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近年來，審計(jì)署駐太原特派辦積極落實(shí)審計(jì)工作規(guī)范化、科學(xué)化的要求，注重探索科學(xué)、規(guī)范的審計(jì)管理路子，著力加強(qiáng)審計(jì)檔案的電子化建設(shè)，并且及時(shí)納入該辦信息化建設(shè)的統(tǒng)一體系。目前該項(xiàng)工作進(jìn)展順利，已取得初步成效。
該辦歷來重視檔案管理工作，曾獲得山西省“省一級(jí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理單位”稱號(hào)。去年，審計(jì)署檔案工作會(huì)議結(jié)束后，辦公室及時(shí)將會(huì)議精神向辦領(lǐng)導(dǎo)作了專題匯報(bào)。該辦領(lǐng)
導(dǎo)指出，檔案管理是審計(jì)業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)主要的基礎(chǔ)工作，是提高機(jī)關(guān)管理水平和實(shí)施審計(jì)質(zhì)量控制、規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段與環(huán)節(jié)，也是審計(jì)成果的最終歸集點(diǎn)。針對(duì)今年檔案電子化掃描工作，該辦領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)，要加強(qiáng)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，要以檔案電子化掃描為契機(jī)，切實(shí)提高檔案管理水平，并作為今年的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓。這項(xiàng)工作必須做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、保質(zhì)保量，對(duì)得起歷史、經(jīng)得起檢查，并盡快在機(jī)關(guān)輔助辦公系統(tǒng)上運(yùn)行和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查借閱，充分發(fā)揮檔案信息在審計(jì)工作中的重要作用。
為使這項(xiàng)工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的完成，該辦在年初整訓(xùn)中邀請(qǐng)了署辦公廳檔案處領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)地講解檔案管理知識(shí)，并結(jié)合實(shí)例對(duì)歸檔中發(fā)現(xiàn)的一些普遍性問題進(jìn)行了分析。春節(jié)過后，該辦迅即成立了由特派員袁定聰親自掛帥，辦公室、法制、計(jì)算機(jī)、后勤服務(wù)中心等部門相關(guān)人員組成的協(xié)調(diào)組，制定了詳細(xì)的計(jì)劃，明確了時(shí)間表，指定了專人負(fù)責(zé)。為保質(zhì)保量完成掃描工作，該辦聘請(qǐng)了國內(nèi)一流的掃描公司，并對(duì)其工作和生活環(huán)境進(jìn)行了細(xì)致入微的后勤保障。該辦還多次和署辦公廳檔案處聯(lián)系，在掃描的程序和步驟上進(jìn)行了溝通，避免了走彎路和做無用功。特派員袁定聰對(duì)掃描工作十分重視，專題召開會(huì)議落實(shí)“人、財(cái)、物”各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，還多次進(jìn)行了督促檢查。有關(guān)部門和人員各司其職、盡心盡責(zé)，自始至終高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，并放棄了雙休日，全力以赴、加班加點(diǎn)。在全辦人員的共同努力下，他們僅用3周時(shí)間，就完成了25萬余頁歷史檔案的電子掃描，比預(yù)定時(shí)間大為提前。
圖為工作人員正在緊張地掃描成堆的檔案為充分開發(fā)和利用檔案資源，使機(jī)關(guān)檔案的電子信息化管理進(jìn)程一步到位，該辦各處室去年檔案的歸集工作也有條不紊地提前開始。據(jù)測(cè)算，去年全辦檔案約有3萬余頁，但由于有了檔案培訓(xùn)基礎(chǔ)，今年的歸檔工作較為順利，質(zhì)量很高，反復(fù)次數(shù)很少，部分檔案已開始掃描。與此同時(shí)，依托金審工程和局域網(wǎng)的開通，該辦計(jì)算機(jī)處正在完善程序設(shè)計(jì)，以期早日實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，便于審計(jì)人員方便快捷地查詢和利用檔案信息，更好地為審計(jì)工作服務(wù)。
目前，太原辦的檔案管理工作正在信息化建設(shè)的軌道上快速前行，各有關(guān)部門人員正緊張地進(jìn)行后期工作，力爭以一流的標(biāo)準(zhǔn)提供最有效和最高效的檔案保證，全面提高太原辦審計(jì)工作的質(zhì)量和水平。
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