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□蘇偉倫童澤望
“提醒一下，你們還有3分鐘時(shí)間�！睍�(huì)議室外面已經(jīng)有人在提醒了。
“好的，馬上結(jié)束。”會(huì)議室里人們有的匆忙地收拾著筆記本電腦，有的擦著記錄板上的圖案和數(shù)字，“我們?cè)偌s個(gè)時(shí)間吧，這次會(huì)議還有些問(wèn)題沒(méi)有討論完�！�
一個(gè)小時(shí)的會(huì)議很快結(jié)束了，但是議題還沒(méi)有討論完，下次開(kāi)會(huì)又要占用時(shí)間，這是幾乎成為各個(gè)寫(xiě)字樓和公司每天都會(huì)遇到的問(wèn)題。職業(yè)經(jīng)理人們幾乎每天都要預(yù)定會(huì)議室，為了把這個(gè)形式讓員工更好接受，微軟(中國(guó))將會(huì)議室起名為“天王星、海王星、冥王星……”，來(lái)增加一些開(kāi)會(huì)的樂(lè)趣。
會(huì)議，在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中顯得越來(lái)越重要，也越來(lái)越煩瑣。美國(guó)《紐約時(shí)報(bào)》特約作家巴爾瑪莎提出，會(huì)議具有“紅綠燈”的指標(biāo)作用，甚至經(jīng)濟(jì)不景氣的根源就是開(kāi)會(huì)。
這些話(huà)是否言過(guò)其實(shí)呢?
事實(shí)證明，當(dāng)前的會(huì)議確實(shí)變得越來(lái)越盲目、冗長(zhǎng)、超時(shí)、空泛、枯燥，難以介入、難以駕馭……企業(yè)要解決問(wèn)題，形成決策或激勵(lì)員工斗志，就必須以開(kāi)會(huì)的形式進(jìn)行相互交流、溝通。因此，所有企業(yè)召開(kāi)會(huì)議都面臨一個(gè)挑戰(zhàn)——達(dá)到預(yù)定的會(huì)議目的。換言之，就是要完成會(huì)議溝通的高效率。
然而，目前的會(huì)議效率如何呢?有資料顯示，即使是高科技企業(yè)的會(huì)議，也僅有49%稱(chēng)得上是有效率的會(huì)議，會(huì)議浪費(fèi)了經(jīng)理人1／3還多的時(shí)間。更令人吃驚的是，竟然很少有人能確切說(shuō)出來(lái)時(shí)間到底浪費(fèi)在哪里。
那么，怎樣才能開(kāi)一個(gè)高效會(huì)議？
怎樣減少你的會(huì)議？——舉行“必要的”、而不是“需要”的會(huì)議。
美國(guó)霍夫史塔大學(xué)于1999年針對(duì)1000多位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人所作的調(diào)查顯示:72%的人覺(jué)得近五年來(lái)用在開(kāi)會(huì)上面的時(shí)間比以往增加了很多；有超過(guò)半數(shù)的人不認(rèn)為參加開(kāi)會(huì)的人都能真正了解會(huì)議的決議，他們也質(zhì)疑開(kāi)會(huì)到底能否達(dá)成所謂的“決議”。
為什么最近公司的會(huì)議數(shù)量普遍增加了呢？
在大型的跨國(guó)企業(yè)里，機(jī)動(dòng)性高的組織團(tuán)隊(duì)及快速準(zhǔn)確的信息來(lái)源，已成為企業(yè)獲取商機(jī)的渠道�？焖俚慕M織變動(dòng)正在成為企業(yè)生存的重要法則。企業(yè)要適應(yīng)多變的企業(yè)環(huán)境，內(nèi)部和外部溝通是必需的。企業(yè)內(nèi)部機(jī)制的變革如何調(diào)動(dòng)員工士氣，各分支機(jī)構(gòu)的職員能否很好地執(zhí)行企業(yè)計(jì)劃，新技術(shù)的引進(jìn)是否成功等等問(wèn)題，正是需要引入會(huì)議討論的。
這樣一來(lái)，舉行“必要的”、而不是“需要”的會(huì)議，就非常重要。怎樣決定會(huì)議是否必要呢？
這里強(qiáng)調(diào)的舉行“必要”會(huì)議與會(huì)議質(zhì)量有緊密聯(lián)系，必要的會(huì)議應(yīng)符合以下要求：
