|
許立達 (美國弗吉尼亞Old Dominion University)
1 引言
對于企業來說信息的意義是十分重要的﹐因為當代企業管理的方方面面都依賴于信息的獲得和利用﹐特別是任何企業決策都需要信息。信息是一種資源，利用好信息資源可更好
地開發和利用種種其它資源。主要用于開發和利用企業信息資源的管理信息系統(Management Information Systems, 簡稱MIS)的發展和廣泛應用表明人們普遍認可有效地利用企業信息可幫助企業更好地制訂企業規劃﹐做好企業決策﹐并改善企業的效益。
本文介紹有關管理信息系統的基本概念﹐學科背景以及未來發展趨勢。本文介紹的基本概念包括信息的概念﹐信息系統的概念﹐信息管理的概念以及現代信息集成的概念。對這些基本概念的理解會有助于對管理信息系統重要性的認識。
2 管理信息系統的由來和發展
管理信息系統包含抽象的系統概念和管理概念﹐以及具體的信息技術和實際應用。其學科框架由以下主要部分組成﹕
(1) 基本理論﹕這一部分主要包括與信息系統有關的科學理論和管理理論其中包括系統科學理論﹐計算器科學理論﹐竟爭戰略理論等。
(2) 信息技術﹕信息技術包括硬件﹐軟件﹐網絡等。
(3) 系統開發﹕這一部分涉及企業人員和信息技術人員如何規劃﹐開發和運作信息系統﹐涉及到許多系統開發方法。
(4) 系統運行﹕信息系統的應用十分廣泛。信息系統在企業中的應用實例包括生產運作管理系統﹐電子商務系統等。
(5) 系統管理﹕這一部分主要涉及如何有效管理信息系統包括電子商務系統的管理方式和策略。
2.1 信息的概念
信息可以信息源(如內外)或形式(如數值或非數值)等特征來加以區別。非數值形式信息可以是結構性的或非結構性的。管理信息可以是結構性的或非結構性的。在信息社會中每一個企業作為一個信息單元具有其特殊的信息環境和信息需求。如同能源﹐資金和人力資源﹐對企業這樣的信息單元來說﹐信息是一種基本資源﹐因為沒有信息企業是不能運行的。雖然信息是一種無形資源﹐但信息卻把整個企業聯系在一起。由于信息的無形性﹐往往使企業在分配和運作各類資源時沒有足夠的能力和手段把信息納入資源計劃。信息資源的利用涉及信息和信息技術。如前所述信息是一種資源﹐而信息技術則指收集﹐存儲﹐傳遞和利用信息的手段。當前科學技術正在不斷改變信息的獲取﹐處理﹐存儲﹐傳遞和使用﹐這要求企業采用先進科學技術手段對信息資源加以妥善管理和有效利用。
2.2 信息管理的概念
企業信息管理可定義為企業有能力收集﹐存儲﹐檢索﹐傳遞和利用信息﹐特別是能以有效形式提供有用信息供決策之用。從評價標準來說﹐信息管理要求做到信息有用﹐有效﹐作為信息管理工具的信息系統要能體現經濟價值﹐在實質水平上改進企業運行水平。從技術角度來說﹐企業信息管理的基本任務是采用現代科學技術的手段來管理企業信息。
2.3 系統理論奠定信息系統理論基石
20世紀后半葉是系統科學篷勃發展的時期。自1940年代以來﹐許多系統名詞相繼出現其中包括系統科學﹐系統工程﹐系統理論﹐控制論﹐系統分析﹐系統方法﹐以及系統思維等。此后所有這些名詞被統一在系統科學之下。系統科學思想曾深入到許多自然科學和社會科學學科﹐其中也自然包括了信息系統學科。系統科學被認為是信息系統的理論基礎﹐其概念被廣泛用于信息系統研究。信息系統的基本概念是建立在普通系統理論(General Systems Theory)和系統科學(Systems Sciences)基礎之上的。這主要包括兩大普通系統理論模型﹐即輸入-過程-輸出模型和系統-子系統-系統環境模型。先談談輸入-過程-輸出模型。普通系統是由許多互聯功能所組成﹐其目的是以有組織的形式接受輸入產生輸出。普通系統通常是一個動態系統﹐其中三個相互作用的基本功能包括輸入﹐過程和輸出。輸入指進入系統參與過程的元素如原材料或能量。過程指把輸入轉化為輸出的進程如制造過程或數學計算。輸出指經過轉化過程得到的元素如制成品或管理信息。一個實例可以是一個制造系統接受原材料作為輸入，在輸入參與過程后﹐產生制成品作為輸出。而在這一制造過程中伴隨物流必有信息流﹐作為信息系統正是去追蹤和描述此種信息流的系統。當然信息系統本身也是一個普通系統﹐即接受數據作為輸入在參與過程后以信息的形式輸出。如在上述普通系統模型中引入另外兩個功能則使模型更為有用。這兩個功能是反饋和控制。一個具備反饋和控制能力的系統被稱為控制系統(Cybernetic System)﹐即具備自監控﹐自調節能力的系統。反饋主要指系統有能力把有關系統輸出的數據反饋給其輸入部分為必要的調節提供信息�？刂苿t指在對系統反饋數據進行分析后確定系統是否實現目標。如未實現目標﹐系統則要對其輸入或過程部分進行適當調節以得到期望的輸出。把反饋和控制功能加入到信息系統的基本模型中去使模型更適用于管理信息系統。
