市長親游驗證過水質的塞納河，又在鐵人三項比賽前，沒有通過水質檢測，烏龍的是，之后塞納河水質又合格了，比賽照常舉行。更別說把一些國的國旗、國名搞錯，還不止一次。

這些脫序的事情讓我想起《卓有成效的管理者》中，德魯克說，如果一個工廠高潮迭起，大家忙得不可開交，必是管理不善。其實辦奧運會和辦公司大致上是一個道理：講求的是業務、組織和人之間的協同。

協同究竟有多重要呢？協同做好了，連刺殺本·拉登的任務都能完成。這可不是我的說，前海豹突擊隊隊員馬克·歐文（化名）在《協同》一書中的核心觀點就是，高聯動團隊是執行復雜任務的關鍵。

問題是道理都能理解，怎么執行才是關鍵，所有的組織、業務和人，以及它們之間的默契，都是為了組織完成使命，讓子彈擊中目標，比賽順利舉行，業務高速發展，這其中肯定是有know-how的。雖然對于整個賽事或者公司的風格，究竟是嚴肅緊張團結活潑，還是freestyle，見仁見智，但是把失誤率降到最低，一定是大家的共識。

近年來，在中國舉辦的大型體育賽事，基本都做到了嚴絲合縫，無感絲滑。有人說，那是因為“中國人不夠有松弛感”，過于緊繃，但“松弛感”應該體現在生活里，而不是在工作中問題百出。事實上，如果只是緊繃，反而更可能忙中出錯。其實，在中國舉辦的這些賽事之所以如此絲滑，一個很重要但不太為人關注的細節是，有一個好用的數字化工具作為平臺層，讓整個賽事所有的組織、業務和人都高效協同起來。

因為就像馬克·歐文的經驗，協同首先要involve所有人，無論層級，解決他們的信任問題，再讓大家基于一個原則去工作，并根據經驗去總結、反思和迭代。

然后，組織就可以完成他們的使命。當然，也許整個過程會有點波瀾不興，畢竟德魯克也說過，管理上了軌道的工廠，必然平靜無波。

一個平臺就是一個神經網絡

2023 年10月26日上午5點，淳安界首體育中心現場氣象保障工作人員徐雪興起床后看到地面未干，原來是秋雨已至。一時，他無法判斷，這雨是否會在當天不期而至，進而影響即將舉行的杭州亞殘運會公路自行車計時賽決賽。

徐雪興立刻打開浙政釘（底座都是釘釘）的“數智氣象-杭州亞殘運會”，查看雷達回波圖，在現場監測天氣實況并和后方溝通后，確認這只是偶有的零星小雨，因此判斷當日天氣不會對比賽產生較大影響。

當天上午9時，徐雪興收到了第2份天氣報告，再次確認了上述結論后，他給亞運氣象臺工作人員回復了一個“OK”的手勢，并同步轉發給場館運行群。

一個平臺上，幾個子模塊的切換之間，從氣象到現場執行的各個組織，以分秒級的速度被協同進來，這就是杭州亞運會實踐的“一部手機掌上辦賽”。

準確的說是一個手機軟件上辦賽，作為釘釘為杭州亞運會打造的“專屬釘釘”，亞運釘接入了涵蓋行政審批服務、會議服務、培訓服務、贊助商服務、氣象服務、醫療服務等各業務領域的293個應用，月均有效支撐應用訪問量超3萬人次。同時，在亞運釘上，浙江省6個地市、56個競賽場館、數十個省部屬高校、數百家企業單位，以及十多萬工作人員、志愿者全部參與工作。

當組織高效協同，即使是天氣這種不可控因素，對比賽的影響也會降到最小。這其中不能有一點賭運氣的成分，否則就會像巴黎奧運會那樣，即便外界反復提示，該有備用方案，但主辦方似乎格外相信概率——畢竟過去十年的7月26日，巴黎從來沒有下過雨。

現在看來，運氣不過是幸存者偏差，就像那些事業成功的企業家，總說自己撞上了天大的運氣，其實背后還是科學創業。

采用協同底座，就是科學，近年來，杭州亞運會、世界大學生夏季運動會（成都），和即將召開的哈爾濱亞冬會都先后選擇了釘釘，包括安踏、特步、鴻星爾克等為代表的運動鞋服品牌；鐵人體育、海伯精工等為代表的器材制造商，整個體育行業都在使用釘釘。

因為無論是體育賽事，還是體育企業都面臨類似的痛點。它們都會涉及到組織龐大、人員復雜，甚至會因為全球化而面臨組織聯絡的挑戰，不同國家的成員習慣采取不同的IM軟件，準確找人需要多端跳轉，從而使組織混亂，在線協作效率低下。