(一)會(huì)議目的單純化比如企業(yè)的業(yè)務(wù)會(huì)議，應(yīng)以業(yè)務(wù)相關(guān)工作的協(xié)調(diào)、裁決、計(jì)劃與執(zhí)行為主要議程，如果在會(huì)議上摻入專(zhuān)業(yè)性議題或者例行性的行政工作，就沒(méi)有必要。
(二)會(huì)議資料有準(zhǔn)備會(huì)議資料應(yīng)由專(zhuān)職的部門(mén)負(fù)責(zé)匯總和作分析，并將報(bào)告重點(diǎn)及有待決定的事項(xiàng)進(jìn)行整理，于會(huì)前送交會(huì)議主持人參考。
(三)會(huì)前先行溝通報(bào)告事先整理，送交會(huì)議主持人，以便事先了解問(wèn)題所在，在會(huì)議中做出更明智的決定。
(四)書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)這種做法有利于減少將一些不成熟的意見(jiàn)納入議題中的現(xiàn)象，對(duì)經(jīng)營(yíng)決策者而言，可以有更多時(shí)間深入了解問(wèn)題核心，避免陷入決策的陷阱中。
(五)報(bào)告內(nèi)容要有摘要會(huì)前，應(yīng)要求發(fā)言人將重點(diǎn)及待協(xié)調(diào)事項(xiàng)以摘要方式列于書(shū)面報(bào)告的首頁(yè)，以不超過(guò)一頁(yè)為原則。
(六)有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)如果沒(méi)有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)，這樣的會(huì)議就是不必要的會(huì)議了。
關(guān)于會(huì)議決議過(guò)程的選用，一是權(quán)威式?jīng)Q議、二是少數(shù)服從多數(shù)式?jīng)Q議、三是強(qiáng)勢(shì)少數(shù)式?jīng)Q議、四是無(wú)異議一致通過(guò)式?jīng)Q議。
雖然說(shuō)這四種決議方式都是可行的，但最常見(jiàn)的會(huì)議決議方式，還是“標(biāo)準(zhǔn)議則”。這個(gè)方法從對(duì)與會(huì)者的心理研究出發(fā)，以符合科學(xué)和邏輯的方式舉行會(huì)議�！皹�(biāo)準(zhǔn)議則”包括以下幾個(gè)步驟：理清暨解釋問(wèn)題、分析問(wèn)題、擬定評(píng)估各種對(duì)策的標(biāo)準(zhǔn)、商議對(duì)策、遴選最可行的對(duì)策。
□跨越七種會(huì)議“陷阱”的技巧
一、員工會(huì)議
員工會(huì)議是企業(yè)中最常見(jiàn)的會(huì)議。研究顯示，企業(yè)會(huì)議總數(shù)的30%至45%都是員工會(huì)議。員工會(huì)議通常都是由經(jīng)理(或部門(mén)經(jīng)理、主管)等企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議。
[陷阱]員工會(huì)議太頻繁
員工會(huì)議常依慣例安排。不必要的會(huì)成為員工偷閑機(jī)會(huì)。
[跨越技巧]員工會(huì)議應(yīng)盡量限制在一周一次。可以取消沒(méi)有太多重要事情要處理的定期會(huì)議，但不宜超過(guò)總會(huì)議次數(shù)的1/4。使會(huì)議真正為需要而開(kāi)。
[陷阱]員工會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)
[跨越技巧]會(huì)前應(yīng)把開(kāi)會(huì)時(shí)間確定出來(lái)。主持人應(yīng)嚴(yán)格遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間。在預(yù)定時(shí)間內(nèi)處理完事情，然后結(jié)束會(huì)議。
[陷阱]主持人話(huà)說(shuō)得太多
由于這種會(huì)議的主持人常是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，其發(fā)言一般占全部開(kāi)會(huì)時(shí)間的80%。與會(huì)者僅能在會(huì)議快結(jié)束時(shí)發(fā)表意見(jiàn)，使得會(huì)議無(wú)法征詢(xún)員工有益的建議和意見(jiàn)。
