《銷售與市場》Sales& Marketing Management 2006 年12月號

　　對于舉辦的各種會議和論壇, 無論與會人數多少,問題的關鍵都是找到合適的會議地點、優秀的演講者并始終確保聽眾的注意力被吸引, 而自始至終的組織性也是確保會議順利進行的關鍵。

　　對于大型會議來說,越早進行計劃并著手準備越好。很多時候找到一個合適的會場并非易事。對于將有100 人左右參加的會議, 最好使用中小型的會場。在不擁擠的前提下, 中小格局的空間在心理暗示上更加有利于人們之間的交流。

　　不同的客戶有不同的需求。很多公司用Cvent—— 一種在線事件登錄系統來組織會議。Cvent 可以發送邀請, 并跟蹤響應, 比如登記收費情況、發布會議日程等。實際上Cvent 提供了一個平臺,在溝通及事件備份方面能為客戶節約大量精力。關于Cvent 的使用成本, 如果按每個參加會議的客人計, 大約為10 美元，如果客戶要求私人服務,可能會略高。其帶來的效益, 是幫助客戶節省大量精力。

　　為確保聽眾的注意力, 很重要的一點是盡量避免演講者和聽眾之間的物理障礙。演講者應避免站在任何阻礙他和聽眾之間交流的障礙物后面, 例如站在樂隊后面。當在一個會議中具有多個聽眾小組時, 最佳的座位安排是讓不同的小組坐在不同的圓桌邊上。這樣做有利于會議中要求的不斷重新分組,而當個人處于某一個組團時, 他往往會更加積極主動地參加到會議當中去。即使演講者再優秀, 聽眾也很難長時間對其保持注意力。因此會議過程中的間斷休息非常必要, 一個小時是大多數人注意力集中的極限。另外一條來自經驗的建議是: 最好為聽眾準備足夠的食品和咖啡。