此外，這些大型主體在確認工作時，往往會涉及冗長、復雜的流程審批，如何高效推進工作流，解決CRM、ERP，以及各種定制化軟件之間的信息孤島，也都是難啃的骨頭。

以特步為例，十年前，特步業務SAP（自助分析平臺：Self-Analysis Platform）搭建完成。到2015-2017年，特步面臨多項業務SAP子系統各自割裂形成的信息孤島問題。當務之急是建設一個平臺，讓企業的各個系統在平臺上協同起來。但是，特步品牌信息管理系統高級總監林俊發現，“開發一個平臺少則半年，多則一年，且要耗費巨大人力和物力，試錯成本極高。”

所以，早在2016年，特步就已經開始和釘釘合作，讓全球1.9萬名員工統一使用釘釘完成日常工作行為數字化。同時，特步還利用低代碼平臺，開發了100多個釘應用，搭建成統一的移動辦公平臺。

這個平臺的核心作用是成為特步整體業務的神經網絡，深入商業組織內部，構建人與系統之間高效率、低成本、可持續和全天候的即時反饋機制，目標是實現國潮品牌數字化轉型的“最后一公里”。

打破次元壁

巴黎奧運會開幕前，樂清女孩胡涵婧從190個國家、超過30萬名志愿者申請報名者中脫穎而出，因為，她會六國語言。

由于跨國別組賽，每次大型國際體育賽事，解決多語言溝通問題都至關重要。2008年北京奧運會期間，為了服務好來自全球各地的朋友，組委會招募了1000多名語言志愿者。杭州亞運會雖然規模比奧運會小，但參賽國家和地區也多達45個，同樣涉及多語言的協作。

為了打破語言次元壁，傳統方案主要還是采取線下方式，例如北京奧運會，就開通了一個由語言志愿者24小時輪流值守的多語言服務電話服務中心。但這就涉及到了人效問題，并且哪怕不計成本，為所有參會人員全部配備隨時翻譯，也是不現實的。巴黎奧運會僅注冊運動員就有10500名，他們背后還有更龐大的保障團隊。

針對語言溝通問題，當時亞運會的“作業”是，讓亞運釘支持音視頻連線翻譯熱線團隊的功能，以在線的方式滿足日語、阿拉伯語、德語、哈薩克語等21種外語的互譯。

此外，用戶也可以直接使用視頻會議溝通，利用里面的字幕/翻譯功能實現實時的轉寫和翻譯，保證跨語言溝通暢通無阻。同時，釘釘IM溝通也支持14種常用語言的互譯，可以一鍵翻譯消息。

其實，相比北京奧運會，杭州亞運會在溝通方面遇到的挑戰還更復雜。如果說語言之間有次元壁，隨著線上溝通的普及，各國人士之間的交流還出現了工具次元壁，有人用電話，有人用郵件，也有人用WhatsApp等。

所以，亞運釘還要打破工具次元壁，當所有參賽和參會人員都用一個工具來溝通，相互之間的協作才有了基礎。

為了實現高質量辦賽，這個工具不僅要能用，還得好用，所以亞運釘上還提供視頻會議、直播等工具，幫助參辦和參賽人員，來進行高效溝通和線上培訓。同時，平臺還提供在線課程，幫助工作人員進行差異化、可留痕的在線學習。

（成都大運會大運村超過6000人在釘釘上協同）

在高效溝通方面，全國和全球化布局的企業，需求與賽事其實相同。比如鴻星爾克，這個總部位于廈門的體育品牌，在全國設有5000家門店，伴隨著線上線下一體化的發展，5000家門店實際以一盤貨的方式協同經營。

2021年，鴻星爾克與釘釘簽署專屬音視頻合作方案。鴻星爾克總部，分公司以及全國門店均可通過釘釘軟硬一體音視頻方案，擁有清晰、流暢的線上會議體驗，為全國范圍內的跨區域協同和統一指揮部署提供支持。

值的注意的是，數字化發展至今，線上線下的一體化已經不僅存在于業務端，其實也包括人和系統之間的融合，比方說，以前組織內的傳幫帶只能是人帶人，但現在完全可以將知識和經驗沉淀到系統里，隨時為新人賦能。在“亞運釘”上，就有一個“亞運數字資產庫”，沉淀了上萬等數字資產，光是專題庫，就可以幫助新加入的工作人員快速熟悉亞運籌辦工作。

其實，這種能力對于企業來說是至關重要的，伴隨著企業的發展，員工離職、退休的情況不可避免，人走了，就把技術和經驗全部帶走了。并且讓老帶新也同樣有挑戰人性的地方，都擔心“教會徒弟，餓死師傅”。這些痛點曾經長期困擾企業經營者，大家都希望能有克服人性的方法，讓技術和經驗沉淀為公司的資產。