[跨越技巧]主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)縮短，應(yīng)盡量不要超過(guò)全部會(huì)議時(shí)間的一半，發(fā)言應(yīng)有組織。同時(shí)，可指定與會(huì)者發(fā)言或作簡(jiǎn)要評(píng)論。
[陷阱]領(lǐng)導(dǎo)太獨(dú)裁
這是員工最常發(fā)的怨言之一。經(jīng)理人因怕惹事，而在會(huì)中保持沉默。
[跨越技巧]主持人應(yīng)使與會(huì)者能真正參與會(huì)議，對(duì)與會(huì)者意見(jiàn)保持中立態(tài)度。主持人可將會(huì)議進(jìn)行過(guò)程錄像，觀看自己的議事行為是否霸道。
[陷阱]討論結(jié)構(gòu)松散
即使主持人采取權(quán)威性的作風(fēng)，會(huì)議也可能以混亂收?qǐng)觥?/p>
與會(huì)者彼此太熟悉，也使會(huì)議難以照原議程進(jìn)行。因?yàn)榕c會(huì)者和主持人沒(méi)有達(dá)成按議程有系統(tǒng)地議事的共識(shí)。
[跨越技巧]主持人會(huì)前準(zhǔn)備議程的工作決不可少，且要在會(huì)中指定與會(huì)者作簡(jiǎn)要發(fā)言，要有簡(jiǎn)短、主旨明確的開(kāi)場(chǎng)白。
[陷阱]主持人講的內(nèi)容重復(fù)
許多與會(huì)者不一定須通過(guò)主持人講話(huà)才知道公司要公開(kāi)的消息，有時(shí)會(huì)前就知道。
[跨越技巧]主持人完整的會(huì)前準(zhǔn)備工作，包括了解與會(huì)者已經(jīng)知道了哪些內(nèi)容，以避免重復(fù)與會(huì)者已知的事項(xiàng)。
[陷阱]員工會(huì)議常墨守成規(guī)
由于員工會(huì)議常是定時(shí)定點(diǎn)舉行，處理可以預(yù)料中的事，要避免這一問(wèn)題并不容易。然而，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作的企業(yè)，會(huì)要求與會(huì)者反映當(dāng)時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，而非只報(bào)告舊聞。
[跨越技巧]議程設(shè)計(jì)應(yīng)隨最新情況而有所變化。討論方式也應(yīng)有彈性。主持人可以指派與會(huì)者輪流擔(dān)任。
[陷阱]會(huì)議記錄不完整
會(huì)議記錄不完整，甚至無(wú)法提供給與會(huì)者，是開(kāi)會(huì)的大忌。清楚無(wú)誤的會(huì)議記錄對(duì)決議的執(zhí)行有很大幫助。
[跨越技巧]主持人一定要指定某個(gè)與會(huì)者擔(dān)任這項(xiàng)工作，專(zhuān)心傾聽(tīng)個(gè)人發(fā)言，并有組織地將發(fā)言記錄下來(lái)。
[陷阱]會(huì)議常流于形式
會(huì)議只重視決策結(jié)果，對(duì)執(zhí)行情況就不關(guān)心了。這是員工會(huì)議常有的情況。
[跨越技巧]分派工作要記錄負(fù)責(zé)人姓名及工作完成日期，并對(duì)執(zhí)行決策情況進(jìn)行檢查，以確保會(huì)議決策落到實(shí)處。
二、緊急會(huì)議
緊急會(huì)議通常是為解決緊急問(wèn)題而臨時(shí)召開(kāi)的。其開(kāi)會(huì)目的通常也非常明確。由于要處理的事情緊急，因此決議能在有限的時(shí)間內(nèi)達(dá)成。
[陷阱]缺乏會(huì)前準(zhǔn)備工作
這有可能降低效率，由于事情緊急，有權(quán)決定事情處理方式的人，往往無(wú)法出席。當(dāng)議程不明時(shí)，也可能使討論無(wú)章法。
[跨越技巧]避免常開(kāi)這種會(huì)議。若非召開(kāi)不可，主持人須在會(huì)前準(zhǔn)備討論形式及領(lǐng)導(dǎo)方法等。若沒(méi)有詳細(xì)議程，也要列出三四個(gè)討論要點(diǎn)，會(huì)議記錄不可缺少。
三、專(zhuān)題討論會(huì)議
