|
編者的話
管理產生的變化是從細微處就能感覺到的。實行5S管理方法就是這樣。從字面上說，5S是指5個以日語單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理、整頓、清掃、整潔、素養。這5個詞以及所表達的意思聽上去非常簡單，但卻會對公司的文化產生深遠的影響。本文所說的K公司就是一個典型的案例。
K公司是一家印刷企業，主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網印刷和傳統的膠印業務。兩年前，公司上馬了一套“印刷管理信息系統”，在競爭非常激烈的印刷市場上，確實發揮了很大的作用。此時的公司總經理侯先生，開始把目光瞄準了全數字印刷領域。
管理接受新挑戰
K公司與香港某公司洽談中的合資項目，是在K公司引進新的數字印刷設備和工藝，同時改造公司的印刷信息系統。
然而，與港商的合資談判進行得并不順利。對方對K公司的工廠管理，提出了很多在侯總看來太過“挑剔”的意見：比如倉庫和車間里的紙張、油墨、工具擺放的不夠整齊；地面不夠清潔、印刷機上油污多得“無法忍受”；工人的工作服也“令人不滿”……
后來，在合資條款里，投資者執意將“引入現代生產企業現場管理的5S方法”，作為一個必要的條件，寫進了合同文本。
剛開始的時候，侯總和公司管理層覺得港方有點“小題大做”。“不就是做做衛生，把環境搞得優美一些”，侯總覺得這些事情太“小兒科”，與現代管理、信息化管理簡直不沾邊。
不過，為了合資能順利進行，侯總還是滿口答應下來。
幾個月的時間過去了，侯總回想起來這些“雞毛蒜皮的小事”，“有一種脫胎換骨的感覺”。
“雞毛蒜皮”的震撼
推廣20世紀50年代就風靡日本制造企業的“5S管理方法”，需要做大量的準備和培訓工作。
從字面上說，5S分別是：清理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、整潔（Seiketsu）、素養（Shitsuke）。這5個詞，以及所表達的意思聽上去非常簡單。剛開始的時候，大家很不以為然。
幾天后，港方派來指導5S實施的Mak先生，通過實地調查，用大量現場照片和調查材料，讓K公司的領導和員工，受到了一次強烈的震撼。
Mak發現，印制車間的地面上，總是堆放著不同類型的紙張，里面有現在用的，也有“不知道誰搬過來的”；廢棄的油墨和拆下來的輥筒、絲網，躺在車間的一個角落里，沾滿了油膩；工人使用的工具都沒有醒目的標記，要找一件合適的工具得費很大的周折。
倉庫里的情況也好不到哪里。堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個窄窄的、沒有隔離的通道，貨號和貨品不相符合的情況司空見慣。有時候，車間返回來的剩余紙張與新紙張混在一起，誰也說不清到底領用了多少。
Mak還檢查了侯總引以為榮的MIS系統，查看了擺放在計劃科、銷售科、采購科的幾臺電腦，發現硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄，隨意建立的文件。Mak發現，文件的版本種類繁多，過時的文件、臨時文件、錯誤的文件或者一個文件多個副本的現象，數不勝數。
在K公司里，長久以來大家對這樣一些現象習以為常：想要的東西，總是找不著；不要的東西又沒有及時丟掉，好像隨時都在“礙手礙腳”；車間里、辦公桌上、文件柜里和計算機里，到處都是這樣一些“不知道”——不知道這個是誰的，不知道是什么時候放在這里的，不知道該不該清除掉……
“在這種情況下”，Mak直率地問侯總：“你如何確保產品的質量？如何確信電腦里的數據是真實的？如何鼓舞士氣？如何增強員工的榮譽感和使命感？”
3個“S”先起步
Mak把推進5S的工作分為兩大步驟，首先是推進前3個“S”，即清理、整頓、清掃。