另一普通系統模型稱為“系統-子系統-系統環境模型”。在設計企業信息系統時﹐往往把企業看成是一個系統﹐企業部門為子系統﹐企業外部為系統環境。通過對系統-子系統-系統環境的多層次精細化分析﹐無論系統如何復雜﹐從系統分析和系統設計的角度來說都有可能設計出一個較好的系統。簡單地來說﹐輸入-過程-輸出模型使我們有可能仿真物流和信息流﹐而系統-子系統-系統環境模型則使我們有可能在概念和邏緝水平上理解﹐分析和設計具有高度復雜
性的企業信息系統。
2.4 信息系統概念和演化
用系統的觀點來分析企業組織結構﹐企業是一個有生命的開放系統﹐信息系統則是企業的一個子系統。隨著計算器技術的發展﹐信息系統越來越多地被用于企業各管理層的決策﹐信息系統從而被視為企業內部最具價值的子系統之一。采用企業信息系統有許多優點其中包括直接提高企業運作效率﹐降低成本﹐縮短生產準備時間等。
一般來說﹐信息系統接受數據/信息以作為輸入﹐通過過程轉換﹐以信息的形式輸出結果。此種信息往往是為某一信息需求服務的。在這一信息轉換過程中涉及的功能包括﹕(1)數據的產生﹕企業內部數據的產生或獲取﹔(2)數據的記錄﹔(3)數據的處理過程﹔(4)信息的產生﹐存儲﹐檢索和傳遞﹔(5)信息為其需求所用。
有關信息系統的定義一直是一個備受關注的研究課題。1980年代初期信息系統被定義為“由人員﹐事務處理程序﹐數據﹐硬軟件和組織機構組成的一個系統用于收集﹐處理﹐存儲和傳遞數據/信息。此類數據/信息主要用于兩個層次﹕一是用于生產運作層次的事務處理﹐二是用于管理決策”。雖然這一定義在當時來說顯得十分全面﹐但此定義顯然僅包括信息系統的其中兩個使用對象﹐即生產運作層管理和中層管理﹐而未包括其第三個使用對象即高層管理。然而從上述定義可推出信息系統的若干基本特征﹕(1) 信息系統不單純是一個計算器系統。該系統是由人員﹐事務處理程序﹐數據﹐硬軟件和組織結構組成的一個相對復雜的系統﹔(2) 管理信息系統主要用于企業的基本運作以及管理決策﹔(3)用于生產運作層的屬事務處理性質的系統和用于中層管理決策的系統有不同之處。
1980年代后期﹐隨著對信息系統的需求擴大到高層管理﹐企業信息系統開始面向企業的各個層次并為之提供服務﹐同時系統的名稱也開始分化。具體來說企業信息系統開始由三個子系統來加以定義和描述。子系統一是為企業基礎層即生產運作層服務的系統﹐稱為數據處理系統(Data Processing System)。從系統角度來說此類系統以事務處理系統為主。子系統二是為企業中層即中層管理服務的系統﹐稱為管理信息系統(Management Information System)﹐簡稱MIS。從系統角度來說此類系統在事務處理系統基礎上增加了可供中層管理決策之用的部分系統。子系統三是為企業高層即高層管理服務的系統﹐稱為決策支持系統(Decision Support System)﹐簡稱DSS。此類系統也被稱為高層管理信息系統(Executive Information System)﹐簡稱EIS。近年來開始普遍采用新的名稱為聯機分析處理系統(Online Analytical Processing System)﹐簡稱OLAP。從系統的角度來說﹐此類系統在數據處理系統和管理信息系統的基礎上提供了可供高層管理決策之用的部分系統。
由于信息系統不單純是一個計算器系統﹐該系統是由人員﹐事務處理程序﹐數據﹐硬軟件和組織結構組成的一個相對復雜的系統﹐因而自1970年代初期早期企業信息系統投入運行以來出現了許多需要從管理學角度來介決的問題。于是在1970年代后期美國管理學界開始對企業信息系統加以關注﹐與此同時﹐管理信息系統﹐即MIS作為一個交叉學科出現了。
2.5 管理信息系統(MIS)及其研究對象
有關管理信息系統的定義很多﹐有較重視側面的﹐也有較重視全面概貌的。其中一個定義為﹕“管理信息系統用規范的手段﹐根據企業內外數據來源﹐向企業所有層次的管理人員提供有用信息﹐使他們可就企業規劃和管理作及時有效的決策”。簡單來說﹐管理信息系統的主要功能在于把數據加以處理使其變為信息并將此種信息傳遞給管理層以供決策之用。那么管理信息系統所促成的管理功能是什么﹐此種管理功能又涉及哪一個決策層成為人們關心的一個問題。