專(zhuān)題討論會(huì)議一般先由三四個(gè)專(zhuān)家針對(duì)議題發(fā)表意見(jiàn)。與會(huì)者在專(zhuān)家發(fā)言后發(fā)問(wèn)。主持人可以指定專(zhuān)家回答所提問(wèn)題。
[陷阱]專(zhuān)家發(fā)言過(guò)長(zhǎng)或不善于發(fā)言
與會(huì)者很快就會(huì)覺(jué)得無(wú)聊。這種討論會(huì)較偏重一對(duì)一的溝通。如能配以其他更能調(diào)動(dòng)參與討論的會(huì)議方式更好。
[跨越技巧]會(huì)前即和專(zhuān)家商量好他該負(fù)責(zé)的發(fā)言的要點(diǎn)，使彼此的發(fā)言?xún)?nèi)容不重疊。主持人也要控制個(gè)人發(fā)言時(shí)間，必要時(shí)給發(fā)言者某些暗示。
四、集思廣益的會(huì)議
這是最常見(jiàn)的傳統(tǒng)會(huì)議形式之一，是目前企業(yè)普遍采用的方法。這種開(kāi)會(huì)方式的好處就是能集思廣益。它不僅能理清問(wèn)題，也有完整的決議過(guò)程。
[陷阱]這種方法未必效率最高
若討論的問(wèn)題缺乏邏輯性，這種方法便行不通。
[跨越技巧]首先要把各步驟該花的時(shí)間定出來(lái)。若有好幾種解決辦法可供選擇，則應(yīng)考慮另開(kāi)以討論決議為主的會(huì)議，這樣才會(huì)更有效率。
五、電子郵件會(huì)議
電子郵件會(huì)議以電腦為輔助工具。這種會(huì)議，與會(huì)者不需面對(duì)面地討論，而是將意見(jiàn)以電子郵件的方式和他人討論，或交由主管單位審議。這種會(huì)議可以以匿名的方式進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，可避免與會(huì)者間的沖突，得來(lái)的意見(jiàn)也較中肯。
[陷阱]太早得到的答復(fù)，可能未經(jīng)深思熟慮
[跨越技巧]在使用上述方法前，確定是否有必要采用可延長(zhǎng)作出決議時(shí)間的方法。另外，受訪者應(yīng)在三人以上。
六、書(shū)寫(xiě)議事會(huì)議
書(shū)寫(xiě)議事會(huì)議是與會(huì)者以書(shū)面方式答復(fù)主持人的問(wèn)題，可說(shuō)是現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)展最快的、適用范圍極廣的一種會(huì)議，從討論問(wèn)題、商議解決辦法到作出決議，都可穿插使用這種方法。
[陷阱]若為解決簡(jiǎn)單問(wèn)題，該方式則太費(fèi)時(shí)間
為求準(zhǔn)確，該方式一定時(shí)間內(nèi)只能討論一個(gè)主題，對(duì)于時(shí)間緊迫的會(huì)議并不合適。
[跨越技巧]雖然這種方法不適于解決復(fù)雜的問(wèn)題，但經(jīng)驗(yàn)豐富的主持人能引導(dǎo)問(wèn)題方向，并能控制會(huì)議進(jìn)度。要達(dá)成的決議，應(yīng)最適合解決問(wèn)題，而不是以完美作為標(biāo)準(zhǔn)。
七、旁觀者清會(huì)議
旁觀者清的會(huì)議，對(duì)于企業(yè)處理棘手的問(wèn)題很有幫助。舉行這種會(huì)議，首先主持人要在會(huì)前將與會(huì)者分為三類(lèi)：一是引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)行的“協(xié)調(diào)者”，二是與問(wèn)題直接有關(guān)的“受困擾者”，三是跟問(wèn)題完全無(wú)關(guān)的與會(huì)者。這些與會(huì)者的任務(wù)，是幫助“受困擾者”從各種行不通的問(wèn)題中“解套”。
[陷阱]上述方法較適用于解決不太抽象的問(wèn)題
但若與會(huì)者提出的想法太過(guò)抽象，也可能一下子就被“受困擾者”否決。
[跨越技巧]這是許多大企業(yè)喜歡使用的方法之一，如IBM公司、通用電汽公司、福特汽車(chē)公司等。不經(jīng)意的靈感往往能為難題提供意想不到的解決方法。-
□寶潔，把會(huì)議當(dāng)作備忘錄
