|
文/劉敏興
在高科技的競爭時代，傳呼機、手機、掌上電腦、網(wǎng)絡(luò)形成立體式的通訊，如何應(yīng)付、處理隨時涌現(xiàn)在未來時間表上的約會，是每個主管頭痛的事情。要保持每天的工作不會被這種網(wǎng)絡(luò)時代的先進通訊擠壓得失去控制，就要有一套管理時間的策略。
“五字真言”有效管理時間
高科技競爭時代時間管理的策略可以用五個字來概括:快、準(zhǔn)、空、多、閑。
快:加快工作速度，制定計劃要快，行動要快。網(wǎng)絡(luò)時代的信息更新得太快了，任何事情都可能影響到商業(yè)活動。 你的首先任務(wù)就是把產(chǎn)品和信息推出，再通過網(wǎng)絡(luò)不斷地把改進的產(chǎn)品、信息給顧客。如果認(rèn)為產(chǎn)品一經(jīng)推出就完善無缺，而將產(chǎn)品壓在公司內(nèi)，那么在信息發(fā)達的今天，等你這個產(chǎn)品產(chǎn)出時，你就會發(fā)現(xiàn)，市場上已經(jīng)有了跟你很接近或者同類的產(chǎn)品，盡管質(zhì)量可能不如你，但市場卻是他們的。
準(zhǔn):對準(zhǔn)目標(biāo)。在許多事情同時開展時，不管事情的先后順序和形態(tài)怎樣，要對準(zhǔn)你心中的那個核心目標(biāo)，這個目標(biāo)可以是長遠(yuǎn)的，也可以只是短時間的。每做一件事情，你就要去思考，這個決定是不是離你的目標(biāo)很近，會不會浪費你或者團隊的時間。
空:每周空出一天不做任何與工作有關(guān)的事情。這一天要上網(wǎng)去尋找未知領(lǐng)域的信息，任何無關(guān)于公司現(xiàn)行日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息，都可能會產(chǎn)生思維的亮光。對于一般人來講，有時候讓自己的腦袋暫時清空，去接受一些新事物，才能夠引發(fā)更多想象以及創(chuàng)造的空間，獲得比競爭對手更多的信息。
多:一是指要多用電子郵件和傳真。二是指要多休息，多進修，多與人溝通，多反省自己。否則，你可能就是一個高科技時代的孤獨者。
閑:留出時間，讓自己閑下來，只做休閑的事。這點短時期內(nèi)不重要，長期卻十分重要。休息是為了走更長遠(yuǎn)的路。
時間管理就是做決策
美國財富雜志曾經(jīng)報道過一個高級主管如何分身乏術(shù)的例子。高級主管的一天經(jīng)常是十分忙碌的，會議、電話不斷，舟車勞頓，很多的研討會，甚至于吃飯時都有人匯報工作。這些高級主管，既要用宏觀的眼光思考公司的長遠(yuǎn)大計，又要聚精會神地盯著公司營運的瑣事。很多高管幾乎都是常年在外，要接受采訪，甚至還要跟總統(tǒng)開會，他們有什么秘訣來管理時間呢？
時間管理其實就是做決策，是決定哪些事情重要，哪些事情不重要。前任惠普總裁格拉特把自己的時間劃分得清清楚楚，他花20%的時間和顧客溝通，35%的時間在會議上，10%的時間在電話上，5%的時間看公司文件，剩下的時間用在和公司沒有直接或間接關(guān)系但卻有利于公司的活動上，例如預(yù)備業(yè)界共同開發(fā)的技術(shù)專案，或者參加總統(tǒng)召集的有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會。當(dāng)然每天還要留下一些空檔時間來處理突發(fā)事件，例如接受新聞界的采訪。
美國一家著名電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司，他怎么會有時間和顧客溝通？秘密在于授權(quán)。他聘用了一些退休的主管，把與顧客的電腦溝通工作都授權(quán)給他們，這樣雖然他不與客戶直接溝通，仍然可以掌握到顧客的需求。庫拉特還授權(quán)別人來替代他到外界去演講。授權(quán)使他有更多的時間。
越來越多的高級主管讓別人來掌握自己的時間表，這并不代表主管失去了自我控制，相反，他們可以自由地針對目標(biāo)和策略做更廣闊的思考。當(dāng)然，這必須有一位得力的助手才行。美國東南航空公司的最高執(zhí)行長官凱勒赫授權(quán)一位副總裁(也是他的法律秘書)全權(quán)管理他的時間表。每天副總裁都會給他一張待處理的單子，里面的事情分成兩類，一類必須立刻完成，一類最遲可以延長到明天早上完成，這樣做效果非常神奇。
雖然高級主管管理時間的方式各有不同，但目的都是一樣的——讓自己有時間去思考全局。大部分主管都同意，在日理萬機之余讓身心適度化休息是必要的。常年在外旅行的美國天美時裝公司最高執(zhí)行長管杰克·彼有個原則，旅行期間，一天晚上安排和顧客共進晚餐，另一天晚上休息。像這樣把時間做適度調(diào)整的方法也可以供大家參考。
在高科技發(fā)展的今天，如何讓自己的工作更具生產(chǎn)效益，如何讓自己過得更有意義，甚至如何有空去休閑，關(guān)鍵就在于你怎樣去管理自己的時間。
| 