研究管理信息系統的主要特征不難發現﹕(1)就管理信息系統數據/信息的性質而言結構化和非結構化兼而有之﹐這決定了管理信息系統既支持對生產運作層進行管理(其數據主要為結構數據)﹐也在一定程度上支持在生產運作層之上的管理決策(結構數據和非結構數據兼有之)﹔(2) 管理信息系統主要是一個供中層決策之用的系統﹐因高層管理決策其數據結構主要為非結構形式﹔(3) 雖然管理信息系統主要是一個供中層決策之用的系統﹐然而管理信息系統尋求的服務對象則是企業整體。
管理信息的價值在于特定管理層把信息用于特定決策及其決策產生的效果。因而了解不同管理層的決策特點十分重要﹐這樣才能研制出具有針對性的系統。管理層主要分為三個層次。基礎層為生產運作/事務處理層次(經理職務如運輸主管)﹐中層為戰術層次(經理職務如會計或銷售經理)﹐高層為戰略層次(經理職務如總經理﹐董事長)。對基礎層來說﹐數據相對較結構化。對戰術層來說﹐數據結構化和非結構化兼而有之。對戰略層次來說﹐數據較非結構化。諾貝爾獎獲得者西蒙(Simon)把決策分成程序性(programable)和非程序性
(non-programable)決策。程序性決策指規則型或重復型決策﹐而且決策準則是預知的。非程序性決策指決策較新﹐無結構﹐問題和決策準則非預知。就決策層次來說﹐基礎層的決策屬程序型﹐戰術層的決策程序型和非程序型兼而有之﹐戰略層的決策屬非程序型。如上所述﹐管理信息系統主要是一個供中層決策之用的系統﹐然而管理信息系統尋求的服務對象則是企業整體﹐其局限性是顯而易見的。這在一定程度上提出了為企業高層提供專門信息系統的要求﹐直接導致了決策支持系統﹐高層管理信息系統和聯機分析處理系統的出現。換言之﹐由于企業信息系統中三個子系統的不同系統特點﹐服務對象不盡一致﹐最終導致管理信息系統的細分化﹐即數據處理系統﹐管理信息系統和聯機分析處理系統(含決策支持系統)。
顯然對于不同層次的決策﹐決策程序不一樣﹐導致信息要求不一樣﹐因而對系統的要求也不一樣。這給設計用于不同層次的信息系統帶來不同設計要求﹐比如必須對下列因素加以重視﹐如決策類型﹐決策過程﹐決策者在企業中所起作用﹐企業類型﹐企業環境等。企業管理層和信息技術部門對這些因素的認可和理解是研制有效信息系統的先決條件。
除了上文所述管理信息系統實際上被細分為三個不同系統﹐目前正在發生的是管理信息系統定義的泛化。由于信息系統不僅僅在企業中被使用﹐換言之在各行各業中均有廣泛應用﹐傳統的“管理信息系統”名稱正在朝“信息系統”或“信息管理系統”轉變。這直接導致了目前信息系統學科定義的演化﹐即從1970年代起始的﹐傳統的﹐狹義的管理信息系統(MIS)演化為較為廣義的信息系統(Information Systems, IS)﹐并進一步從較為廣義的信息系統演化為包含更為廣泛的信息技術(Information Technology, IT)。這一趨勢決定了學科的定義﹐學科研究的對象﹐學科知識的組成﹐以及學科對社會經濟的影響﹐并同時影響到學科設置的變化。舉例來說﹐管理信息系統(MIS)和為企業所用的信息系統屬管理學研究范疇﹐而用于非企業單位的信息系統如醫學信息系統(Medical Informatics)則不一定全屬管理學研究范疇。在這一意義上﹐在傳統的管理信息系統基礎上﹐開發和研制廣義的信息系統﹐并進一步從較為廣義的信息系統開發含義更為廣泛的信息技術正在成為一個發展趨勢。信息系統或信息技術作為計算器科學技術在國民經濟中的直接應用﹐包含在不同行業中使用的信息系統及其相關技術﹐使其成為一門具有多學科性質的有廣闊發展前景的綜合性學科。
2.6 信息系統規劃和開發
信息系統對企業管理的重要性不言而喻。即使是一個小型企業﹐管理也很少全部依賴于現場實際觀察運作情況。利用信息系統為企業解決實際問題是當前企業管理人員的一項重要職責。企業管理人員有責任代表企業提出建立系統并責成不斷改進系統。同時企業管理人員也有責任照顧企業內用戶的需求對企業信息技術部門和人員進行管理。值得注意的是采用信息技術會同時帶來機會和挑戰。
