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賬款管理雖然是信用部門的主要工作，但在某些時候，信用部門也需要其他部門的配合才能更有效地收款。
應收賬款管理工作是信用管理工作的一部分，需要信用管理人員按照規范程序進行專業管理。我國企業一般把應收賬款回收的任務交給業務部門，或者把產生的應收賬款交到財務部門處理，這兩種做法都不是信用管理的規范做法。
首先，如果讓承做這筆業務的業務人員負責管理應收賬款，就有可能出現管理松懈的情況。
比如，在應收賬款到期前的一段時間內，業務人員由于害怕損害與客戶的關系，往往很少或者根本不向客戶詢問是否能按期付款，也有的業務人員則是由于業務繁忙遺忘了這項工作。
其次，讓非專業的人員與客戶聯系付款事宜，如果處理不當，會影響企業與客戶的合作關系。
有些企業的業務人員經常抱怨說，財務部門的人員以一種嚴厲的口吻給客戶打電話，詢問到期能否付款，使客戶產生反感情緒，不愿再向業務部門繼續訂貨。
第三，應收賬款逾期后，非專業人員不能正確分析應該采用什么態度、何種手段以及施壓的力度向客戶收回欠款。
有的債務人本來是惡意拖欠，而業務人員卻一味低聲下氣地哀求，并長時間地對上司隱瞞情況，期盼債務人良心發現，償還欠款，直至最后錯過最佳收賬期，落得錢貨兩空。有的債務人拖欠貨款是因為一時周轉困難，不能按時還款，卻被當做惡意拖欠告上法庭，或委托第三方追收，不但耗費金錢和時間，也徹底失去了這個客戶和潛在的收益。因此，應收賬款管理須由專業信用管理人員完成。
信用部門應該制訂出詳細的應收賬款管理作業程序，這些程序包括：
明確信用部門和人員在收賬過程中的權力和義務
任何一項能夠貫徹實施的信用管理政策，都必須明確劃分每個部門直至每個人員的權力和義務。信用部門首先必須確定，當一筆應收賬款產生時，這筆應收賬款應由誰管理，管理的權限是什么，管理人員有權作出什么決定，不能做出什么決定，必須完成哪些工作，對越權行為如何處理，哪些問題應該提交上級決定等。只有明確劃分各種權力和義務，才能避免權力重疊或權力真空。
較為典型的做法是：普通信用管理人員管理未逾期應收賬款，中層信用管理人員管理逾期一個月內的賬款，高層信用管理人員管理超過一個月的賬款和客戶破產案例。
建立應收賬款交接程序
信用政策規定，當一筆應收賬款產生后，業務部門應該立刻將這筆應收賬款交給信用管理部門。信用部門事先設計出一套“應收賬款交接表格”供業務部門使用，表格包含內容有：
（1）客戶的詳細信用記錄；
（2）曾經作業記錄；
（3）過去的信用限額和付款記錄；
（4）這筆業務的信用限額和付款期限；
（5）簽收手續。
如果業務部門未能及時將應收賬款交給信用部門，由此產生的逾期賬款由業務部門承擔全部責任。當信用部門簽收了這筆應收賬款，責任也就隨之轉移給了信用部門。
如果這筆應收賬款到期后仍未收回，信用部門必須將“未按時回收賬款表格”交給業務部門。“未按時回收賬款表格”內容包括：業務簡介、信用額度、付款條件、未按時收回的原因，以及信用部門意見（比如繼續供貨或立即停業供貨等）。
業務部門接到信用部門的“未按時回收賬款表格”后，應立即按照信用部門的意見重新做出供貨安排。
建立“未逾期詢問”和“逾期詢問”登記本
當信用部門接到業務部門提交的應收賬款后，應制訂出“未逾期詢問”和“逾期詢問”計劃并登記入冊。“未逾期詢問”計劃是信用管理人員針對客戶的具體情況，在應收賬款到期前制訂出應與客戶接觸的時間和次數；“逾期詢問”計劃則是在應收賬款到期后制訂的收賬方式和具體措施。
建立“未逾期詢問”和“逾期詢問”登記本，能夠使每一筆應收賬款的管理都清晰明了，并可以針對不同客戶做出有針對性的賬款管理。
制訂應收賬款每階段采取的對策
在程序里規定：對于一筆未逾期的應收賬款，信用管理部門應采取什么途徑“接觸”客戶。例如，可以由信用部門發出一封言辭友好的信函，感謝客戶給予的配合和照顧，并婉轉地提醒他應收賬款到期的時間。也可以按規定打兩三次電話，詢問貨物質量是否存在問題、銷售是否順利等等，并提出賬款到期日。
對于已經逾期的應收賬款，程序具體規定了追收政策。包括越來越嚴厲的追討函，職位越來越高的信用管理人員的電話和傳真，以及必要時的人員拜訪等等。
程序也規定了當客戶突然倒閉和破產時，信用經理應采取的具體應對措施和內容。
程序還規定了當應收賬款過期多少天以后（一般為90天或120天），這筆應收賬款應尋求外部力量協助追收，比如法律事務機構或收賬機構等，以防止應收賬款拖延太長時間而變為壞賬。
編寫各種規范函件和登記本
信用部門需編寫各規范函件和登記本。
（1）對內，信用部門應編寫“賬款管理上報表”、“賬款回收月度總結表”、“應收賬款交接表”、“未按時回收賬款表”、“未逾期詢問登記表”、“逾期詢問登記表”等。
“賬款管理上報表”和“賬款回收月度總結表”均為向企業上層領導匯報的報表。“賬款管理上報表”是不定期報表，當遇到特殊情況發生而需要上層領導決定或協調時上交該表格。“賬款回收月度總結表”是月報表，每月均需上報一次，通過上報賬款回收的各種具體數據，比如本月壞賬率，逾期賬款發生率，逾期賬款回收率，DSO等，使上層管理人員了解到企業當月的賬款管理情況。
“應收賬款交接表”和“未按時回收賬款表”是與業務部門相互溝通的表格。“未逾期詢問登記表”和“逾期詢問登記表”是信用部門內部統計和登記的表格。
（2）對外，信用部門應編寫“查詢函”“質詢函”“輕度追討函”“警告追討函”和“最后通諜函”。這些對外函件根據時間順序排列，“查詢函”是應收賬款到期前的函件，“質問函”一般在逾期一個星期發出，“輕度追討函”在逾期30天發出，“警告追討函”在逾期60天發出，“最后通諜函”在信用部門決定采取嚴厲措施之前發出。
建立應收賬款的計算機管理系統
隨著計算機的普及，絕大多數企業開始把各種管理搬上計算機，運用計算機管理應收賬款，將大大提高賬款管理的效率。比如，業務部門可以通過內部網絡與信用部門交換產生的應收賬款信息，計算機管理系統可以根據事先設定，定期準確地打印出各種報表、登記表和追討函，計算機隨時監控賬款管理和追收情況等等。建立應收賬款計算機管理系統是企業信用管理和賬款管理的必然趨勢。
確定與其他部門合作追收的程序
賬款管理雖然是信用部門的主要工作，但在某些時候，信用部門也需要其他部門的配合才能更有效地收款。比如，業務部門應按照信用部門的建議減少或取消原定的發貨；財務部門按時提供客戶付款情況；法律部門在信用部門請求時發出法律意見函，并和信用管理人員一起上門走訪該債務人；當債務人倒閉時，法律部門負責人還與信用部經理共同參與回收債務人剩余的財產。所有合作程序都應在企業總信用政策和賬款管理政策中得到體現。
本版資料提供：廣東省信用研究會[企業信用]
（小亞／編制）
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