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作者：全球華人企業(yè)顧問中心執(zhí)行長陳生民
開欄小語：博客、播客、奇客……越來越多的“客”不斷出現，他們往往代表一種潮流，一種未來趨勢。我們在這里給大家開辟一個暢所欲言的陣地，以“X客”的名義抒發(fā)您的職場感悟。
主管人員可能不是天生就會當主管的，那么第一件要學會的是什么本事呢？
我當主管時是很賣力的，因為我上班比別人早，下班比別人晚，我不想做一個事必躬親的人，但是我常有屬下做得比我差的感覺，因此，會越俎代庖地替部屬做了很多事。加上我們處在一個人才競爭很激烈的產業(yè)，新人希望在我們這里得到工作的磨練，一旦有經驗就會跳槽到這個行業(yè)的老大、老二去，許多企業(yè)都有這樣的問題。我一直認為這是產業(yè)特性的問題，但后來我發(fā)現錯了，這是領導力的問題。
有一個故事是這么說的：一位主管，我們稱他為章小明好了，因為過勞死到了天堂，見到圣彼得，圣彼得說你不該來到這里。他說，我生前做了這么多的好事，為什么我還沒有資格上天堂？圣彼得幫他打開往事回憶機——看看你的部屬是怎么說你的？他的秘書說：我跟他這么長一段時間，總是弄不清楚他到底要做什么？我?guī)退哦ǖ臅r間表，他總是隨心所欲地修改，弄得我一點成就都沒有，只好他吩咐我做什么，我才去做什么。他的部屬也控訴說：我期望得到他的指導，但是我發(fā)現他很忙，跟我約定的時間還在處理別的事，我根本跟他說不上話。他的客戶說：他每次都向我道歉，但是事情還是弄得一團糟，犯過的錯誤還是會再犯，我不曉得他在想什么？OK！聽起來很熟悉，我當主管時都曾經發(fā)生過類似的故事。但我比他幸運，我還活著。
所以，當一個主管最重要認知的是什么呢？是想辦法將我的時間用到最有效的地方去，如果懂得在我的職位上優(yōu)先處理我應該做的事，那么就會是一個稱職的主管。
這樣說起來，好像主管要學會的第一件事是時間管理。其實不然，而是要認知最優(yōu)先的工作是什么？也就是著名的管理專家史蒂芬·柯維揭示的成功人士的“七個習慣”，其中第一個要養(yǎng)成的習慣就是“要事優(yōu)先”。
那么什么是最優(yōu)先的事呢？柯維用四個象限來說明：重要的事/緊急的事、重要的事/不緊急的事、不重要的事/緊急的事、不重要的事/不緊急的事。
我們直覺上認為“重要的事/緊急的事”就是第一優(yōu)先，例如：我明天要交稿子了，否則專欄就要開天窗，這是不是重要又緊急的事？當然是。但是，為什么會造成又重要又緊急呢？我稿子可不可以提前兩天完成呢？當然可以，我如果將未來一周的時間規(guī)劃好，就可以提前將一些重要的事情在既定的時間表上完成，這樣緊急的事就變少了。一些不重要的事也可以利用瑣碎的時間去完成，例如：回電話、寫E-mail等。對于主管最頭痛的事是一些不重要的事來干擾你的時間表，變得很緊急，例如：有人習慣將MSN打開，結果一堆人上來找你，造成工作的干擾；手機也是一樣，我有時會接到一些推銷的電話，問我要不要買保險或是參加什么會員俱樂部？我都會很客氣地告訴他們：我現在正忙著，不方便講話，這樣就可以將自己的時間掌握在自己的手里。
如果只是談時間管理，可能會有很多的工具幫助你規(guī)劃時間，這當然很好，但是對于主管人員來說：判斷什么是重要的事要親自處理可能更重要？我的一位朋友做得很好，他會將工作分成三等份：第一是非自己處理不可的要事；二是非自己處理不可的瑣事；三是可以請別人協(xié)助的事(不管是要事或是瑣事)。如果是第一種，他會將一天精神最好的時間用來做這些事；如果是第二種，他會利用一些空檔時間處理；當然第三種，他也要區(qū)別哪些人能協(xié)助他去處理，因為這是一種訓練，可以將什么事交給什么人來處理，被交付者可以學習到如何處理這樣的工作。
所以，主管要學會的第一件事：是判斷什么事必須自己處理。
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