馴服電子郵件
http://whmsebhyy.com 1999年11月24日 09:53 世界經理人文摘
每天都收到上百個電子信息？各種電子郵件系統讓你無所適從？不必煩惱，對付電子郵件的挑戰自然有各種妙著。
David Strom 著
對一些公司來說，電子郵件已成為他們日常交流不可缺少的工具，使他們的員工能隨時聯系、保持工作效率。但對某
些人來說，電子郵件已成了一種挑戰。在每天都收到上百個信息的情況下，怎么能擠出時間去做其它事呢？如何處理不同的電
子郵件系統？在離開辦公室外出時怎樣處理郵件？這里是我們專家的一些建議：
在出去買軟件前，請首先考慮改變一下自己使用電子郵件的習慣。一個值得推薦的辦法是把“收件箱”當成一個電子
的“行動清單”，對收到的郵件做出迅速反應，以便使收件箱中的信件數目減少、方便管理。這意味著在收到信件后，必須盡
快檢索并放入按各種主題或不同行動目的分類的文件夾之中以備保存。
你可以使用一些自動工具幫你管理電子郵件，如微軟（Microsoft）的Exchange、Lotus（編
者譯：蓮花公司）的cc:Mail和Qualcomm（編者譯：快通訊公司）的Eudora等普受歡迎的電子郵件軟件
都有這些工具。它們包括有文件過濾器和規則，可以根據信件的內容或發出者的身份自動把信件分類到適當的文件夾中。
出差在外
使用電子郵件的另一個好習慣是，在發送郵件之前注意檢查信件的“標題”。這是信件中指定收件者和給出主題信息
的部分。當你通過郵寄清單程序發送時，一些電子郵件系統可能會給你插錯了回郵地址。
許多電子郵件系統無法很好處理或根本無法處理附件，最佳的策略是暫時不要用附件形式傳送一個文件，直到你確信
你的收信人能原樣收到并讀到你的文件。在發送一個較大的附件（大于150K bytes）之前，禮節上應該事先和收件
人打個招呼，因為有些人使用速度較慢的調制解調器，可能不樂意長時間的等著你的文件慢慢傳過來。
另一個好主意是把所有郵件都保存在一部機器上，比如一部你可以帶回家或酒店的手提電腦。由于你總是從一個地方
得到電子郵件，管理起來就很容易。
如果你不能把臺式電腦中的所有東西都搬到手提電腦上，就要找一個可以把所有郵件都放在一個地方的系統，如辦公
室網絡。外出時可以拷貝你所需要的郵件。某些產品，如蓮花公司的Notes和微軟公司的Exchange，就具備了把
桌面微機的郵件拷貝到手提電腦上的功能。
不過，有時你不會帶著手提電腦去旅行。Net Reality（編者譯：網絡實景顧問公司）總裁Dave K
osiur（高希爾）說：“如果我外出沒帶手提電腦，我會在圖書館或電腦酒吧的公用電腦上，用Netscape（編者
譯：網景公司）的Navigator軟件來查看我的郵件。”你可以通過Yahoo（編者譯：亞虎公司）找到所有電腦酒
巴清單。現在，許多城市圖書館和電腦出租店有國際互聯網連接。
多重身份
以上一些竅門對更有效的使用某一種郵件系統來說是足夠了。但如果你同時在國際互聯網、CompuServe（
編者譯：電腦網絡）和MCI Mail（編者譯：MCI公司的郵件網）開了三個戶頭這樣的多種身份又如何？
這時，你需要考慮購買一種能把來自各系統的郵件集中起來的產品。例如Global Village（編者譯：
地球村公司）的Focal Point，Connect Soft（編者譯：聯網軟件公司）的Email Conne
ction (供Windows系統上使用)和Claris（編者譯：克萊利斯公司）的Emailer (供蘋果機系
統使用)。
如果你不得已需要多個郵件戶頭，記住要告訴你的客戶或潛客戶在那個網址上可以找到你。說明自己最經常看哪些戶
頭，而不至于讓你的信件被冷落在一邊。
另一個逐漸被人接受的主意是，減少和簡化你公司所支持的各種電子郵件系統。這只要加一個叫電子郵件網關的軟件
便可實現。網關可以把不相同的系統連接在一起。一旦安裝了網關軟件，你就可以著手刪除一些重復的郵件系統，或幾種功能
相同的產品。
原文摘自Forbes ASAP雜志，1996年10月號。Forbes, Inc.公司（New York
, NY 10019）1996年登記版權。林藝海譯。
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