企業信息系統的規劃十分重要。及時運行體現先進技術水準的信息系統可直接支持企業的戰略蘭圖及其實施。比如當前企業系統的集成化成為一個主要趨勢。但許多制造企業的管理信息系統是由一些互不相聯的子系統所組成﹐而每一子系統又各自使用其自己的數據庫。往往每一子系統用于介決一﹐二個問題﹐而數據庫之間的多重數據轉換是非自動化的。這使系統的效率受到很大影響。若采用服務器可起到數據庫集中管理的作用﹐但不能實施自動數據轉換。然而數據集成和系統集成的重要性是不容忽視的。這里舉兩個例子說明在系統規劃中忽視系統集成化產生的負面經營結果。一個例子是湯姆遜家用電器公司。由于仍采用老舊庫存系統﹐零售商無法就主要商品迅速進貨。后采用直接與內部生產和物流系統聯機的需求協調系統﹐缺貨率減低到1%﹐需求預測準確率提高到95%。另一個是波音公司的例子。 1997年由于波音公司在信息系統集成化方面動作遲晚﹐致使建造飛機過程中所需約六百萬個零部件的傳送不夠通暢﹐導致裝配拖延﹐直接經濟損失16億美元。在吸取教訓后﹐波音迅速把供應鏈概念引入內部生產系統﹐其結果十分喜人。在四年中生產能力提高100%﹐飛機生產準備時間縮短60%。
許多企業在信息系統設計過程中采用系統開發方法。該方法也稱為系統開發周期方法。這一方法提倡企業用戶和信息技術人員共同就企業的信息處理需求進行系統分析﹐并在此基礎上設計企業信息系統。典型的工作包括提出擬建系統的經濟和技術可行性﹐建立原型﹐系統運行﹐系統維護以適應企業運作環境的變化和保持信息系統實際價值。盡管采用了一些先進的設計方法﹐ 但在實際中仍出現許多問題。出現的問題包括 在設計階段管理層的參與不多﹐系統的重點不夠明確﹐ 過于偏重于數據處理﹐技術部門對管理層和企業真正的信息需要了解不夠﹐缺乏高層管理的重視等。顯然為了成功地設計和運行信息系統﹐不但要重視技術因素﹐還要重視企業組織結構方面的一些行為因素。在系統設計階段管理層要充分參與﹐同時信息技術部門必須對企業結構﹐企業管理及其運行有充分了解。只有管理層和企業信息部門之間有充分合作﹐才能開發和運行高效的信息系統。困難在于管理層往往不能明確闡述他們對信息的要求﹐而信息技術部門往往對企業管理業務沒有透徹了解。簡言之﹐管理層和
信息技術部門之間的交流以及管理層和信息技術部門對信息系統的共同深入了解對于開發適用的系統來說極為重要。
簡言之﹐雖然信息系統的一個主要部分是信息技術﹐但由于信息系統是一個涉及到企業環境和人員等因素的復雜系統﹐系統設計和運行中出現許多實際問題有待于研究和介決。企業有可能由于對信息技術和信息系統管理不當或使用不當﹐不但產生技術上的問題還致使企業運作出現問題。此外﹐具有前瞻性的企業信息系統規劃十分重要。企業應使其信息系統以及信息技術支持企業戰略﹐企業過程改進﹐促進企業基礎設施建設和企業文化改善。特別重要的是企業
信息系統和技術必須有效地支持企業的戰略蘭圖與實施。
3 信息系統的若干研究方法
3.1 系統科學與數學方法
根據系統科學的觀點﹐系統由子系統所組成﹐而子系統又影響到系統的存在。事件的發生同時受到系統內部及其環境的影響。所以一個考慮整體的模型必須包括系統和環境。系統思維還認為系統作為一個整體的特性與當系統被分解為子系統時的特性是不同的。系統整體方法(Holistic Approach)強調研究系統組成之間的相互關系并在此基礎上研究系統整體。系統思維不但在信息系統分析設計中被廣泛使用﹐還被應用于許多專用系統之中。
由諾貝爾獎獲得者普理高津(Prigogine)和德國科學家哈肯(Haken)分別提出的耗散結構理論和協同論是系統科學中兩項基本理論。這兩項理論對許多領域中的自組織現象均有深刻含義﹐同樣它們在信息系統中也有其應用。信息系統的技術指針之一是如何使信息/知識有序化﹐因而保序性在信息系統中極為重要。通過對信息系統中火商的分析﹐可揭示耗散結構理論對管理信息系統的啟示﹐其中包括維持系統于非平衡狀況﹐公開系統﹐促進動態協同行為﹐以及有選擇地擴大波動性。
許多信息系統在不同程度上采用了系統思維﹐在市政規劃領域中有兩個模型明確采納了系統思維。一個模型是Rubenstein-Montano 和Zandi模型。這是一個有關固體廢棄物處理的模型﹐對城市固體廢棄物系統及其環境作了基于系統整體思維的仿真。雖然該模型在系統實現時未能包括所有系統參數﹐但其建模思想充分體現了系統方法的思路。另一市政信息系統采用了軟系統方法(Soft Systems Methodology)。這一系統確認組織機構特性會影響到規劃的有效性﹐并把系統思維直接與知識管理聯系起來。在系統設計中﹐該系統把信息系統設計中的組織機構因素充分考慮進去。
