終結“海量數據”與“信息孤島”沖突

　　沸點話題

　　張為民

蔡依琳演唱會票價1元? 法拉利版奧林巴斯現身 海納百川 候車亭媒體 財富之旅誠邀商戶加盟

　　一

　　中國企業績效管理的“熱潮”

　　1.績效管理“滿意度”不高

　　目前國內企業興起了績效管理的熱潮，在這股熱潮中績效管理流行起KPI，但是企業在KPI的應用效果并不盡如意。據一份國際4大的調查：目前國內最常用的績效管理類型是目標管理（MBO）和關鍵業績指標體系（KPI），但是大部分被調查者對其公司的績效管理系統表示不滿意。

　　2.“量化”考核決定一切

　　在目前企業的績效管理中，“量化”壓倒一切，企業把盡可能的績效管理目標用數量進行表述，而對于績效管理的其他方面則重視不夠。這種重視考核、量化的原因是許多企業不清楚績效管理的目的，認為績效考核就是全部績效管理。

　　那績效管理的目的是什么呢？

　　績效管理目的是在動態中通過管理診斷、檢討來改進組織的管理體系、提升組織的管理效率，最終是優化、改善現有的管理；最終目的和企業管理的目的相一致———即股東價值最大化。

　　企業為了量化而量化的“績效管理”是“只見樹木，不見森林”———量化占據了主要精力，誤導了績效管理的真正方向，很難實現有效的績效管理。

　　3.技術手段不夠：海量數據與信息“孤島”并存

　　很多中國企業信息化建設實施了ERP系統，實現了業務處理的自動化，但在管理決策上很多企業并未真正實現管理信息自動化。

　　目前企業績效管理的處理過程是：ERP系統進行業務處理產生了大量業務數據，管理部門在此基礎上把數據從ERP中倒出，利用數據庫處理或EXCEL手工進行數據整理和分析，按照企業的績效管理的考核方法，如KPI的各種指標等進行計算和分析，最后得出績效考核的“數量”結果。這個過程的后果是：一方面ERP產生了海量的業務數據，另一方面企業卻不能自動從這個海量數據中獲得管理決策、績效管理有用、及時的信息，必須借助于數據二次“開發”———數據庫編程或手工處理，缺少數據“挖掘”的技術支持。這樣也就產生了海量數據和管理層信息“孤島”的現象，管理層決策還要大量依靠主觀的經驗判斷。

　　針對這種一面日益膨脹的數據量和另一面決策人員的分析需求無法得到滿足之間的矛盾現象，一種建立于ERP系統基礎之上的商務智能解決方案（BI，Business　Intelligence）便首先在國外應運而生、發展壯大。

　　二

　　企業績效管理的解決方案－－商務智能

　　1.商務智能的意義———挖掘數據的價值

　　關于商務智能目前國內外有以下認識：

　　按照Dan　Pratte說法，商務智能本質上是關于把組織的業務數據轉化成容易理解、價值較高的信息，并將正確的信息在正確的時間以正確的方式分配給正確的人。（參見An　Introduction　to　Business　Intelligence，www.techrepublik.com）根據國際數據公司（IDC，International　Data　Company）的定義，商務智能是對商業信息的搜集、加工、管理和分析過程，目的是使企業的各級決策者獲得知識或洞察力，促使他們更快地做出對企業更有利的決策。商務智能一般由數據倉庫、數據查詢和報表、數據挖掘、在線分析（OLAP）、預算和預測等部分組成。換而言之，商務智能是站在今天角度回顧過去展望未來，將過去的信息轉變成今天的知識進而轉變成明天的財富。

　　一般認為，商務智能將在很多領域給企業帶來好處：

　　1）信息共享

　　2）靈活性和適應性

　　3）及時有效

　　4）控制企業增長

　　大多數BI方案都具有可修改、可升級的特點，所以它可以伴隨企業的增長而發展。最高管理層可以監控這種公司內的變化及其與外部的相互影響，據此修正和控制公司的增長速度；而許多沒有BI應用的公司很可能在公司從小變大的增長過程中栽跟頭，因為他們不知道公司正在發生什么，往往在管理層發現問題之前就出事了。

