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影響買家采購決定的因素有很多，如企業(yè)管理水平、質(zhì)控能力、經(jīng)營理念等都是在與買家的溝通中體現(xiàn)的，出口企業(yè)良好的溝通能力往往可以給買家留下深刻的印象，使買家對于和該供應(yīng)商以后的合作充滿信心。
對買家來說，大部分情況下，供應(yīng)商的產(chǎn)品和價格往往非常的相似。為此，不論是何種方式的溝通，出口企業(yè)都應(yīng)突出自己的獨特賣點，在買家面前區(qū)別于眾多競爭對手。再配
合以溝通中迅速、清晰、詳細(xì)的信息傳遞，一定可以在同業(yè)中脫穎而出，給買家留下深刻的第一印象。
而在回復(fù)買家查詢時，要注意的是：對買家而言，時間是寶貴的。出口企業(yè)的回復(fù)應(yīng)盡可能在最快的時間里包含準(zhǔn)確詳盡的信息。首先，言簡意賅地回答買家全部的問題，一定不要遺漏。如果買家對產(chǎn)品的詢價比較模糊，那么羅列主要產(chǎn)品的型號、尺寸、顏色、尺寸及材質(zhì)是比較必要的，報價也要注明最低訂貨量、運輸與包裝、交貨方式和付寬款條件等，有條件的情況下可以配以清晰的彩色圖片。具體的內(nèi)容可以根據(jù)行業(yè)的慣例進(jìn)行，但總體需要簡單明了。
認(rèn)真地回復(fù)買家查詢是需要時間的，但出口企業(yè)普遍遇到的情況是同時需要回復(fù)上百份查詢，無法在短期內(nèi)一一詳盡回復(fù)。在這種情況下，出口企業(yè)就應(yīng)盡量建立標(biāo)準(zhǔn)而靈活的回復(fù)模板，方便業(yè)務(wù)人員選用和刪改，節(jié)約時間，提高員工的回復(fù)效率。
有的出口企業(yè)還建立了買家數(shù)據(jù)庫，在廣泛買家調(diào)查的基礎(chǔ)上篩選出重要目標(biāo)客戶，要求員工在收到此類回復(fù)時優(yōu)先的對待，除了回答買家的問題外，還適當(dāng)?shù)耐怀銎髽I(yè)優(yōu)勢，引導(dǎo)買家了解企業(yè)更多的產(chǎn)品。步陽集團(tuán)有限公司是一家集開發(fā)、研制、生產(chǎn)、銷售于一體的大型民營企業(yè)。在買家溝通方面，不僅建立了重點客戶目錄，還進(jìn)行了更完善的客戶管理工作， 不僅給買家留下深刻的印象，還規(guī)范了買家溝通中查詢回復(fù)流程，提高了管理便利性及工作效率。
針對每天收到的已有客戶查詢和電子郵件詢價，步陽集團(tuán)特別設(shè)立專門的服務(wù)器，聘請外貿(mào)文秘專員。對于一般的函件，由外貿(mào)文秘根據(jù)公司的標(biāo)準(zhǔn)格式在4小時內(nèi)回復(fù)，涉及往來業(yè)務(wù)的函件則轉(zhuǎn)發(fā)至業(yè)務(wù)科具體處理回復(fù)，而出現(xiàn)公司重點客戶目錄的函件直接報國際貿(mào)易部經(jīng)理處理。
可以看到，國內(nèi)出口企業(yè)與買家溝通能力日益加強(qiáng)，但仍需著力提高技術(shù)含量、完善管理，通過高性價比的優(yōu)勢來增加國際競爭力，與逐步提高的買家溝通能力相輔相成，成為爭取高利潤訂單的利器。南廣（來源：南方日報）
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