如何避免無效率加班

    作者：屈麗麗 來源：中國經(jīng)營報

　　“幾年前，我服務(wù)于一家美資的在華企業(yè)。那時，我自認脫離了苦海，可以不再被私企老板剝削與壓榨，不再沒有報酬地加班，畢竟外資公司在用人方面的福利與信譽還是有相當保障的。但不幸的是，我的部門領(lǐng)導野心勃勃，想把其他幾個部門的權(quán)利也一并收歸過來，于是，在大老板的信任下，我們搶了其他部門大量的工作，然后就是沒日沒夜地干活。”

　　已是一家著名臺資企業(yè)行政總監(jiān)的蘇靜無奈地道出自己的加班史。事實上，蘇靜的狀況在職場人身上有一定的普遍性。他們是典型的“朝九晚八”的上班族，工作從來不可能在下午六點前結(jié)束。

　　蘇靜說：“加班其實沒有什么，關(guān)鍵是加班要有效率。大部分企業(yè)老板可能覺得員工多留在辦公室就可以多勞動，其實不然，如果沒有創(chuàng)造效率的話，員工留在辦公室只是在耗費公司的成本。我的建議是，要讓員工早點離開辦公室。”

　　“窮”則獨善其身

　　正是基于“早點離開辦公室是對公司有利的”認識，蘇靜將自己的經(jīng)驗娓娓道來。

　　我們最早開始抱怨加班的時候，曾經(jīng)探討了一些對策，比如“給單身的領(lǐng)導介紹異性朋友”、“直接斷電”等等，這些八卦的想法曾經(jīng)讓我們開心好幾天，但基于一種“最基本的涵養(yǎng)”，最后并沒去實施。

　　后來，我想，如果這份工作對我毫無意義的話，我干脆就放棄；如果不是這樣，我就需要改善目前的狀況，最根本的是要想清楚我想從這份工作得到什么，也就是要確立目標。這樣，我做工作的時候就會是主動的態(tài)度而不是應(yīng)付。不要小看這兩者的差別，由此形成的你的精神狀態(tài)與工作效率會大有不同。

　　有了目標，我就會在每天早晨想清楚，要實現(xiàn)這一目標今天必須要完成的三項重點工作，當然有時也包括一些不是特別重要但急需處理的事情。因為工作你永遠都做不完的，你必須揀最重要的先做，這就像那句著名的80／20箴言。

　　而且，我會有意識地把每天的三項工作重點放在領(lǐng)導可以看到的地方，如果他知道你已經(jīng)在有效率地完成事情，他也就不好再拉著你加班了。

　　需要強調(diào)的是，我會把所有需要完成的工作列到一個清單上，同時把每一項工作涉及到的公司內(nèi)外部人員都寫上，然后最重要的也是一定不可以忘掉的，就是要在每項工作后面標上最后完成的日期，貼在辦公桌明顯的位置，時時提醒自己。

　　這時，還有一件可做可不做但很技巧性的工作，就是把清單中每項工作的計劃發(fā)給與這個工作有關(guān)的所有人員，征詢他們的意見，這可以避免返工，而且你如果能夠做到誠懇地與對方溝通，對方也經(jīng)常為你提供有用資料、資源乃至建議，一定程度上做到事半功倍。

　　另外，也不能忽略你的辦公桌，“井井有條可以大大節(jié)省你找東西的時間”。資料的分類、歸檔、通訊錄的整理、郵件系統(tǒng)的清理等都是我下班前的必要工作，當然這也可以帶給我第二天的好心情。

　　當然，與上司處好關(guān)系是非常重要的，否則，他／她不但可以無償利用你的戰(zhàn)果，還可以讓你加班到苦不堪言。

　　“達”則兼濟天下

　　事實上，很多時候，早點離開辦公室只能算作員工的一相情愿，因為即使他可以按照時間管理的方法最有效率地工作，卻也不得不順從公司自身運行的系統(tǒng)與文化。他的上司、下屬，乃至與他工作有交叉的其他部門或同事都能對他的工作形成制約，尤其當一個公司在鼓勵加班，并且以加班長短來評定績效或表現(xiàn)的時候，大部分人會順應(yīng)這種文化，或者把工作留在下班時再做，或故意延長一件工作的完成時間。

　　MICHAL就是從這種環(huán)境里走出來的，他曾經(jīng)工作于臺灣的一家制造公司，這家公司的中高層管理人員大都從臺灣調(diào)過來，他們簡稱為“臺干”。公司對“臺干”有一項特殊的福利待遇，就是每加班時間滿100小時，就可以準假回臺探親一周。

　　這可苦了在內(nèi)地土生土生的MICHAL：與自己同級的人都在工作，如果你不在大老板還會找你，工作的交叉性也不容許MICHAL提早離開。于是，有一段時間他們幾乎是比著加班，看誰在辦公室堅持的時間長。

　　終于有一天，MICHAL決定再也不要過這種生活，他冒著“天下之大不韙”，將大家?guī)讉�月來加班的情況進行了調(diào)查統(tǒng)計，最后向大老板秘密提交了一份有關(guān)“加班績效與成本”的分析報告，指出加班非但沒有提高公司效益，反而加大了辦公成本，希望大老板出面對公司的“加班文化”進行調(diào)整。而這卻并非是一項單純的辦公制度的調(diào)整，深藏其中的是利益的博弈。雖然MICHAL最后勝了，卻在風口浪尖上足足捏了一把汗。

　　加班改革撼動的是“臺干”利益，而大老板又是臺灣人，如果闡述的角度拿捏不好，問題不但難以獲得解決，反而會招來“殺身之禍”。

　　MICHAL的案例提醒我們，作“達”者也并不容易，首先你要處在中高層的管理職位，這樣便于掌握資料和數(shù)據(jù)來提供建議，當然也才會有較大的發(fā)言權(quán)；其次提交建議的方式也很重要，低調(diào)穩(wěn)妥，一切從公司利益出發(fā)。當然，勇氣與智慧更是不可缺少的。

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　　如何避免無效率“加班”之小貼士

　　至于如何盡可能少的加班，在職場圈頗為活躍的人力資源專家趙利筠說：“

　　1.在拿到工作OFFER時，如果你有足夠的“職場競爭力”，那么可以向你的主管或人力資源部門提出“不加班”或“少加班”的要求，一般這個時候他們都會慎重考慮。

　　2.平時，要經(jīng)常向領(lǐng)導匯報、與下屬溝通交流你正在進行的工作，按階段(如每周)主動提交自己的工作計劃與工作總結(jié)，讓自己的工作成果在辦公室可以耳聞目睹，這樣即使你按時下班，別人也無話可說。

　　3.下班時，把自己今天已完成的工作和明天計劃的事項寫在一張紙條(最好使用一面已打字的，在背面寫)上，不經(jīng)意地丟在辦公桌，這樣即使領(lǐng)導過來巡視發(fā)現(xiàn)你已經(jīng)離開，也會相當感動，不會過多怪罪你。

　　4.把必須要在辦公室完成的工作(如一些申請、審批、文字處理的工作或同事的交流與溝通等)盡量安排在上午，把需要外出完成的工作如拜訪客戶，辦理工商稅務(wù)手續(xù)，參加展會，與同行交流等事務(wù)安排在下午。

　　5.在適當?shù)臅r候，與領(lǐng)導交流一下自己的家庭生活也很重要，例如自己的家人每晚都要燒飯等自己，等到最后不得已再端回