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東方電機(600875)公司治理專項活動整改報告
http://www.sina.com.cn 2007年11月20日 22:27
中國證券網
東方電氣股份有限公司公司治理專項活動整改報告
根據中國證監會發布的《關于開展加強上市公司治理專項活動有關事項的通知》(證監公司字(2007)28號)和四川證監局對四川省上市公司開展治理專項活動的一系列要求,4月17日組織召開的“上市公司治理專項活動工作會議”的精神和要求,為切實做好公司治理自查和有關整改工作,我公司成立以董事長為第一責任人的開展公司治理專項活動的工作領導小組,同時制定專項活動的計劃安排。按照計劃安排,結合公司實際情況,認真進行了自查和整改工作。現將公司治理專項活動的整改情況報告如下:
一、 公司治理專項活動期間主要工作
1、成立公司治理專項活動領導小組。2007年4月29日,公司召開上市公司治理專項活動的工作會議,成立以董事長為第一責任人的工作領導小組,領導小組下設辦公室,辦公室設在董事辦。同時對該項工作的重要性和必要性進行了傳達,要求各二級單位高度重視,一把手親自抓,并對該項工作進行了布置并對有關事項進行了討論,會上要求各單位精心組織,分工配合,高效、保質完成此項工作。
2、組織公司董事、監事學習上市公司治理專項活動的相關文件。公司在五屆九次董事會議上學習了中國證監會和四川證監局關于上市公司治理專項活動文件精神,充分認識本次治理專項活動的重要性和必要性,深刻領會到公司治理工作是提高上市公司質量的重要舉措,是關系到資本市場良性發展的基礎性工作。
3、認真自查,完成自查報告和整改計劃。2007年5月初至2007年5月底,公司以董事會辦牽頭,組織財務部、企管部、人力資源部、總經辦、監事辦、采購部、裝備部等部門,對照中國證監會和四川證監局的文件精神,認真地進行了自查,對現行的治理狀況進行總結,對存在的問題進行了分析,并提出了有針對性的整改措施,由此形成了公司治理專項活動自查報告及整改計劃,并于6月初將公司治理專項活動自查報告及整改計劃報送四川證監局。
4、董事會審議自查報告和整改計劃。2007年6月4日,公司召開五屆十一次董事會議,審議通過了公司專項治理自查報告和整改計劃,并在指定證券報上披露并全文刊載在上海證券交易所網站。
5、設立互動平臺,收集整理公眾評議。2007年6月底,公司在上交所設立上市公司治理專項活動互動平臺,以聽取投資者和社會公眾對本公司治理情況和整改計劃的意見和建議。
6、接受四川證監局現場檢查。2007年9月12日,四川證監局對公司專項治理活動進行了現場檢查,對公司治理現狀進行了評價,對公司治理不足之處提出了具體的整改意見。2007年11月12日,公司收到四川證監局發出的《關于對東方電氣股份有限公司法人治理綜合及整改建議的函》。
二、 公司治理基本情況
我公司自1994年上市以來,按照《公司法》、《證券法》、《上市公司治理準則》、《國有大中型企業建立現代企業制度和加強管理的基本規范》、《關于提高上市公司質量的意見》及上海證券交易所和香港聯合交易所的法律法規的有關規定,公司不斷致力于法人治理結構的改善和建設,促使公司法人治理不斷進步與完善,公司運作規范有效。
具體體現在:
1、建立起了完善的組織結構體系。建立起了股東大會、董事會、監事會和經理層相互制衡、各負其責的公司運作體系。股東大會是公司最高權利機構,以股東年會和臨時股東股東大會的形式審議批準公司重大事項;董事會是公司的最高決策機構,向股東會負責,積極把握公司重要決策事項;監事會起監督作用,切實履行職責;經理層職責清晰,按照董事會決策的目標與方向,具體負責生產經營的執行。董事會下設幾個專門的工作委員會,設有戰略發展委員會、資產管理委員會、審計與審核委員會、薪酬委員會等,其成員全部由董事組成,其中審計與審核委員會中獨立董事占多數。
各委員會發揮公司運作中各專項的作用,完善了董事會的決策運行機制。
2、制定了一系列法人治理的規章制度和企業內部經營管理制度。根據公司規范運作的要求,圍繞法人治理,相繼制定了一系列較全面的法人治理規章制度,并成冊為《法人治理手冊》。其中包括《公司章程》、《股東大會議事規則》、《董事會工作條例》、《監事會工作條例》、《總經理工作條例》及各專業委員會的工作條例和相關的工作制度等十余項規章。完善的制度,使得公司法人治理工作依法行事、有章可循,規范明確。在企業經營管理中,公司建立健全了一套完整的管理制度與規范,內部控制體系建立較完善,并且制度得到了有效的執行。
3、不斷加強董事會建設。充分發揮董事會對重大問題統一決策的作用,建立決策及可追溯個人責任的董事會議事制度。董事會設執行董事、非執行董事和非執行獨立董事。董事長和總經理分設,董事會和經理層逐步減少交叉任職。公司按照法定程序選舉董事和聘任經理層。
4、設立獨立董事,成立獨立董事委員會。公司自 1994年上市以來,就一直設有獨立董事,目前董事會中設有三名獨立董事,占董事會成員的1/3。公司制定了《獨立董事工作條例》。獨立董事按照法律法規和工作條例的要求,認真履職,提出意見建議,發表獨立意見,發揮了獨立董事在公司規范化運作中的作用,維護公司整體利益,尤其關注中小股東的合法權益。