　　5）創造新的利潤

　　許多公司可以通過BI提供的信息來“銷售”獲得利潤。

　　6）降低成本

　　2.商務智能和ERP的整合

　　ERP（企業資源計劃）是面向操作的軟件，而BI（商務智能）是面向決策的軟件，兩者在功能上有著顯著的區別，BI需要建立在ERP系統已收集原始數據的基礎上，彌補ERP在分析、決策功能上的不足，但絕不是簡單的ERP附屬模塊。

　　在采用商務智能以前，管理人員用于整理數據和分析數據的時間之比約為8：2，而采用了商務智能以后，管理人員用于整理數據和分析數據的時間之比將為2：8。商務智能把管理人員從數據整理工作中解放了出來，從而使其充分發揮其潛在的管理能力。

　　BI與績效管理系統的整合，將使企業真正關注于績效管理的目的，把KPI從管理的“時尚”轉變成真正執行“工具”。在這個意義上說BI是績效管理的重要技術支持，是整個績效管理體系的技術“骨架”。

　　三

　　商務智能在中國本土的實踐與挑戰

　　1.企業的績效管理體系企業績效管理是一個體系，圖1為我們在績效管理中所應用的管理框架。它包括了有效績效管理的全部主要過程，主要內容有：

　　1）計劃、預算和預測，包括：戰略計劃、經營計劃、預算和預測

　　2）報告和績效考核，包括：報告、績效度量、分析

　　3）組織校準和責任，包括：監督個人結果和獎勵結果

　　在績效管理的操作進程中包括四個相互聯系的關鍵維度，流程、信息、人員／組織、技術，它貫穿于整個績效管理的全部過程和子過程，共同影響績效管理的實施效果。

　　2.BI實施的挑戰———“洋為中用”