在信息系統開發(Information Systems Development, ISD)方面﹐近年來應用系統觀點的研究趨向于增多。最近的一項研究應用系統觀點就1950年代至1990年代的信息系統開發進行了分析﹐提出信息系統開發三段論﹐其中特別把信息系統看成社會系統﹐強調信息系統的雙重性并揭示信息系統在不同階段所起的不同作用。比如當信息系統處于社會階段時其典型特點是同時具有內向性和外向性﹐在這一階段如何充分利用內向性和外向性極為重要。
維度(Dimensionality)是物理學中的一個基本概念﹐近年來已被引入信息系統的可行性研究﹐信息檢索﹐信息系統規劃﹐軟件開發以及系統開發之中。國際著名的系統科學創始人沃菲爾德(Warfield)是這樣定義維度的，“如果我們假設一個系統包括可分辨的子系統﹐我們就有理由假設有維度的集合﹐某些維度可能對一些特殊的子系統有作用﹐而某些維度僅對整個系統有作用或僅對整個系統具有意義”。在系統開發過程中﹐不同維度相互作用。比如軟件質量就是一個多維系統。在目前的許多信息系統開發過程中﹐一些非技術性的維度往往未受到應有的重視。這直接導致某些信息系統技術上很成功但其在實際應用方面不盡理想。在系統開發過程中﹐典型的維度缺失包括認知維缺失﹐進化維缺失和時間維缺失等。其中一個更重要的缺失是子系統-維度整合的遺漏。被沿用多年的系統結構分析和設計方法缺乏把局部的總和表現為整體的能力﹐特別是由于沒有能力整合子系統和維度﹐致使大型系統的結構往往無法顯現。
沃菲爾德就維度問題提出了著名的必需多樣性定律(Law of Requisite Variety)。這一定律要求系統設計中涉及的維度必須與信息系統中隱含的維度相一致。假設Ks表示信息系統中隱含的維度﹐Km表示系統設計者定義的維度。在目前的許多系統設計中﹐由于對系統的概念化不夠深入對系統的維度往往掌握不全﹐即Km
就信息系統建立一個統一完整的理論是當前信息系統研究中面臨的一項既緊迫又嚴峻的任務。這方面的工作要求能仿真不同系統﹐子系統和維度的具備扎實理論基礎的概念和方法。在這一方面﹐系統科學和數學可提供合適的概念和方法來高度綜合所需的知識。就系統科學和數學的關系而言﹐研究指出系統理論可為大多數數學模型提供幫助。比如系統科學概念被用于系統動力學﹐仿真仿真﹐圖論和組合優化。系統理論中的方法可幫助建模者組織思維﹐并進行精確分析和綜合。從數學理論的組成來說﹐傳統的數學系統理論包括有限狀態機理論﹐離散自動機理論﹐基于微分方程和統計力學的幾乎所有物理和工程中所用的經典模型。研究指出其它的一些具有概括能力的數學分支如代數幾何學﹐組合理論﹐圖論﹐邏輯﹐集論和拓撲學也會加入到可用數學工具的行列。
目前在系統科學領域正在出現越來越多的研究成果幫助我們建立一項有關信息系統的統一完整理論。巨系統理論是一項用于研究復雜公開巨系統的理論。這一理論探討具有復雜結構的子系統及其相互作用。由我國著名科學家錢學森教授提出的這一理論旨在綜合許多學科的不同知識并把它們形成整體用于研究復雜系統。此外﹐有關系統理論與信息系統設計的邏輯映像理論正在研究之中�？刂普摡o計算器科學和系統研究正在被綜合成基于計算器的系統理論。這些發展都將為建立一項完整的信息系統理論提供基礎。
3.2 定性研究
在管理信息系統研究中﹐定性研究也正在成為一種研究手段﹐主要是通過采用結構方程模型(Structural Equation Modeling)建模來量化不易量化的信息系統中的管理變量﹐從而確定模型的組成及其因果關系﹐并在此基礎上建立有關信息系統的管理理論。分析過程中采用假設檢驗和統計分析。一般來說200個樣本是可接受的采樣規模。這里舉一個例子。管理信息系統對工業企業的重要性是不言而喻的。但為了從管理理論上證實這一點﹐定性研究是一種主要研究手段。最近一項研究涉及到管理信息系統對先進制造技術的影響。該項研究首
先提出一個理論框架用于闡述管理信息系統對制造技術的影響。通過以問題答卷形式收集數據樣本﹐建模和假設檢驗﹐最后得出研究結論。研究結果表明管理信息系統對高制造技術具有重要影響。該項研究并就制造業企業的管理提出具體建議。比如當企業的制造技術從低復雜性走向高復雜性時﹐對信息系統往往提出更高的具體要求。
4 信息系統學科的發展
