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對董秘工作性質(zhì)的認(rèn)知高度一致
接受調(diào)查的董秘認(rèn)為，上市公司區(qū)別于非上市公司的主要工作基本上由董秘完成，董秘是公司治理結(jié)構(gòu)中非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。同時，董秘也應(yīng)成為提升公司治理結(jié)構(gòu)的重要推動者。董秘對于自身職責(zé)的認(rèn)識比較一致，主要包括：信息披露工作；籌備董事會會議和股東大會；協(xié)助董事會行使職權(quán)時切實遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)、公司章程及交易所有關(guān)規(guī)章
制度；協(xié)調(diào)上市公司與股東之間關(guān)系；聯(lián)絡(luò)相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)；為公司重大決策提供法律援助、咨詢服務(wù)和決策建議。
董秘工作的主要對象是中小投資者、機構(gòu)投資者、大股東、董事會、管理層、中介機構(gòu)、機關(guān)機構(gòu)等公司相關(guān)利益人，其從中起到橋梁和紐帶作用；主要工作方式是溝通和協(xié)調(diào)，一是要重視投資者，尤其是中小投資者，對他們提出的問題耐心解答；二是重視境內(nèi)外券商業(yè)、基金經(jīng)理等機構(gòu)投資者的來訪，使其充分了解公司；三是規(guī)范資本運作，開好股東會、董事會，規(guī)范信息披露；四是借助新聞媒體提升公司形象，董秘在其中需要兼顧各方的利益和接受法律法規(guī)的約束，其工作的主導(dǎo)事項是以誠信、開放的態(tài)度做到公開、公正、公平對待所有股東，投資者關(guān)系工作的成效已成為衡量董秘工作的重要方面。
在具體的工作方式上，接聽電話和接待來訪者是董秘與投資者溝通的最重要的方法
董秘在協(xié)調(diào)上市公司與投資者之間關(guān)系時的表現(xiàn)是最受投資者關(guān)注的，董秘在這方面所做的工作主要包括：接聽投資者咨詢電話；接待來訪投資者、機構(gòu)研究員；定期(不定期)組織召開投資者見面會；保持與媒體的良好關(guān)系，采用路演等手段加強與公眾溝通；回訪投資者；建立與維護公司網(wǎng)站的投資者論壇以加強與投資者的溝通；就某些議案與投資者進行事前溝通等。在這些與投資者溝通的方法中，董秘最經(jīng)常使用的是接聽投資者電話和接待來訪的投資者、調(diào)研員，在被調(diào)查董秘中分別占比85%和99%(見圖4)。
日均接聽投資者電話5次以下(含5次)的董秘占70%，23%的董秘日均接聽電話6-10次，另有7%的董秘日均接聽投資者電話達10次以上(見圖5)。
在接待投資者來訪方面，九成董秘月均接待來訪者10次以下，只有1位被調(diào)查董秘月均接待來訪者不足1次(見圖6)。
接待來訪者次數(shù)最多的是雙匯發(fā)展的董秘祁勇耀，月均接待來訪者達100-150次，相當(dāng)于每天都要接待來訪者3-5人。
信息披露中董秘的經(jīng)驗判斷很重要
在被調(diào)查的董秘所在上市公司中，已建立信息管理制度且運轉(zhuǎn)正常的占80%；已建立信息管理制度但執(zhí)行中得不到其他部門配合的占13%；仍在建設(shè)中的占7%(見圖7)。
在披露信息過程中，最考驗董秘能力的當(dāng)屬“對股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實質(zhì)性影響的信息”如何判斷，在我們的調(diào)查中，81%的董秘認(rèn)為個人的經(jīng)驗判斷很重要，41%的董秘認(rèn)為事前向監(jiān)管機構(gòu)進行咨詢也很重要，21%的董秘表示還要依據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)則來進行判斷，11%的董秘表示也要遵照董事長或總經(jīng)理的意見，另有1位董秘提出參考同事特別是證券事務(wù)代表的意見也同樣重要(見圖8)。總體而言，“對股東和其他利益相關(guān)者的決策產(chǎn)生實質(zhì)性影響的信息”的判斷最終還是要靠董秘自己來完成，個人經(jīng)驗還是第一位的。
更為關(guān)鍵的是，作為一個職業(yè)群體，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，上市公司的董事會秘書必須經(jīng)證券交易所的專業(yè)培訓(xùn)和資格考核，取得合格證書后，由公司董事會聘任，并報交易所備案并公告。這樣的“董秘”數(shù)量，全國不過幾千人，而且隨著上市、非上市股份制公司的數(shù)量不斷增加，董秘資源的稀缺性會持續(xù)相當(dāng)一段時間。
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