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以我們數(shù)十個sourcing項目的經(jīng)驗告訴你
過去的一年里，我們接手了大大小小數(shù)十個sourcing項目，有近千供應(yīng)商被推薦給了世界各地的買家。然而,獲得推薦只能算作獲得了參賽資格，買家會依據(jù)推薦名單繼續(xù)層層篩選，最終僅數(shù)十個供應(yīng)商能獲得訂單。推薦名單中很大一部分供應(yīng)商在和買家初次洽談之后就沒有了下文。這時，人們往往會把失敗的原因歸結(jié)為價格因素，質(zhì)量體系不合要求，物流
方案不完整等等。誠然，這些硬指標從根本上決定了買家對供應(yīng)商的判斷。但我們在開發(fā)供應(yīng)商的過程中，挑選供應(yīng)商的依據(jù)就是各買家自己的供應(yīng)商評估體系。換言之，在推薦名單上的供應(yīng)商已經(jīng)符合了采購商的硬指標，實力上也不會有太大懸殊。那么，問題究竟出在哪里呢？經(jīng)過多次和買家的交流，我們發(fā)現(xiàn)，洽談準備工作充分與否對洽談的成功起了至關(guān)重要的作用。供應(yīng)商們最容易犯的錯誤就是把洽談準備看得過于簡單，使得準備工作浮于表面，在很大程度上降低了洽談效率。通常來說，洽談準備工作至少應(yīng)該包括以下三項基本內(nèi)容：
一是讓公司宣傳資料完整且有針對性
所謂“完整”，必須包含企業(yè)簡介和產(chǎn)品目錄、各種質(zhì)量認證以及企業(yè)營業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件。其中，企業(yè)簡介除了對企業(yè)歷史、地理位置作簡要介紹，最重要的還要能夠說明工廠生產(chǎn)情況，包括流水線、雇工人數(shù)、研發(fā)人數(shù)、產(chǎn)能以及所獲得的各種認證，同時還要列出大客戶以及合作案例。如果說企業(yè)的簡介好比一個人的應(yīng)聘簡歷，合作案例就等同于工作經(jīng)驗了，而很多企業(yè)簡介中最容易被遺漏的恰恰就是這個核心部分。很多供應(yīng)商呈現(xiàn)出的宣傳資料都堪稱裝幀精美，可細看其中內(nèi)容，大多是在大談特談企業(yè)發(fā)展史和企業(yè)文化，而忽視了買家真正想了解的關(guān)鍵信息。須知，只有完整的信息才能讓買家確認供應(yīng)商在未來的生產(chǎn)中是否勝任。完備簡介的同時，供應(yīng)商還需準備一份有針對性的產(chǎn)品冊。經(jīng)常會看到一些供應(yīng)商在洽談時帶去了全部系列的產(chǎn)品冊，其中甚至包含很多和采購標的完全不沾邊的產(chǎn)品。也許他們最初目的是為了展現(xiàn)自己的綜合實力，但結(jié)果恰恰起了負作用。這樣做不僅掩蓋了供應(yīng)商的真正的優(yōu)勢，還可能令買家對該供應(yīng)商的專業(yè)性產(chǎn)生懷疑。此外，供應(yīng)商還需在資料中附上各類認證以及營業(yè)執(zhí)照等材料的復(fù)印件，絕大多數(shù)買家在初次洽談時往往不會對此做出明確要求，但我們還是建議供應(yīng)商備妥為佳。資料的完備周到不僅能為企業(yè)形象加分，也是供應(yīng)商對洽談?wù)\意和誠信的表現(xiàn)。
二是供應(yīng)商在洽談前必需“知己知彼”
