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法律文書往往是行政訴訟中最主要最基本的證據。結合工作實際，根據《行政處罰法》等有關司法解釋，總結了一些執法文書常見問題及注意事項。以下按簡易程序和普通程序分述。
簡易程序
執法文書一般只有現場檢查筆錄和當場處罰決定書。
現場檢查筆錄
1.執法人員在執法前必先表明身份，否則，程序上不合法，應在現場檢查筆錄上標明。
2.當場處罰，如果沒有其他輔證，現場檢查筆錄一般是作為當場行政處罰的主要依據。不能使用含非確定性的詞語的檢查筆錄作為處罰依據。
3.在執法過程中，當事人沒有簽名的檢查筆錄作為證據，其效力自然會大大降低。因此，要力圖說服對方當事人簽名。可以邀請有關部門的工作人員作為在場見證人。在一些難于請到見證人的情況下，只要在筆錄上寫明當事人拒絕簽名的情況，該筆錄仍然有效，可以作為行政處罰的依據。
當場處罰決定書
1.根據行政處罰法規定，行政相對人有陳述申辯的權利，而且這種權利的行使，行政機關有告知的義務。沒有告知上述權利的，行政處罰無效。
2.所謂當場處罰，適用行政處罰的簡易程序，是有嚴格的條件要求，并且是能夠而且必須當場作出。因此，處罰決定書的決定時間跟現場檢查筆錄的時間不一致時，顯然程序違法。
3.《行政處罰法》對于《當場處罰決定書》適用范圍并沒有給出詳細解釋，因此可參照民法上“其他組織”的概念，一般是指類似于合伙企業、個人獨資企業等一些非法人的營利性組織。
普通程序
行政處罰中最為常見的程序。涉及到的常見法律文書如下：
登記保存（封存、扣押）決定書
1.沒有同時開具扣押清單，將面臨“事實認定不清”“舉證不利”的風險。
2.只開扣押清單沒有開具該文書，是屬于形式上的不合法。
3.行政機關有告知的義務，告知當事人即在60日內向上一級行政機關提起行政復議或者三個月內向人民法院提起訴訟。
4.應該具體表明使用哪一種行政強制措施。
5.根據行政處罰法規定，登記保存的時間期限是7天，逾期可以延長，但必須重新開具登記保存決定書。查封、扣押的時間期限要根據所依據的實體法，如《產品質量法》規定期限是1個月，因此不能超過1個月，而且，未經上級機關批準，不能擅自延長。
立案申請表
1.不能直接寫明最后的處理結果。
2.應該注意立案時間不能與現場檢查筆錄時間或開始辦案時間拉得太長。
調查筆錄
1.調查人員必須表明身份，并且要告知對方當事人有申請回避的權利。回避原則是行政處罰的重要原則，行政機關如果不注意回避義務將面臨“程序違法”的風險。
2.當事人的身份要明確，如果是法人，一般是法人代表或者與案件有直接關系了解案情的當事人，對于委托授權，要有授權書。
案審記錄
1.案審人員要與調查人員相分離。
2.對案情和法律適用要有明確的定性，因為案審記錄意味著行政機關已經決定了具體的行政處罰。
行政處罰告知書
1.其內容要和審案記錄所決定的行政處罰相一致。
2.要有送達回證。它是法律文書送達的最好證明，上面必須有對方當事人簽名。
3.屬于較大金額的罰款或者吊銷營業執照的情況，必須告知行政相對人有前行聽證的權利。
行政處罰決定書
1.告知行政相對人聽證的應該在送達告知書三日后才能送達處罰決定書，因為相對人可以在三日內作出要不要求聽證的權利。
2.所認定的事實要清楚明確。
3.適用的法律依據罰則要明確是根據哪一條款。
4.適用法律條款要窮盡，對于并列性強制性行為規則條款，不能只適用其中的一部分。
5.應該遵守“收罰分離”規定，除法律有特殊規定的情形外，行政機關不能當場收繳罰款。
6.應該告知行政相對人行政救濟的權利和方式。 作者：林喜勇
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