4.1 學科演化
20世紀60至70年代﹐企業信息系統開始用于事務處理和電子數據處理。此后管理信息系統(MIS)的概念形成了。管理信息系統注重于給企業中層管理提供一定的決策支持﹐主要是提供一些預先設定的管理報表。到了1970年代中后期﹐由此類系統提供的預先設定的管理報表顯然不能滿足高層管理決策的需要﹐于是決策支持系統的概念出現了。此類系統的作用是為高層決策者提供非預先設定﹐即刻需要的有關決策信息。這類信息的特點是能滿足特殊專門需要。進入1980年代﹐對信息系統又有了新的要求。如前所述企業高層往往并不直接使用管理信息系統產生的報表﹐同時盡管決策支持系統可提供適合于高層決策的分析建模工具﹐但高層管理層實際使用此類系統的并不多。于是高層管理信息系統(Executive Information Systems)出現了。該系統的目的是為高層決策者隨時提供他們所需的重要信息﹐并特別注重使用方便并具有可提供高層決策者喜歡的報告格式的特點。此后由于人工智能在企業信息系統中開始得到應用﹐專家系統和知識系統開始相繼出現。在1980年代和1990年代之交﹐由于認識到信息系統的戰略重要性﹐信息系統被管理信息系統學者賦予一種新的色彩﹐戰略信息系統(Strategic Information System)的名稱出現了。把信息系統稱為戰略信系統的學者認為當信息系統發揮一種企業戰略作用時﹐信息系統的地位應被提高到企業戰略的高度。具體來說﹐信息技術是企業過程﹐生產和經營不可缺少的一部分﹐對企業在國際市場中爭取竟爭地位起到關鍵性的作用。到了1990年代計算器網絡技術的發展迅速改變了信息系統在企業中應用的形式和格局﹐隨之電子商務出現了。電子商務無論是對當代企業的運作還是管理都是一場革命﹐把信息系統推向了集成信息系統時代。
4.2 信息系統的分類
第一種分類方法是把信息系統主要分為供企業運作用的系統和供決策用的系統。供企業運作用的系統中主要有三個子系統﹐事務處理系統﹐企業過程控制系統和企業內部工作協調系統。供決策用的系統主要分為管理決策系統(MIS)和決策支持系統(或稱聯機分析處理系統)。企業運作系統可提供為企業內外部所用的信息﹐但這類系統往往不專門提供可為管理層直接所用的信息。管理層直接所用的信息往往需要用管理信息系統加以處理方可得到。企業運作系統的目的是有效地處理企業事務﹐控制企業過程﹐促進企業內部的信息交流。事務處理系統的一個典型例子是銷售網點系統﹐過程控制系統的一個例子是煉油廠的計算器電子傳感器連續性地監測化學過程并隨時就控制煉油過程做有關調節。企業內部工作協調系統的一個例子是辦公自動化系統。當信息系統的應用主要是為決策目的所用時﹐則稱為決策系統。管理信息系統為企業中層管理提供有關報告。比如銷售經理可從系統中獲得產品銷售報表和日銷售分析報告等。而決策支持系統或聯機分析系統則可直接為高層決策層提供信息。
第二種分類除了列入上述系統外﹐還包括了專家系統(Expert System)﹐知識管理系統(Knowledge Management Systems)和戰略信息系統。專家系統是把專家知識轉化為計算器代碼用于介決許多實際問題的一種計算器系統。專家系統既可用于事務處理系統也可用于決策系統。知識管理系統是基于知識的一種新一代信息系統﹐用于收集﹐整理和傳遞企業內外部以知識形式存在的信息。這種系統可同時用于事務處理和決策支持。這是一種較新的系統﹐有望成為本世紀信息產業的一項主要產品。戰略信息系統的目的主要是把信息系統用于改進企業產品﹐服務以及企業過程使企業面對竟爭取得戰略性的優勢。
第三種分類是根據信息系統如何支持企業部門功能為標準來劃分信息系統。根據這種分類﹐分類對象主要為企業部門信息系統(Functional Business Systems)﹐如會計系統﹐銷售系統﹐制造系統等。
從上述不同分類可以看出﹐盡管對系統可有種種較詳細的分類﹐但對一個企業的日常運作來說﹐需要的往往不僅僅是單一系統﹐而是若干個系統的集成。換言之信息系統在企業實際應用中往往要求以集成系統的形式出現﹐在這個意義上上述分類只是說明不同系統在企業內部所起不同作用而已。在實際應用中﹐信息系統以跨部門﹐跨功能的集成系統的形式出現。比如在設計一個企業信息系統時往往希望系統可為各管理層所使用﹐為各運作部門所使用﹐這就決定了企業信息系統的集成性或稱整合性。在一定意義上﹐信息系統的范疇應該是企業與跨企業信息管理(Enterprise Informatics/Cross Enterprise Informatics)﹐其特色是在企業內外有效收集﹐傳遞和利用信息。特別是在電子商務和供應鏈環境下﹐這種需要尤為突出。鑒于這種客觀需要﹐近十年來企業信息系統正在加速朝集成化方向發展﹐企業越來越傾向于發展一種真正的高度集成的企業信息系統﹐企業資源計劃系統(ERP)是這一趨勢的集中表現之一。
