ISO9000:2000質量管理體系這樣定義質量記錄：“質量記錄為證明滿足質量要求的程度或為質量體系要素運行的有效性提供客觀證據。”
在所有ISO9000體系文件中，質量記錄是一種很特殊的文件，它一旦確定，便不可進行更改。正是因為質量記錄的真實性，使質量記錄在企業的質量管理中具有利用的價值。
質量記錄可分為兩種，一種是對質量體系要素運行狀態和運行結果的記載，這稱為質量體系記錄，一種是對產品質量形成過程狀態和結果的記載，這是產品質量記錄。質量記錄的作用可以簡單地總結為：闡明質量管理活動
或過程的結果，提供所完成活動的證據。任何活動都有結果，而這種結果又是分析活動或過程是否有效、是否應當繼續進行的不可缺少的參照系。保障質量體系有效運行
質量體系記錄有很多，如管理評審記錄、設計評審記錄、合格的供方記錄、需方提供物資的記錄、內部質量審核記錄、培訓記錄等。
首先，質量體系記錄使企業的生產活動按必要的程序進行。有了質量記錄，就會迫使相關人員進行該項活動或過程，有效避免被遺忘或草草了事。例如某廠多年前就規定了首件三檢制，但由于沒有妥善的記錄，在不少車間是名存實亡。后來設計了首件三檢單，要求自檢者、互檢者、專檢者都必須簽名，還必須將檢驗結果的數據填上，于是首件三檢制才真正實施起來，并因此大大降低了批量質量事故。
其次，質量記錄是企業質量體系審核的重要證據。質量審核按審核的對象可分為：產品質量審核，工序質量審核和質量體系審核。質量體系記錄記載了體系要素運行狀態和運行的結果，它可以證明企業是否在按照ISO9000標準的規定開展工作，并且可以證明質量體系實施的程度。“沒有記錄，就等于什么也沒有發生。”真實可靠的質量記錄使得質量體系的運行“雁過留痕”，使質量體系在企業中的運行能夠被考證測量，繼而針對存在的問題采取有效措施，提高質量體系的水平。
為產品實現過程保駕護航
產品質量記錄主要包括產品標志記錄、工房設備和人員的鑒定記錄、進貨檢驗和試驗記錄、工房檢驗和試驗記錄、試驗硬件和軟件檢驗記錄等。產品實現的過程是個復雜的過程，在這個復雜的產品實現過程中，質量記錄具有以下作用。
首先保證了產品實現過程按照規定的方式進行。質量記錄可以提供所完成活動的證據。產品實現過程包括產品實現的策劃、與顧客有關的過程、設計和開發、采購、生產和服務的提供、監視和測量裝置的控制6個階段，每個階段又包含很多活動。ISO9001規定，在產品實現階段必須留有各種記錄，如設計與開發輸入記錄、設計與開發評審記錄、供應商評價記錄等，這些記錄可以完整的記錄在產品實現過程中所發生的各項活動，企業可以通過對質量記錄的嚴格要求，保證各個部門的高效生產。
其次，實現產品的可追溯性。當在產品實現過程中發現質量問題時，可以通過查找質量記錄找到發生問題的生產環節，這樣就可以有針對性地糾正錯誤，并采取預防措施，防止質量問題的再發生。
再次則有助于落實質量責任，加強員工質量意識。落實質量責任就是要弄清產品質量形成的每一個環節的質量狀態。當接到顧客投訴時，可以通過質量記錄找到相關責任人，對其采取必要的懲罰措施。質量責任與員工個人利益的掛鉤，使員工對質量更加重視，有利于產品和服務質量水平的提高。
幫助測量、分析和改進
測量、分析和改進的過程可以證實產品的符合性，確保質量管理體系的符合性，持續改進質量管理體系的有效性。
在測量、分析和改進階段，形成的質量記錄有客戶投訴記錄、糾正和預防措施記錄、內部審核記錄、不合格品評審和處置記錄等，這些記錄保證了質量體系的有效運行。另外，從記錄的內容上，可以判斷出活動的質量，進而明確哪些地方做得比較好，哪些地方仍存在錯誤或需要改進的地方，保證測量、分析和改進活動更加有效。
質量記錄還為數據分析提供所需的數據。質量記錄中含有大量的有價值的質量信息，對這些信息用適當的統計技術進行分析，可以找到現存的質量問題和潛在的質量問題，及時發現質量波動異常的情況，對癥下藥，制定有效的措施，提高產品的質量水平。
質量記錄是一種非常重要的信息資源，它具有可檢查性、可追溯性、可見證性和系統性的特點。企業應充分利用質量記錄，將其束之高閣是對資源的嚴重浪費。
作者：孔樂佳 原志新
（來源：本站原創）
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