組織溝通新經：公司尾牙學

　 “尾牙”，臺灣當地民俗發展而來，約定俗成的年底犒賞宴會，也就是現在通行的公司年終聚會。本來是一件自家的事情，現在卻在承擔越來越多的功能。不斷見到對有特色的公司年會的報道見諸報端。年終聚會的規模與排場，也正成為經濟景氣指數的風向標。

　　WHY——管理功能的變化

　　說到底，大凡人的活動，離不開“傳播”與“溝通”二字。公司年會，之所以越來越受到關注，也正是由于當前公司所面臨的內外傳播與溝通環境，正在發生很大的變化。

　　一、組織發展的戰略性變革

　　在即將過去的2005年中，中國公司

　　并購后管理所面臨的最大挑戰無疑是文化整合。人力資源顧問公司華信惠悅(Watson Wyatt)在調查“什么是并購整合關鍵因素”中，190名來自世界各國的高級管理人員有76%認為人的因素是最重要的因素。

　　二、團隊協作的結構性變革

　　隨著全球化的趨勢，以及信息科技的進步，愈來愈多公司以虛擬工作團隊的形態，完成工作。身處于不同地方的員工，必須跨越時空，共同合作達成工作目標。這樣的工作團隊，比起傳統的工作團隊，存在更多挑戰。Kaywoeth & Leidner的研究發現，虛擬團隊面臨四個領域方面的挑戰，即溝通、文化、技術和項目管理(領導行為)。

　　雖然虛擬團隊與行動辦公室的情況愈來愈多，不用見面、不用聚集在一起的人，照樣可以組成任務團隊，完成工作。但是工作者與研究團隊的專家都非常清楚，能夠親身接觸、面對面溝通的傳統實體團隊，仍然是最佳工作方式。

　　英國著名管理學家韓第(Charles Handy)就指出，隨著科技的發達，組織越來越虛擬化，高科技帶來的影響是需要“更高接觸“(high touch)，關鍵在于信任與默契。

　　三、工作文化的隱在性變革

　　隨著組織結構的復雜性提高以及跨邊界的發展趨勢，組織要提高多元文化管理的能力，同時對員工的跨文化溝通能力也有更高要求。然而這卻給本已經壓力很大的員工帶來更大的職業疲勞。

　　哈佛一位學者還注意到：中國企業更注重以家庭的形式來塑造一個溫暖、密切的工作環境的特點正在發生變化。以效率、業績、結果為導向的西方管理價值觀正在改變著越來越多中國企業的員工關系。

　　這三個方面的變化，使得企業文化建設變得更有挑戰性。有一天，CEO們忽然感覺到，公司里面的氣氛似乎需要更活躍些，員工士氣似乎需要更昂揚些，團隊部門似乎需要更融洽些，他們會問：除了會議、E-mail、Newsletter， 還有什么別的方案？什么？年會？你是說那個在年底進行的吃吃喝喝的Party？

　　沒錯，大多數的公司年會沒有發揮真正的溝通功能，被人低估，也都是因為曾經或正在遭遇的“三宗罪”：

　　流于浮表的熱鬧場面，同事之間沒有機會建立真正的溝通與互信，進行分享交流。

　　沒有真正的激情喚起，老板臺上的總結與規劃展望，對應的卻是員工的茫然與冷漠。

　　缺乏新鮮的設計創意，關鍵環節則是年年“老三樣”：總結表彰、獎金發放、自助酒會。

　　那么一個成功的年會又是什么樣的呢？有個7E的Index可以被視為一套評價指標。當然這些指標也正是一個完美的年會所能達成的管理功能：

　　Energizing激勵員工士氣

　　Enlightening營造團隊氣氛

　　Embracing促進深度溝通

　　Envisioning分享發展戰略

　　Engaging增進目標認同

　　Empowering學習共同成長

　　Enjoy!放松！娛樂！

　　這7項指標并非同時平行，而是具有逐漸延展的結構關系。也就是說，年會的功能從內往外逐漸展開，才能順次保證參與者的滿意度，最終的目標才有可能達成。

　　WHAT——結構化的管理過程

　　大多數公司里，負責年會設計與組織的職責會分配到公共關系／企業傳播，人力資源／綜合行政的部門，有時候，也會根據不同的要求，組成一個協調委員會，介入市場等部門。能想象得到，當他們看到一個7E的評價指標時候的感受：隨著舉辦地點和娛樂節目資源的減少，大家口味越來越高，就連最基礎的放松娛樂和促進溝通的目標，也越來越難以滿足，更別說7項功能！

　　因此，大多數的組織者將注意力集中于尋找新鮮的地點和玩法�？雌饋�，似乎抓住了關鍵。不過，關乎一場年會成敗的要素，實在很繁復。尤其對于一場承載公司管理層戰略性目標的年會，一個結構化的管理過程會有助于組織者找到關鍵成功要素(Critical Success Factors)和關鍵管理路徑(Critical Path)。

　　在這其中，最為基礎、也最為關鍵的工作部分就是“發現(Discovery)”階段，因為這將對于組織者了解兩個最關鍵群體的期望：員工的期望和高級管理層的期望。組織者也可以根據圖1一個指導性的表格，對年會的主要目標作出大致的判斷：

　　一個清晰的目標了然于心，一個結構化的過程掌控于手，接下來，年會組織者就可以借助項目管理的方法和一些發展創意的工具，進入到公司年會的設計與實施環節。

　　著眼點不同，你會發現：公司年會，這個原來大家心目中的小事情，變成了一項溝通管理的大工具！

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