人力資本：職業解秘項目經理是怎樣煉成的(2)

http://whmsebhyy.com 2005年03月11日 15:56 《人力資本》

計劃很關鍵

　　通常，一個項目分為五個階段，啟動階段、計劃階段、執行階段、控制(變更)階段、收尾階段。我結合以前給中行做的票據電子化項目來說明這五個流程。

　　啟動階段：明確客戶需求，定團隊。銷售與客戶簽單了，項目就開始啟動了。我會與

客戶面談，進一步了解客戶需求，如中行每天的業務量，員工的軟件應用水平等等。明確客戶需求后，我開始著手項目的組建工作，如項目需要哪方面的業務專家、技術專家，項目所需要的設備儲備如何等等。

　　計劃階段：這是項目成敗的關鍵。我開始計劃項目的時間、進度、成本、質量、團隊管理、采購計劃、溝通方式及風險計劃等。

　　銷售合同規定項目應在40天內實施完成；可是我知道，最少需要60天才能完成。我制定了對內和對外兩個計劃，安排了詳細的進度計劃：前10天內分析設計系統；中間40天開發并設計一部分系統，最后10天為安裝調試階段。進度安排好了，我開始確定項目人選，包括一位懂金融業務的業務專家，一位技術經理，3名系統分析員和幾名開發人員，并明確人員分工。成本方面，我核算的成本是2萬/人(包括設備折舊、管理費用和各種交際費用等等)，9個人兩個月的成本預計是36萬。由于票據信息化處理所需要的柯達掃描儀需要從香港進口，我制定了詳盡的采購計劃。此外，還制定了溝通計劃等各種輔助計劃。

　　執行階段：控制項目進度，隨時發現問題、解決問題。這個階段溝通很重要，通常，我會關注每個項目成員的工作日志或周報，隨時發現問題，溝通解決。比如進度晚了，我會提醒大家注意時間控制，某個程序員這個月報銷的票據超支了500元，我也會提醒他多加注意。

　　執行階段，與客戶溝通要保持順暢，我會請業務科韓科長吃吃飯，聊聊項目進展和遇到的問題，取得客戶理解和支持。由于設備需要2個月才到貨，項目可能需要延期，我們又與客戶就設備問題做了詳細溝通，在項目進度方面達成共識。

　　控制階段：判斷需求變更影響有多大。項目做了一段時間，客戶需求發生了變更，要求把支票處理也電子化。客戶變更需求是很常見的事情，開始說做個小板凳，后來說做個桌子，最后居然要做個衣柜。如果處理不好，客戶會說：“誰讓你改了。”客戶需求不斷變化，我們和客戶有時也是在博弈，我需要判斷客戶能否變更，變更對項目影響有多大，在內部開會向領導匯報并提供解決建議。一般來說，項目中需盡量限制客戶也限制自己做不必要的變更。

　　收尾階段：客戶簽字確認意味著項目結束了，收尾階段相對來說比較放松。我需要配合銷售收款，做項目總結，提交項目成果。最后，當然是解散一起奮斗了好幾個月的項目組了，把相關事務轉給后期維護專業人員。這個項目我們實際花費了四五個月的時間，可以說是“持久戰”了。

　　我的一天在這個項目中，很多時候，我的一天是這樣度過的。

　　AM9：00，開始工作，花5分鐘時間看看項目組成員新發的項目日志。如果有必要，用15分鐘和大家開個會，溝通遇到的最新問題。

　　AM9：30，內部重點溝通。和業務專家就下階段工作和客戶需求進行詳細溝通，大約用半小時。

　　AM10：00，向主管領導匯報工作。

　　AM10：30，與負責中行項目的銷售溝通，最近客戶配合不太積極，工作拖拉，請銷售出面協調一下。

　　AM11：00～12：00，檢查部分編碼工作，上網瀏覽信息。

　　中午與項目組成員一起吃飯，大家聊聊彼此的工作、生活，分析員小周今天情緒不高，和他好好聊了聊。

　　PM1：00，詢問采購部門掃描儀何時到貨，如果遲遲不到位，該怎么辦？

　　PM2：00～4：30，開評審會，用半小時講解設計，包括具體的模塊和技術應用，總結最近的設計問題，搜集大家的意見、建議。最終，評審通過。

　　PM4：30～5：30，整理會議紀要，與各部門確認，并安排跟蹤。

　　我在這個項目中也負責一部分開發工作，但并不是我的工作重點。我的大部分時間都用在與項目組成員或其他部門的溝通上了，協調、整合各方資源，達成項目目標。在軟件項目管理中，有幾個常見誤區，如重技術輕管理，重開發輕計劃，重編碼輕設計，重編碼輕測試等。雖然項目經理大都是技術出身，但做好項目經理，技術并不是關鍵。