5、規范上市公司與控股股東的行為。控股股東嚴格按照法律法規行使出資人的權利,沒有超越股東大會直接或間接干預經營活動,從未有大股東占用上市公司資金等行為,公司經理層未有在大股東單位任職情況發生。公司與控股股東在人員、資產、財務、機構和業務等五方面做到“五分開”,各自獨立的開展相關的生產經營活動。控股股東行為規范,依法行使出資人權利,并建立了控股股東行為約束的機制。
6、關聯交易公正透明、運作規范。上市公司與大股東及其子公司發生的關聯交易行為,是上市公司規范運作關鍵監控點。我公司非常注重關聯交易的公正與透明。每類關聯交易均聘請境外獨立顧問進行審核,再報送獨立董事委員會審核批準后,再報董事會、股東大會等審批。針對關聯交易金額進行嚴格的估算,并設定上限,關聯交易金額上限提交股東大會審批通過。同時關聯交易履行嚴格的公告披露義務。公司發生的關聯交易均按市場法則進行,并有利于雙方利益的原則進行的。
7、公司不斷加強信息披露和推進投資者管理管理工作。公司制定《信息披露管理辦法》,嚴格遵守信息披露規定,明確信息披露責任人,信息披露真實、準確、完整、及時、公平,不斷提高公司的透明度。在加強投資者關系管理工作中,重點開展與投資者見面、參與投資者論壇、舉辦電話會議、舉行業績說明會、開展路演等活動,向投資者闡述公司的最新發展動向,維護公司在證券市場的良好形象。
8、建立規范的控股子公司法人治理結構和管理制度。公司下設四個控股子公司,子公司依法設立,按《公司法》規定建立了股東大會、董事會、監事會相互制衡的公司運作機制,規范運作。母公司對子公司依法行使出資人權利并行使了重大決策權、經營者選聘權、投資收益權。建立了一套適合本公司特點的控股子公司管理制度和考核體系,使得控股子公司經營目標明確、運作規范、受控適度、發展迅速、成效突出。
三、公司自查發現的問題及整改措施
從總體情況看,公司目前的治理結構健全,相關制度較為完善,規范運作情況良好,具有完整的獨立性和較強的內部控制能力,信息披露規范,投資者關系管理有特色。但是還存在需要進一步改進和完善之處,其整改情況說明如下:
1、繼續研究完善風險防范機制。本公司一向重視內部控制,已在公司管治、營運、建設、財務和行政人事等各方面建立了相應的內部管理制度和程序,以保證管理制度的有效實施。在風險防范機制的建立中,制定了一系列的制度和管理辦法。公司擬聘請專業的內部控制咨詢機構,積極有序地開展風險管理和內部控制體系地制度、流程及信息系統等環節地構建工作,從而進一步提升公司風險管理水平。擬計劃于明年上半年完成。
2、募集資金使用管理辦法。我公司于1994年和1995年在境內外上市募集了資金,公司對募集資金的管理一直納入公司財務的貨幣資金管理制度中,嚴格管理,目前募集資金已經使用完畢。針對募集資金使用管理辦法,公司已召集法律事務部、財務部等部門專題研究,草擬了該管理辦法,擬提交于今年12月召開的董事會議審議。
3、設立提名委員會。公司將結合集團主業資產整體上市而調整組織機構和董事會成員。新任董事將在今年12月11日召開的臨時股東大會上選舉產生,董事會計劃在臨時股東大會選舉產生新任董事之后,于今年12月召開董事會議新設立提名委員會。
四、四川證監局現場檢查發現的問題及整改措施
1、加快對自查發現問題的整改進度。四川證監局要求:“公司計劃完成自查問題整改的時限設定較晚,如公司董事會尚未設立提名委員會,《募集資金使用管理辦法》也尚未制定。公司應及時調整整改計劃,加快對自查發現問題的整改進度。”公司結合收購集團公司資產,實現集團主業資產整體上市,積極調整整改計劃,目前整改的主要問題已基本落實。
2、在章程中載明制止股東或者實際控制人侵占上市公司資產的具體措施。四川證監局要求:“公司應按照《關于進一步加快推進清欠工作的通知》(證監公司字〔2006〕92號文)的要求,在章程中載明制止股東或者實際控制人侵占上市公司資產的具體措施,公司董事會應建立對大股東所持股份“占用即凍結”的機制。”公司已著手章程在這方面的修訂,并擬提交今年12月召開的董事會議審議,同時提交下次股東大會審議。
3、進一步建立和完善各項制度。四川證監局要求:“公司應盡快建立重大事項內部報告制度和董事、監事及高管人員買賣本公司股票管理辦法,并細化和完善公司印章管理方面的制度規定。”公司目前草擬完成《重大事項內部報告制度》和《董事、監事及高管人員買賣本公司股票管理辦法》及細化完善了《公司印章管理制度》。公司計劃將《重大事項內部報告制度》和《董事、監事及高管人員買賣本公司股票管理辦法》提交今年12月召開的董事會議審議;將修訂后的《公司印章管理制度》提交近期的總裁辦公會議討論通過,年內完成。
4、監事會發揮作用。四川證監局要求:“公司監事會應加強對公司決策、財務運作等方面的監督,充分發揮監事會職能。”公司結合集團主業資產整體上市而調整了組織機構和監事會成員,新設了監事會辦,配備專門人員從事監事會辦工作,從而更好發揮監事會作用。
上市公司治理專項活動的開展,有助于本公司進一步加強公司治理建設,提高規范運作水平。我們將認真落實整改措施,切實解決上述問題,并以此為契機,加強對公司董事、監事和高管人員的證券法律、法規學習,維護公司及全體股東的合法利益,規范運作,實現公司的可持續發展。
東方電氣股份有限公司
董事會
二00七年十一月十三日
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