4.3 信息系統定義的演化
有關管理信息系統的定義有許多。但隨著管理信息系統細分為用于生產運作層的事務處理系統﹐用于中層管理的管理信息系統﹐和用于高層決策的聯機分析處理系統(含決策支持系統﹐高層管理信息系統)﹐狹義的管理信息系統(MIS)定義開始向廣義的信息系統定義發展。阿吉利斯(Argyris)早在1991年把MIS定義為﹕“MIS系統用規范的手段﹐根據企業內外數據來源﹐向企業所有層次的管理人員提供有用信息﹐使他們可就企業規劃和管理作及時有效的決策”。這一定義實際上已把MIS的定義廣義化﹐把MIS看成是適合于企業所有層次的信息系統。目前在信息系統的定義﹐學科和研究范疇方面出現較明顯的兩大學派。其中一個學派為經典學派﹐主要研究管理信息系統中涉及的管理內容。由于傳統的管理信息系統是中層管理所用的系統﹐因而該學派的研究對象就系統使用對象來說往往缺乏全面復蓋。這一學派仍沿用MIS的名稱。另一學派則把傳統的MIS改稱為信息系統(Information System﹐IS) 或信息技術 (Information Technology﹐IT)。
從一定程度上來說﹐IT包括了供企業各管理層所用的各種系統及其技術﹐其中包括MIS�？梢哉fMIS學派主要研究對象為管理信息系統﹐而IS和IT研究對象面較寬但也包括管理信息系統﹐所以在管理信息系統這一塊上其教學和研究對象有重迭之處。比如從系統角度出發探討企業信系統的開發﹐使用和維護﹐ 企業信息系統開發中諸多管理因素的考慮﹐管理信息系統提供的信息對企業用戶的有用性和相關性等。在管理院校中﹐根據人才市場需求﹐一般本科教學偏向于技術內容﹐即企業信息系統的開發﹐使用和維護﹐培養方向為系統分析設計人員和編程人員﹐因而教學方向偏向于IS或IT。但對本科MIS或IT學生來說﹐計算器和管理知識同樣重要﹐因為開發企業信息系統同時需要企業運作知識和編程技術。博士點的教學和研究在目前階段較偏向于MIS﹐培養方向為管理院校MIS師資。但隨著MIS朝IS和IT過渡﹐今后博士點的教學和研究會出現更多的IS和IT內容。碩士點教學與本科生教學有相似之處﹐即注重于信息技術和管理內容的中間點﹐培養方向為兼有管理和系統知識的中高層系統管理人員。
由于信息系統是一個跨專業﹐跨學科的綜合性學科﹐研究的內容和題材的變動幅度可以相當大﹐因此往往有許多不同的學術刊物提供發表機會。迄今為止有關這些刊物已作過一些評比研究﹐盡管這些研究其數據可能不全。隨著MIS朝IS和IT過渡﹐對發表研究成果的學術刊物的評價也會產生相應影響。
4.4 信息系統的未來發展
信息系統的未來發展是不可估量的。這里主要談談其中兩項主要發展﹐即知識管理系統和企業集成型信息系統。
近年來隨著企業信息管理的發展﹐知識管理作為一門新的學問誕生了。知識管理指的是企業有能力收集知識﹐或從信息中歸納產生知識﹐利用知識﹐并在此基礎上有效地開展企業活動。企業信息管理已發展多年﹐許多企業已有相對較全面的信息系統。但針對企業內外運作和決策知識以知識系統形式的收集﹐整理和利用才剛剛開始，與此有關的新方法新手段也正在開發之中。在當前來說如何開發和利用企業知識成為企業竟爭性的一個標志﹐這方面的工作需要信息
技術和其它學科的協作攻關。目前的一個趨勢是在現有信息系統的基礎上使其逐步轉變為知識系統。這些系統的設計與前有所不同﹐主要區別在于注重在知識管理的框架下設計系統。
知識是為介決問題或作決策而被加以整理和轉換的信息。知識可分為兩類。一類稱為顯式知識(Explicit Knowledge)。顯式知識可用形式語言編碼表示。這種知識易于表示﹐儲存和使用。另一類知識稱為隱式知識(Tacit Knowledge)。隱式知識一般難以表示和交流。在知識管理中﹐隱式知識可通過對案例﹐經驗﹐介決實際問題時的知識產生進行分析而獲取。企業知識的產生可有多種形式﹐如獲取新知識﹐知識的聚變﹐知識的更新﹐知識網絡等。知識管理涉及到許多方法問題。知識管理不僅僅涉及技術問題﹐還包括系統的環境﹐如何表示顯式和隱式知識。