就我們以往接觸的案例來看，供應(yīng)商派出的洽談代表真正“知己”并不多，或者報不出近三年的銷售額的數(shù)字，或者在解釋制造工藝時詞不達意，又或者使用了太多諸如“可能”、“也許”、“我不清楚”之類的字眼。當供應(yīng)商在洽談中有兩個以上問題回答不出，基本上可以算作“出局”了。我們的建議是供應(yīng)商在洽談前要對買家可能提出的問題做充分估計，對自己生產(chǎn)、銷售、物流乃至整個供應(yīng)鏈上的基本信息都應(yīng)了然于心，同時還要明確自身在同業(yè)中的強勢所在。如果銷售人員無法做到上述要求，那么負責生產(chǎn)的人員，比如質(zhì)控人員，也應(yīng)出席洽談，這點對從事工業(yè)制造的供應(yīng)商尤為重要。“知己”的同時還需“知彼”。知彼包括兩個方面：一是對采購商及其采購標的盡可能多地了解。最簡單的辦法就是瀏覽采購商網(wǎng)站，通過瀏覽網(wǎng)站去了解買家的背景，從而知道采購方面的傾向性，以便在洽談中“投其所好”。舉個例子，某采購商在網(wǎng)站突出“綠色環(huán)保”的主題，標明這是自己產(chǎn)品的特色和生產(chǎn)宗旨，那么供應(yīng)商在洽談中就應(yīng)該重點介紹那些采用環(huán)保材質(zhì)的產(chǎn)品系列，或者強調(diào)自己是如何嚴格控制生產(chǎn)過程中的污染，切實履行ISO14000標準的。二是對“人”有初步了解。洽談前要對洽談中買手國籍、人數(shù)、大概職位等信息一一了解，相應(yīng)地派出己方的合適人選，并依據(jù)買手人數(shù)攜帶足夠數(shù)量的企業(yè)資料。相信，“知己知彼”的洽談，方能百戰(zhàn)不殆。
三是注重禮儀，講究細節(jié)
洽談是公司和公司之間的對話，也是人與人之間的互動。供應(yīng)商代表的言行舉止雖然不在買手評估供應(yīng)商的標準之列，但或多或少會影響到買家的判斷。我曾聽過這樣一個例子，某供應(yīng)商代表在趕到洽談現(xiàn)場時，脖子上居然還搭了一條毛巾。如果說是因為天熱，一路匆忙忘記取下尚可諒解，但此人在整個洽談過程中都“舍不得”扯下這條毛巾，還不時地用一個毛巾角扇風。這個失誤最終成了致命傷，因為接待該業(yè)務(wù)員的買手無論如何也不肯相信他來自一家正規(guī)企業(yè)。這個例子中，合乎商務(wù)禮儀的做法是提前一刻鐘到達。供應(yīng)商不僅因此可以從容整修儀容和安定心緒，還方便了對方的彈性安排，如果買手此時空閑下來便可以提前進行洽談，同時自己對此次洽談重視程度也得以充分體現(xiàn)。類似供應(yīng)商需要注意的商務(wù)禮儀還有很多，在此不便贅述，唯一需要強調(diào)的是：供應(yīng)商如果要真正做到和國際接軌，首先要修好這門“必修課”。另外，供應(yīng)商還得學會通過細節(jié)為自己加分，這些細節(jié)往往被認作是周到、嚴謹?shù)捏w現(xiàn)。這方面值得借鑒的例子很多，比如有的電子元件廠商將不同型號的微電阻做成實物樣品板，粘貼在產(chǎn)品目錄的插頁上，產(chǎn)品說明因而變得更為直觀。有的供應(yīng)商還在產(chǎn)品冊中夾入光盤，讓買手不用上網(wǎng)也能瀏覽自己的網(wǎng)站，查找所有的產(chǎn)品信息。還有的因產(chǎn)品體積較大不方便帶樣的供應(yīng)商，會在洽談時帶上一個微縮模型，讓自己的講述更為直觀。細節(jié)上的重視費力雖然不多，卻極易博得買手的好感，加深買手的印象，讓自己在眾多競爭對手中脫穎而出。“如何提高洽談的成功率”是我們最常被問到也是最難回答的問題，影響成功的因素很多也很復(fù)雜，絕不可能三言兩語以蔽之。但可以肯定的一點就是：機會只給有準備的人。供應(yīng)商們不妨從準備工作著手，徹底消除可控的負面因素，成功幾率自然也就提高了。（穗風／編制）（來源：金羊網(wǎng)）
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