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- 易俠原
這兩年一些管理者由于健康問題而去世，其實就是一個時間管理問題，為時間所累，為工作所累。
已經(jīng)逝去的管理大師彼得·德魯克提出了幫助管理者管理時間的三個方法：第一步是
記錄其時間耗用的實際情形。第二步是要做有系統(tǒng)的時間管理。在進行時間管理的過程中還要問自己三個問題：1.首先要找出什么事根本不必做；2.時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果；3.管理者自己可以控制并且可以消除的——管理者浪費別人的時間。
在他看來，如果把握住這些要素，就能夠成為卓有成效的管理者。
聽起來挺美。但是又看到周圍同事和朋友疲憊的面孔，聽到周圍不少年輕的企業(yè)家或職業(yè)經(jīng)理人勞累而死的消息，不由得慨嘆，我們真的會時間管理嗎？
前西門子高級副總裁張敦杰先生、北京中科三環(huán)高技術(shù)股份有限公司副總裁張瑋先生對時間管理的理解和應(yīng)用有著自己的一些體會。
圍繞目標主動管理時間
“這兩年一些管理者由于健康問題而去世，其實就是一個時間管理的問題，為時間所累，為工作所累，而不是主動性去利用時間，所以這不叫主動性的時間管理。”張瑋表示自己利用時間本著一個原則，就是不讓時間白白的浪費掉，要讓時間為自己所用。
張瑋認為時間管理應(yīng)該被管理者當作一種本能，應(yīng)該讓所有的時間都圍繞著近期和遠期的目標去管理，逐步形成一種下意識的本能，沒有目標談時間管理就是空談。
而且時間管理一定要采取主動的態(tài)度而不是被動的態(tài)度。比如最近工作比較緊，我要抓緊時間，所以我要進行時間管理，或者最近我發(fā)覺自己有不足，所以才去確定目標進行補習，也就是俗稱的缺啥補啥，那就是被動的時間管理。因為你在隨著目標跑，而不是目標隨著你跑。應(yīng)該是給自己制定一個長期的計劃，比如現(xiàn)在的職業(yè)規(guī)劃，其實就是給自己制定一個長期計劃，然后按部就班去逐步實現(xiàn)，讓一切目標都屬于可控范圍之內(nèi)，這才是主動的時間管理，管理者尤其需要這樣。
“真正能夠充分利用時間的人，他對時間管理的概念并不強，因為對他而言這就是應(yīng)該做的，沒什么大不了的或是沒什么特殊性，把這種習慣變成骨子里特有的東西，變成簡單的本能。千萬不能最后成為為時間所累的人，就是時間是充分利用了，把自己反而給累垮了。”張瑋反復(fù)強調(diào)。
他還總結(jié)了達到本能的三個重點：1.目標要清晰。不管你個人職業(yè)生涯發(fā)展的目標還是工作目標，都要清晰，目標還要到位。既然是為了實現(xiàn)目標，目標訂下來了，就要有高度的責任感。2.要對自己選定的一系列目標抱有飽滿的熱情和積極的心態(tài)；3.克服從眾心理，不要做無謂的事情。比如別人請你參加某活動，而這個活動和你沒有什么直接聯(lián)系或幫助，而你是礙于情面要去，這樣的活動盡量不要參加。
讓大腦成為多核處理器
在我們的日常工作中，本來制定的日程安排卻突然被一些電話或來訪的客人所打亂，這時候的時間如何進行管理？
“這時調(diào)整的時間、速度，調(diào)整的效率。”張瑋認為這是評判優(yōu)秀管理者的一個指標。他經(jīng)常給下面的管理干部做這樣的實驗：給他們?nèi)昼姇r間來做一篇即興演講，但他會在兩分半的時候去干擾對方，打斷對方的思維。之后再讓對方演講，要求對方不但要把這個被打斷的激情接上，有一個酣暢淋漓的結(jié)尾，還要把這件被打斷的事情也能夠處理好。
通過這樣一個實驗，實際上就是對一個人的邏輯思維能力、應(yīng)變能力的考驗，考驗他在同一時間處理很多不同事情的能力。“這實際就像計算機里的CPU，你不能任務(wù)一多就卡殼，所以好的管理者能在同一時間處理非常多的事情和矛盾。”張瑋認為任何人剛剛成為管理者的時候，就像一個低頻處理器，同一時間往往只能處理一件事情。隨著不斷學習和實踐，有些管理者能夠在同一時間處理多個事情，就可以升級為高頻處理器。
“我以前工作時也煩別人打斷我，思路斷了就容易顧此失彼，或者這個時候我不知道自己應(yīng)該抓什么，應(yīng)該放什么，抓什么似乎都不合適，放什么似乎都覺得可惜。現(xiàn)在當我被打斷的時候我立刻就要讓自己冷靜下來，我就開始想目前的局面中哪些事情才是最主要的，他們的先后次序是什么。要抓住主要的矛盾，其他問題自然迎刃而解。這個能力要不斷去摸索，不斷去鍛煉，確實需要一個過程。”
張敦杰評判的標準就是關(guān)鍵看正在做的工作是否重要。如果非常重要，即使是再熟的朋友，他也會說抱歉，然后再另約時間或者等他把事情處理完再約見，只要解釋清楚了大家都理解。如果這個電話或訪客都重要，那就按照正在做的工作和這個電話或訪客的重要性，安排副手或相應(yīng)的負責人先接待。一定要按照輕重緩急的順序來安排，不能著急。
每日三省
“我特意把手表擰快5分鐘，我就永遠比別人快5分鐘，如果有一個會議或一件非常重要的事情，我是按照自己手表的時間來看的，只有比別人提前幾分鐘。”對在德國西門子公司陶冶了六年的張敦杰而言，時間必須按照分來計算，他非常欣賞德國人的守時，他甚至把德國的強大也歸結(jié)于對于時間的珍視和管理的結(jié)果。反觀國內(nèi)的很多企業(yè)和會議——不守時，經(jīng)常遲到而不自知，他對此毫不掩飾自己的反感。“時間觀念是責任感的一部分，你對一個單位、一個項目、對你的上級、對你的客戶，包括對你的下級，都要有責任感。”
張瑋對此持相同意見，但他還認為時間觀念的強弱還和這個人的性格有關(guān)系，不同性格的人對時間的珍視程度不一樣，也導(dǎo)致了他對時間的管理會產(chǎn)生差異。
及時對自己進行盤點，對自己的大腦進行梳理，對時間的利用就會提高。“我每天起得很早，五六點就醒了，躺在床上我就開始想，今天要做哪些事，昨天做了哪些事情，哪些做得比較好，哪些有不足，如何解決。盤點自己的行為，盤點自己的工作，包括自己的資源。不斷找到自己的不足，不斷去彌補這種不足，不斷進步。”張敦杰認為這是他這些年養(yǎng)成的一個習慣，要能長時間的堅持才能產(chǎn)生效果。
其實，2000年前孔子的弟子曾子在《論語》中說：“吾每日三省乎己”其實就是最早的時間管理，一天數(shù)次反省自己，才能很快地進步。
“作為管理者，永遠要做到大事小事心里一清二楚。晚上盤點是盤點當天的事情，早上盤點是回顧昨天的事情，考慮今天的事情，按照輕重緩急的次序，我就知道哪個項目我需要過問一下，知道它的進展，哪個項目我需要監(jiān)控一下，哪里出問題了，如何處理。” 張敦杰說。
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