清理，就是要明確每個人、每個生產現場（如工位、機器、場所、墻面、儲物架等）、每張辦公桌、每臺電腦，哪些東西是有用的，哪些是沒用的、很少用的，或已經損壞的。
清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來，該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜。“特別是電子‘垃圾’”，Mak告誡管理人員，“可以讓你的工作效率大打折扣；不斷冒出來的文件查找、確認、比較工作，會浪費大量的工作時間。”
整頓，就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件，有序地進行標識和區分，按照工作空間的合理布局，以及工作的實際需要，擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保證“隨用隨取”。
聽上去“整頓”很簡單，從Mak的經驗來看，其實是很仔細的工作。比如電腦文件目錄，就是最好的例子。
“一般來說，時間、版本、工作性質、文件所有者，都可以成為文件分類的關鍵因素”，Mak結合自己的體會，向大家詳細介紹了“什么是電子化的辦公”。對一個逐步使用電腦、網絡進行生產過程管理和日常事務處理的公司而言，如何處理好紙質文件和電子文件的關系，是養成良好的“電子化辦公”習慣的重要內容。
“電子化辦公的過程中，如果把工作環境里的‘臟、亂、差’的惡習帶進來，危害是巨大的。”Mak說。
清掃，簡單說就是做徹底的大掃除。發現問題，就及時糾正。但是，“清掃”與過去大家習慣說的“大掃除”還有一些不同。“大掃除”只是就事論事地解決“環境衛生”的問題，而“清掃”的落腳點在于“發現垃圾的源頭”。用Mak的話說，就是“在進行清潔工作的同時進行檢查、檢點、檢視”。
清爽的還有心情
隨著3S（清理、整頓、清掃）的逐步深入，車間和辦公室的窗戶擦干凈了，衛生死角也清理出來了，庫房、文件柜、電腦硬盤上的文件目錄、各種表單臺賬等“重點整治對象”，也有了全新的面貌。但是，包括侯總在內的所有人，都沒有覺得Mak引進的“靈丹妙藥”有什么特別之處。
不過，侯總承認，大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化：人們的心情似乎比過去好多了，一些“不拘小節”的人的散漫習慣，多少也有了收斂；報送上來的統計數據，不再是過去那種“經不住問”的“糊涂賬”，工作臺面和辦公環境，的確清爽多了。
這當然不是5S管理的全部。5S管理的核心是要通過持續有效的改善活動，塑造一絲不茍的敬業精神，培養勤奮、節儉、務實、守紀的職業素養。
按Mak的建議，公司開始了推進5S管理的第二步：推行后兩個“S”，一個是整潔，另一個是素養。
整潔的基本含義是“如何保持清潔狀態”，也就是如何堅持下去，使清潔、有序的工作現場成為日常行為規范的標準；素養的基本含義是“陶冶情操，提高修養”，也就是說，自覺自愿地在日常工作中貫徹這些非�；镜臏蕜t和規范，約束自己的行為，并形成一種風尚。
Mak進一步說道，后兩個“S”其實是公司文化的集中體現。很難想像，客戶會對一個到處是垃圾、灰塵的公司產生信任感；也很難想像，員工會在一個紀律松弛、環境不佳、浪費隨處可見的工作環境中，產生巨大的責任心，并確保生產質量和勞動效率；此外，更不用說在一個“臟、亂、差”的企業中，信息系統竟然會發揮巨大的作用。
春光明媚的日子
若干個月后，一個春光明媚的日子。
當K公司的侯總帶領新的客戶參觀自己的數字印刷車間的時候，在他心底里涌動著一種強烈的自豪感。車間布局整齊有序，貨物碼放井井有條，印刷設備光亮可鑒，各類標識完整、醒目。
公司的電腦網絡和MIS系統，在沒有增加新的投資的情況下，也好像“煥發了青春”，帶給侯總的是一系列“零報告”：發貨差錯率為零，設備故障率為零，事故率為零，客戶投訴率為零，員工缺勤率為零，浪費為零…… 作者：□ 達 文
| 