　　項目經理需要四種基本素質及八大管理技能

　　項目經理的入行門檻

　　項目管理資深顧問周小橋教授指出，項目經理需要具備四種基本素質及八大管理技能。

　　●四種素質

　　1.品德素質。項目經理對外與供應商、客戶打交道，對內需要跨部門整合資源，誠信的品德素質是基礎。

　　2.能力素質。項目經理需要具備較強的綜合管理能力。

　　3.知識結構。如今的項目經理不再僅僅是個技術專家、在辦公室畫畫圖就可以了，需具備一般的管理知識，如市場營銷、人力資源管理等；項目管理專業知識；應用領域知識，如IT、金融、房地產等行業知識。

　　4.身體素質。沒有一天只干8個小時的項目經理。項目管理工作經常趕周期，趕進度，工作起來沒日沒夜，業內戲稱“體力活”，需要具備良好的身體素質。

　　●八大技能

　　1.項目管理與專業知識技能。項目經理需要制訂項目計劃、控制項目成本、確保項目質量，需要具備項目管理專業知識。

　　2.人際關系技能。這是項目經理面臨的最大挑戰，項目經理對上需要向老板匯報進展，對下需要向項目成員分配任務，對外要與供應商、承包商打交道，耳聽八方，眼觀六路，需要具備良好的人際關系技能。

　　3.情境領導技能。項目經理需要不斷激勵項目員工，努力沖鋒陷陣。管理因人而異，需要針對項目組不同成員不同需求，在不同情境下因需而變。

　　4.談判與溝通的技能。無論是與客戶還是員工相處，項目經理85%的時間都在談判、溝通。

　　5.客戶關系與咨詢技能。現在的項目經理不僅是技術專家，需要走到客戶端，根據客戶需求，為客戶量身定做項目方案。有一位項目經理給一家工業鍋爐公司設計網頁，他把網頁設計得十分漂亮，又是玫瑰花又是鳥鳴什么的。結果，客戶大為不滿：“我們的產品就是灰不溜秋的鐵疙瘩，又不是搞電子商務的，搞這么花哨有什么用？”

　　6.商業頭腦和財務技能。企業目標是通過項目管理實現的，項目經理需要把項目放在整個企業戰略中考慮。比如由于IT行業競爭激烈，IBM轉型為IT服務商，IBM的項目經理就必須跟上企業轉型。另外，項目經理需要了解項目的投資匯報率，凈現值等財務指標。

　　7.解決問題和處理沖突的技能，每天項目經理都會碰到無窮無盡的問題，如安全事故，成本超支了或項目人員攜款潛逃了，作為項目經理，需要具備較強的應變能力及化解沖突的能力。

　　8.創新技能，很多項目都是前無古人，后無來者的事業，如神舟六號，這往往需要項目經理具備創新能力。

　　領導團隊，多快好省地實現項目目標，這是項目經理發展的關鍵

　　項目經理如何發展

　　作為一個團隊的領導者，項目經理需要不斷“造勢”，讓整個團隊鼓足干勁，形成你追我趕、力爭上游的氛圍。

　　●鼓舞團隊的士氣(Morale)有激情，使戰士愿意打仗，有不達目的不罷休的高昂士氣。

　　●提高團隊的效率(Productivity)，使戰士會打仗，合理設置項目周期，項目一做就對。

　　領導團隊，多快好省地實現項目目標，兼顧范圍、時間、成本、質量，這是項目經理發展的關鍵。

　　多——指項目工作范圍。項目經理要把項目規模范圍界定清楚。

　　快——指項目工期，盡快完成項目任務是多數人面臨的挑戰，通常項目完成時間越快越好，按規定時間完成是基本標準。

　　好——項目交付結果質量，項目經理不能因為成本壓力、時間期限而犧牲質量，要保證項目技術性能特征和質量。