　　目前國內企業實施商務智能進行績效管理面臨著“洋為中用”的挑戰，根據我們的經驗，商務智能的挑戰主要包括以下方面：

　　1）BI項目的關鍵成功因素從企業內部來講，主要因素有：

　　（1）企業管理層對于績效管理和管理信息化的認知程度

　　主要是企業對于BI的目的、績效管理的目的等方面的真正理解，不會像我們在前面所說的那樣對績效管理認識的“時尚”化和“量化”的傾向。

　　（2）企業管理的穩定性，主要包括：

　　·企業的管理流程穩定和健全

　　·內部管理報告機制穩定，報表基本固定

　　·企業的組織機構基本穩定，近期沒有大的并購活動

　　·并購頻繁將會導致系統架構的根本變化

　　·組織機構的巨大變化將使系統架構設計無法適應

　　（3）企業項目的接受程度和參與程度，包括：

　　·客戶對于系統實施的期望和認識

　　·客戶財務部門的接受和積極參與

　　·客戶IT部門與財務部門的緊密合作與內部溝通

　　·從企業外部來講（主要是咨詢顧問公司），主要因素有：

　　（1）實施團隊的項目管理能力

　　·實施團隊必須有一個績效管理的較全面的管理方法論，如以上所述的DTT績效管理框架。

　　·實施團隊的項目管理與實施經驗

　　·實施團隊對于項目預算的合理控制

　　（2）實施團隊的項目實施能力

　　·實施團隊內部的合理組成與分工

　　·項目實施中的技術難點的有效克服和完善

　　·客戶需求的有效控制與引導·真正了解客戶的需求并對項目實施方向正確把握

　　（3）良好客戶關系的建立和維持

　　·有效溝通與企業使用人員保持及時聯系

　　·項目實施文檔的用戶友好與簡單實用

　　·用戶手冊的翔實、易讀

　　·良好的用戶使用培訓

　　2）BI項目的成功關鍵步驟

　　結合我們的方法論和經驗，我們將商務智能引入企業有以下的關鍵步驟：

　　（1）需求定義

　　需求定義是整個項目的基礎，也是影響項目成敗與否的關鍵步驟之一。

　　（2）現狀分析

　　詳細分析企業現有的資源狀況，包括分析現有系統的能力和管理人員的能力兩方面。比如說系統能夠提供的技術數據和報表，可以支持的決策分析；管理人員的觀念、技能、素質等。

　　（3）現狀／需求差異分析

　　分析現狀－需求間的差異，為下一步設計解決方案設定方案的范圍。

　　（4）解決方案群設計

　　根據現狀／需求差異分析的結果，從管理可行性和技術可行性兩個角度綜合考慮，設計可以滿足企業需求的解決方案群。

　　（5）決策／系統選型

　　將候選系統和相應的解決方案群，遞交給最高管理當局定案。國內許多企業在選擇ERP系統的決策上多少帶有盲目性，而其實系統選型是一項復雜的工作，需要一套科學、嚴謹的調查評估方法和工具，因此如何選擇合適自己的BI軟件，是BI引入過程中的另一個重要步驟。

　　（6）實施

　　選擇專業顧問公司又恰恰是影響項目實施成功與否的關鍵因素。對企業來說選擇顧問公司時需要考慮的包括：該公司對BI市場、產品的了解；該公司是否有一套科學的實施方法論和專業的工具，比如對不同BI軟件的評分方法和工具；該公司的國際／國內行業知識和國際最佳實踐經驗等。

　　盡管目前績效管理中BI的應用還面臨種種挑戰，但中國企業參與WTO競爭必須要堅定走管理信息化之路，要堅定不移地利用BI的“本土化”來提升自身的管理水平和決策質量，使商務智能真正成為績效管理的有效工具，為企業發展壯大、價值創造服務。

　　作者為德勤華永會計師事務所有限公司企業風險管理部高級顧問

　　商務智能的案例與可能

　　【案例1】－企業財務報表合并分析

　　公司類型：汽車零配件生產廠商（中外合資）

　　國際著名商務智能軟件－－財務分析及報表系統

　　實施前

　　·每月財務報表合并及編制分析報告的工作繁重

　　·原始數據及資料混亂，難以整理并歸納，影響各類報表的準確性

　　·每月需花7至10天的時間編制中國及美國的管理報表

　　·管理層不能在第一時間獲知企業信息并做出相應的決策

　　實施后

　　·商務智能系統可定期生產分析報表，并自動進行財務報表的合并

　　·報表數據及時、完整、精確

　　·大大縮短了報表的編制時間，使得工作人員從繁重的報表編制中解放出來

　　·各類管理報表使管理層能夠對報表反映的實際業務情況做出及時的反映，如調整成本原材料補給、制定最新銷售策略等

　　【案例2】－企業預算管理及財務分析

　　公司類型：汽車制造商、汽車零配件生產廠商

　　國際著名商務智能軟件－－企業分析及計劃系統

　　實施前

　　·每月手工進行計劃的工作

　　·制定的計劃不能詳盡至各類細節，如各部門各班組的人力資源計劃等

　　·常因制定計劃所參照的數據不充分或不正確而導致目標方向的偏差

　　·預算與預測方法不科學，隨意性較大，管理層容易據此類不準確信息做出不明智的決策實施后

　　·通過系統可進行各類決策分析，如倉儲庫存分析、銷售分析、市場分析及客戶分析等降低了庫存商品量90％，并使訂單處理時間減少了近75％

　　·計劃工作在系統中進行，更加便于統籌管理

　　·數據采集準確充分，計劃制定具有很強的科學性

　　·無論月度、季度和年度計劃都能詳盡到各類細節

　　·采用了科學的預算及預測方法，使得計劃切合實際并具有很強的預見性

　　·管理層依據準確的預算及預測能夠及時地發現問題并做出決策