寶潔的開(kāi)會(huì)次數(shù)沒(méi)有其他公司那么多。就信息交換或制定決策而言，會(huì)議通常被認(rèn)為是沒(méi)效率且沒(méi)有效果的辦法。
會(huì)議對(duì)于腦力激蕩、制定決策、追蹤事項(xiàng)、信息交換，或協(xié)調(diào)跨部門(mén)團(tuán)隊(duì)是有其作用的。但是寶潔的會(huì)議比起其他公司具有較高的目的性而且很有組織。如同精心雕琢的備忘錄一樣，它是一個(gè)非常有效率的信息溝通及行動(dòng)方案和建議工具，會(huì)議的運(yùn)行也采用相同的組織性及精確度。
寶潔的離職員工到其他公司上班時(shí)，首先要面對(duì)的事情恐怕是無(wú)邊際的會(huì)議及缺乏書(shū)面溝通。通過(guò)備忘錄，他們可以詳細(xì)研究每個(gè)步驟之間的關(guān)聯(lián)性。但是，會(huì)議卻不能辦到。前任寶潔人也覺(jué)得簡(jiǎn)報(bào)的形式(從圖表展示到簡(jiǎn)報(bào)者的個(gè)人風(fēng)格)容易使人分神。
創(chuàng)意審查會(huì)議(廣告商向品牌經(jīng)理簡(jiǎn)報(bào)新制作的廣告)可以展現(xiàn)寶潔的會(huì)議形式。像備忘錄一般，會(huì)議以聯(lián)結(jié)各個(gè)部門(mén)為目的而組合起來(lái)：目的概述、背景說(shuō)明、建議以及論證。
寶潔典型的創(chuàng)意審查會(huì)議，一開(kāi)始便由品牌經(jīng)理說(shuō)明本次會(huì)議計(jì)劃達(dá)到的目的，然后由品牌經(jīng)理(或副經(jīng)理)進(jìn)行創(chuàng)意目的及策略的審查。品牌經(jīng)理的對(duì)等窗口，即廣告商的客戶(hù)服務(wù)專(zhuān)員，將說(shuō)明廣告與策略的發(fā)展過(guò)程及其相關(guān)性。
接下來(lái)創(chuàng)意總監(jiān)或廣告文案撰寫(xiě)人，個(gè)別或同時(shí)進(jìn)行廣告簡(jiǎn)報(bào)。他們充滿(mǎn)熱情及活力的簡(jiǎn)報(bào)給人身臨其境的美妙感受。
一陣肅靜之后，品牌經(jīng)理、副經(jīng)理及營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理都忙著做筆記。
品牌副經(jīng)理首先回應(yīng)。他針對(duì)簡(jiǎn)報(bào)資料是否確實(shí)執(zhí)行品牌的廣告策略進(jìn)行評(píng)論——而不是他對(duì)此廣告的好惡與否。然后他運(yùn)用在寶潔廣告文案學(xué)院所學(xué)的廣告評(píng)價(jià)技巧來(lái)提出相關(guān)的評(píng)論。廣告商可以回應(yīng)并解釋廣告是如何詮釋品牌的廣告策略的。
接下來(lái)是品牌經(jīng)理發(fā)表評(píng)價(jià)品牌副經(jīng)理的意見(jiàn)，并加上一些個(gè)人的看法。廣告商也提出相應(yīng)回應(yīng)。然后是營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理針對(duì)先前的討論，提出過(guò)去寶潔的廣告經(jīng)驗(yàn)及一些個(gè)人的主觀評(píng)價(jià)。同樣地，廣告商也提出回應(yīng)。如果營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理是最資深的與會(huì)者，他將作最終的定奪，然后品牌經(jīng)理總結(jié)會(huì)議結(jié)論及追蹤事項(xiàng)。
受過(guò)培訓(xùn)的寶潔人能夠體會(huì)創(chuàng)意過(guò)程的獨(dú)特本質(zhì)，而不會(huì)輕率評(píng)價(jià)創(chuàng)意成果。然而，會(huì)議的根本架構(gòu)是客觀并有目的性，會(huì)議的焦點(diǎn)將不斷地鎖定廣告目標(biāo)、策略及終極目的。
在美國(guó)，許多會(huì)議議題是草率規(guī)劃并被執(zhí)行的。根據(jù)估計(jì)，這些會(huì)議的效率及效果只有預(yù)期的30%。無(wú)論是否以寶潔形式舉行會(huì)議，有些原則是放諸四海皆準(zhǔn)的：
●確認(rèn)會(huì)議任務(wù)。
