每每在外腦和內腦的支持下,很多企業都制定了看上去無懈可擊的規章制度,但在執行落實上卻總不盡如人意,使得公司預計的遠景落空,因此如何使決策真正執行是我們必須解決的課題。
垂直指揮制度是最到位的執行流程,是決策行之有效程度最高的組織——軍隊運用的,如果在企業中采取垂直指揮,我們必須遵循3個原則:
1、一個上級的原則;
2、服從的原則;
3、逐級的原則。
垂直指揮制度以組織系統表(組織樹)為序列,以崗位描述為依據,在崗位描述方面必須明確職務名稱,直接上級、直接下級、本職工作,直接責任、領導責任和主要權力(叁字權)。每個崗位,每個人都只有一個上級,并對這個上級負責。上級下頃可以越級檢查,但不能越級指揮,否則會產生管理上的矛盾,當然,在某些特殊情況下(如下級的下級不服從指揮,下級指揮不動),可以越級指揮或整體指揮。下級對上結可以越級申述,不能越級報告。
垂直指揮的方式有3種:1、命令。分口頭命令和書面命令。2、會議,如例會、動員會、碰頭會、現場會、專題會等。3、跟進、不斷跟蹤下級在某一方面工作的進展。不論是哪一種方式,都必須強調一點:完成的時限?梢圆扇陀≈,如要求下級無話完成與否,必須在 小時內報告工作進度,必須注意指揮、管理的不間斷性、及時性、前后一致性、確保執行、有監控。二、橫向聯絡制度,企業的行為應是程序的行為。
企業各部門一般是相互服務,相互制約的,各盡其職,各負其責,在總經理統一指揮下,步調一致的,各部門一般都有自己的工作流程,有自己的運作方式和管理方式,自己的業績評定模式,因此這些也是橫向聯系制度應該遵循的原則。各部門之間應相互加強聯系,除來往經辦事情表格化外,還應多交換資訊,不要固步自封。
二、檢查反饋制度,從公司來說,必須建立有效的檢查,反饋機制,否則很容易使企業業務產生混亂。從各部門各自事務管理中也應制定檢查反饋制度。比如說品管部門必須對產品生產、產品質量加以控制;人事部必須就全公司人員考勤,業務進行檢查、考評;生產部必須就每一臺機器,每一位生產人員進行檢查,必須將檢查結果反饋給動力部門,品管部門,人事部門。檢查和反饋之所以需要,是因為這是企業的責任;企業在實現目標,計劃過程中各種環境因素可能起變化;而現在企業所臨的情況越來越復雜;工作中可能有錯誤,作為企業決策,執行的人也常會有失誤,因此在檢查和反饋中必須要有授權,因為執行者需要負責。
檢查一般可分為以下幾種:
1、行政檢查,由上級對下級的一般性工作檢查。
2、例行檢查,職能部門對自己所管轄部門的定期檢查,應不能正確掌握許多企業往往流于形勢。
3、不定期突擊檢查,這種方式是在事先不通知的情況下,可以是某個職能部門派人,也可是幾個部門聯合進行檢查,這種方式比較適合于找被檢查部門平時所具有的各類問題有時甚至隱蔽性問題。
4、考核評比。這是檢查的最重要的一種方式,比較正規,可以書面考核,也可考實際操作,是對下級工作業績,能力簽定的考核。檢查的結果是要對企業的內部管理提供一個依據,為企業就某一方案的施行,日常工作進展,日后的政策法規制定,人員獎懲作基礎。
因此它的作用應該是:
1、檢查政策、制度貫徹程度。一個管理者,一個部門就某一項工作需要制訂什么樣的政策、制度在工作日,哪些政策、制度行到實施,實施程度如何,哪些政策、制度沒有得到實施,原因何在,是否需要改進。
2、檢查計劃進行過程。在一個領導者或一個部門有無一個工作目標,是否訂有計劃,此計劃是否便于推進,不股有一個核心計劃,下層執行此計劃是否有靈活性,是否利用下屬100%工作效率。解決這些或是比這些還要多的問題,需要的方式就是不斷地檢查計劃進行狀況。
3、對員工能力,業績的檢查。每個人都需要不斷地學習,不斷地提高技能。一般來說,對員工能力、業績的檢查都是有一個時間段的,而這個時間段因各企業而定,且一般采作試卷,實際檢查考核。但每個人最終的能力、業績達標是通過在一段時間內不斷積累而來,因此企業的檢查也應該除最終正規性檢查外,還應有平時經常性檢查。很簡單,只要上級抽出一點點時間同被檢查者作一個簡短的溝通即可。
這樣我們就可以很清楚地分辨各部門中人員配備情況和工作安排情況,于是可以制定關于采購,營銷部分的工作制度,這個制度以合理工作流程,崗位設置為依據,以指導實際工作為導向。這個制度的制定應該既附合理階段工作要求,又有一定地前瞻性,要適合日后工作改進和增加的需要,同時當某一工作流程發生改變時,制度也要有相應地改變。關于制度的實施我們還是提倡“表格化,文字化”,以表格代理制度的執行,如《部門工作計劃表格》、《交辦事務表》、《出差申請表》、《工作進度表》、《工作業績考核表》等,可以按工作內容的不同,制定不同的表格,請注意可以表格下方注明使用方法,注意事項,使即使是對相關制度不甚了了的新員工也能正確使用表格。上面我們以市場部例,實際上其他各部門也能將自己的工作流程化,分確化,制定相關政策,其原理是一樣的,除一些涉及專業內容的表格外,其他表格在都是通用的。
制度是人訂的,也是靠人執行的,也許有的人制定了許多制度,但都不明白為什么要制定制度,以什么為依據,這是不應該的,制度確實要簡單化,但最重要的是制度要因地適宜,要例于執行,便于監控,因此我們推薦制度“表格化,文字化”。
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