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在審計中，經常遇到多行列的大額數據表（如圖一所示），看起來雜亂而且不能一眼看出金額的數量級，不僅影響審計效率，而且影響到審計人員的情緒。在初步進行審計分析時，并不需要精確到元角分，只需精確到萬元。如果可以將以元為單位的統計數據轉換成以萬元為統計單位的數據，就可以解決這一問題。
圖一 原始數據表
將EXCEL表格中的精確到元的金額轉換成以萬元為統計單位的數據，可將數據導入到數據庫中，利用修改數據庫數據值的方法來實現，再將數據表導出。但是這種操作復雜，要求計算機中裝有數據庫，并要求操作人員有相應的計算機知識，在實際應用中有很多麻煩。本文筆者將以圖例的方式介紹一種簡單易行的方法來實現這個操作。
步驟一：插入新工作表（如圖二所示）。
在EXCEL工作簿中，存在原始工作表“匯總表”，以元為統計單位，精確到小數點后兩位。現在插入新工作表，命名為“萬元匯總表”。將“匯總表”中的行標題與列標題復制到“萬元匯總表中”，作為“萬元匯總表”的行標題與列標題（即保持標題不變）。然后選中所有數據列，設置單元格格式，分類為“數值”，小數位數為“0”。
圖二 插入新工作表并設置格式
步驟二：利用異表計算公式，計算出一個單元格的萬元統計數值（如圖三所示）。
在萬元匯總表B2表格上插入計算公式，“＝匯總表！B2/10000”，令萬元匯總表B2中的數據等于匯總表中數據的萬分之一，即將以元統計轉換為以萬元統計，由于上一步驟已經設置了單元格格式，所以利用“回車鍵”確認后，出現的數值沒有小數位，直接精確到萬元。
圖三 利用異表公式計算一個萬元統計數值
步驟三：利用自動填充功能，完成單位換算（如圖四所示）。
點擊B2單元格，出現黑框后，用鼠標在黑框角上滑過會出現小“＋”符號，按住鼠標左鍵拖動，會實現“自動填充”功能。先將鼠標拖動到最后一個數據行，完成行自動填充；然后向下拖到最后一個數據列，完成列自動填充。此時，“萬元匯總表”中的數據，就是對應“匯總表”以萬元為統計單位的數據了。
圖四 利用自動填充完成轉換
這樣，經過簡單的操作，在EXCEL自身的工作表中，就可以實現元與萬元的單位轉換，從而提高審計效率。（作者：審計署駐沈陽特派辦姜興國）
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