●確認(rèn)誰(shuí)是參與者及參與目的。
●準(zhǔn)備會(huì)議議程，并在會(huì)前通報(bào)。
●請(qǐng)與會(huì)者提出對(duì)議程的看法，并在會(huì)前更改確定。
●會(huì)議一開(kāi)始先審查議程、會(huì)議目的及相關(guān)背景。
●維持會(huì)議重心。
●鼓勵(lì)與會(huì)者適度參與討論。
●建立追蹤事項(xiàng):誰(shuí)執(zhí)行提案/提案內(nèi)容是什么／如何執(zhí)行／何時(shí)實(shí)施。
通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖h程規(guī)則，會(huì)議一開(kāi)始的目標(biāo)設(shè)定，以及賦予特定人維系會(huì)議進(jìn)度的責(zé)任，使會(huì)議的效率大幅提高。-
□會(huì)議達(dá)成目的七點(diǎn)技巧
一、假想對(duì)方的反對(duì)意見(jiàn)
會(huì)議中，在某人發(fā)言之前，必須假想他可能提出的反對(duì)意見(jiàn)，并準(zhǔn)備好答案，便可從容不迫地應(yīng)對(duì)。
二、選擇最佳時(shí)機(jī)
一天當(dāng)中什么時(shí)候才是最佳時(shí)機(jī)呢?實(shí)踐證明，在下午最佳，這或許和與會(huì)人員經(jīng)過(guò)午餐后的休息，心情比較舒坦有關(guān)。但也有人認(rèn)為，在一天的工作告一段落之后，比較適合舉行會(huì)議，這與人們因工作告一段落，心情較輕松有關(guān)。值得注意的是，如果下班時(shí)間已到，而工作卻尚未告一段落，正在焦慮不安時(shí)，卻不宜開(kāi)會(huì)，否則可能產(chǎn)生反面效果�？傊�，在做會(huì)議準(zhǔn)備工作時(shí)，須根據(jù)與會(huì)人員的業(yè)務(wù)關(guān)系和個(gè)性來(lái)決定正確的時(shí)機(jī)。
三、注意人際關(guān)系
為使會(huì)議能順利進(jìn)行，平時(shí)應(yīng)注意擴(kuò)大人際交往的范圍。因?yàn)槿绻舜酥g已經(jīng)有充分的了解，對(duì)方自然會(huì)傾力相助。
四、正面發(fā)言
正面發(fā)言，是指在會(huì)議上該你發(fā)言的時(shí)候毫無(wú)保留地，堂堂正正地把觀點(diǎn)和意見(jiàn)發(fā)表出來(lái)。不滿(mǎn)的情緒凝結(jié)，防止的辦法只有一個(gè)，即在會(huì)議上經(jīng)常采取正大光明的發(fā)言方式，彼此保持卓有成效的溝通和“聽(tīng)”與“說(shuō)”的勇氣。
五、提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題
在尋找集中精力于會(huì)議議題的途徑時(shí)，主持人既要保證有達(dá)到會(huì)議當(dāng)前目的的技巧，又要保證有達(dá)到會(huì)議整體目的的策略。會(huì)議的議事議程的頭幾條最好包括：
1.注明會(huì)議的遠(yuǎn)期目的。
2.注明主要事項(xiàng)的當(dāng)前目的，保證所有討論，促進(jìn)這些目的的實(shí)現(xiàn)。
六、鼓勵(lì)積極的發(fā)言
會(huì)議主持人除了努力維持會(huì)議目標(biāo)和討論主題外，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，還應(yīng)該是一個(gè)仲裁者，保證在聽(tīng)取雙方意見(jiàn)的前提下作出決定。會(huì)議中所需要的和能接受的是強(qiáng)硬的爭(zhēng)論和發(fā)言，而不是侵略性和攻擊性的發(fā)言，但二者經(jīng)常被混淆。高效率會(huì)議主持人應(yīng)保證強(qiáng)硬發(fā)言是會(huì)議可以接受的，而侵略性發(fā)言是不被接受的。
七、克服脾氣
發(fā)脾氣是與會(huì)者時(shí)常出現(xiàn)的情況，作為主持人，除非是有意，最好不要發(fā)脾氣和表示出厭煩情緒。-(作者系《高效會(huì)議》一書(shū)作者)
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