當然，越是歷史悠久的公司，對這個問題的感受會更加強烈，1988年就成立了的海伯集團，近年來正在經歷員工的老換新問題。2018年，引入釘釘后，海伯的一項重要工作就是利用釘釘，完成老工人的經驗數字化，并將這些經驗沉淀為SOP，讓新員工一看就懂，一學就會，從而實現換人不換質量的經驗傳承。

?聊著天就把事辦了

根據巴黎奧組委的公開數據，此次巴黎奧運會最終錄取45000名志愿者。其實杭州亞運會的志愿者的數量也不少，達到了3.73萬人。要讓整個賽事平穩運行，志愿者能夠各司其職也是關鍵之一，這可不是一件容易事，難度大概相當于《三體》里面，人列計算機要準確運行。

實際情況其實比人列做計算機更困難，因為志愿者的工作內容可不止是打燈，他們需要負責接待、管理、安保等工作，并且還需要長時間、多場景的完成工作。Hard值早在工作開始前就已經拉滿，因為每個人要找到自己在什么時間，干什么活，就很不容易了。

志愿者、工作人員的服務還須保持全天運轉，這就更考驗溝通效率、資源調度及時性，如果缺乏協同平臺支撐，不但會消息混亂，還會出現各種差錯，在全球的聚光燈下，再微小的差錯，也會顯得扎眼。

當然，有了真計算機工具，志愿者就會輕松很多，“亞運釘”上有個千人排版系統，可以為每個人制定個性化班次日程，志愿者可以通過該系統輕易找到自己的工作任務和工作時間。

在節約資源調度的前提下，讓人在業務流中高效的工作，當然不止是體育賽事的需求，應該說，這是具有流程化生產環節的企業，共同的追求。

以鐵人體育為例，過去該公司也曾自研多個信息化系統，但協作方式還是很傳統，車間主管面對面把紙質工單派發給工人安排任務，不同工種工單上的數據還不一樣，需要切換多個信息化系統進行人工填寫。

后來，鐵人體育選擇將ERP、MES等信息化系統全部集成上釘釘，通過釘釘作為統一的入口，從前端派單到后端報工，全部線上完成，大幅提高了任務發放的及時性與準確性，減少因任務等待、工單確認等浪費的無效工作時間。

此外，大型體育集團由于業務場景復雜，還存在線上線下場景無法融會貫通，公司里處處是信息孤島的問題，而企業真正需要的是，對市場的敏捷反應，以及與供應鏈的高效協同。

以滔博體育（原百麗體育）為例，它的痛點是質檢協同慢、信息延遲等問題，為此，百麗時尚與釘釘合作，創建了“業務IM化聯合實驗室”，開發和落地釘釘酷應用，實現業務流程在釘釘群聊中的完成和流轉。

在釘釘群里，滔搏打通了鋪貨、補貨、調貨等核心業務流程的關鍵節點，實現了全流程實時節點的跟進和反饋。通過釘釘群進行補貨申請和上報，門店可以及時共享銷售信息，實現貨物的精準匹配。調貨流程中，通過釘釘群置頂業務人員可以實時跟蹤調貨情況，確保商品流轉到最合適的店鋪。

相信每個讀到此處的人，都會覺得這些業務節點多的眼花繚亂，但真實情況是，對于大型體育企業，或者體育賽事來說，這些節點只是冰山一角。在傳統模式下，僅僅教會員工調取不同系統來單點突破，都是一件麻煩事，更何況不同的節點之間還要串聯和協同。

不難看出，業務IM化是釘釘近兩年來的得意之作，在協同工具的助力下，大家居然可以聊著天就把事辦了。

2023的釘釘生態大會上，總裁葉軍通過釘釘群聊，給現場觀眾點了杯咖啡。不過，后來釘釘應該也意識到了，在AI的助力下，業務不僅可以發生在群聊里，也可以直接發生人機界面上。

于是，第二年，葉軍干脆問釘釘的AI助理，自己忘了請哪些同事喝咖啡，答案立刻一筆一筆都列了出來。他當然可以馬上讓AI幫他還掉這些“咖啡債”。

所以，好的協同底座，其實是有體育精神的，它會更高更快更強，會迭代進化。

如果說亞運會是亞洲最復雜的體育賽事，那么奧運會就是人類規模最大、最復雜的體育賽事，它不僅是一場充滿張力的體育盛宴，也呈現著各國的文化與科技水平。從巴黎奧運會賽場內外的高潮迭起里，可窺見，辦奧運不光要有文化底蘊，可能，還需要科技協同。

這個需求，公司也應該離不開。

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