知識管理的目的之一是從企業的無形資產中創造價值。在具體實施時﹐知識管理都有一具體目標和對象。比如說知識管理用于企業規劃制定。知識管理可促生創新思路﹐促成企業策略的實施﹐改進企業過程并加強在企業范圍內的知識傳播。目前信息系統的設計正在朝如何有利于集成和分享知識的方向發展。
集成型信息系統是當前企業信息系統的主要發展方向之一。在當今激烈竟爭的國際市場中﹐電子商務正在成為一種新的商務手段。電子商務的全面實現需要信息基礎設施的支持。ERP系統是電子商務所需的信息基礎平臺。目前ERP系統正在朝協助企業向集成化轉型并在實質水平上支持電子商務運作的方向發展�？梢哉fERP應運而生正是迎合了現代企業對集成化的需求。在企業集成化的概念之下﹐ERP系統把與企業活動有關的數據﹐運作模式和系統功能聯成
一體﹐支持和促進企業集成化管理。ERP系統支持的功能有許多其中包括客戶關系管理(CRM)﹐供應鏈管理(SCM)和電子商務等。
ERP系統的前身是物料需求規劃系統(MRP)﹐制造資源規劃系統(MRPII)以及計算器集成制造(CIM)。目前開發的ERP系統主要是在供應鏈環境下通過整合企業內各功能部門如生產制造﹐工程研發﹐運輸﹐財務﹐會計﹐倉儲管理等更有效地實現企業運作。從系統角度來說﹐ERP已從傳統的聯機事務處理系統轉而成為一種高度集成的企業信息系統。值得注意的是﹐在過去的十多年中﹐為適應電子商務時代的企業集成化需要﹐美國許多企業正以ERP系統取代原有的管理信息系統。統計數據表明作為企業集成型信息系統代表的ERP系統是1990年代信息產業最大單項投資之一。這一趨勢意味著市場對傳統的信息系統包括生產運作系統﹐管理信息系統以及決策支持系統的需求正在減少﹐而對集成型的企業信息系統如ERP的需求有所上升。目前開發的ERP系統確實已包含了原生產運作系統﹐管理信息系統和決策支持系統的功能﹐并使原先獨立的單一系統更具整合性和集成性。由于ERP系統正在取代企業現有的信息系統﹐ERP正成為信息系統學界的一個重要研究課題。
一個完整的ERP系統應為企業提供所有功能﹐能把企業各功能部門無縫整合起來﹐從而為企業各層次提供決策支持。但由于企業的整合以及系統的整合其本身是一個相當復雜的過程﹐所以研發和運行ERP系統同時對ERP制造商和用戶來說是一種挑戰。目前有關ERP系統的兩大研究課題是從管理理論探索運行ERP系統的經驗并開發為研制高效ERP系統所需的企業運作建模工具。
第一個課題主要就影響供應鏈環境中實施ERP促成企業集成決策的關鍵因素建模并作理論分析。通過研究將尋求的答案包括企業實施ERP系統的成功失敗原因分析﹐運行ERP系統時企業應如何開展企業過程重組﹐企業如何縮小企業現有運作模式和ERP系統中內設企業運作模式之間的差距等。第二個課題主要是開發可較好描述企業過程的工具手段從而為企業過程和ERP系統相匹配提供方便。在這方面的研究中﹐企業運作模型(Enterprise Modeling)為較好模擬企業運作并為ERP系統與企業過程相匹配提供一個較好的框架。企業運作模型起源于生產運作管理﹐用于描述企業過程和功能。在這一框架下已有的方法包括ARIS﹐CIMOSA﹐GERAM﹐GRAI﹐NIAM﹐PERA﹐SADT和TOVE等。目前的研究方向是用多學科方式建立切合實際的企業模型從而為研制和成功運行ERP系統奠定基礎。研究主要涉及建立一個新的方法學框架其中包括現有的企業建模方法﹐技術-非技術因素方法﹐解釋性方法和其它復雜系統方法。除了上述有關ERP的兩大研究課題外﹐其它研究課題包括ERP的普通管理理論研究﹐ERP的知識管理研究﹐ERP的信息技術研究﹐ERP和供應鏈管理的關系研究﹐ERP在電子商務中所起作用等。
除了上述兩大研究課題外﹐在信息系統學科中目前有許多課題正在被研究。這些課題包括﹕從信息需求與企業過程的關系來定義企業﹐信息系統戰略規劃﹐如何有效利用作為企業無形資產的數據資源﹐信息系統專用人才培養﹐利用信息系統發現新市場﹐如何使企業信息系統和企業結構相匹配﹐軟件開發的質量問題﹐開放系統﹐數據安全問題﹐如何計量信息系統的效率和效果﹐分布式系統﹐計算器輔助軟件工程﹐信息技術基礎建設等。
5 結束語
信息系統除了在工業企業中被廣泛應用﹐在許多其它領域中的應用也非常普遍﹐這些領域包括醫療衛生﹐環境保護，軍事國防等許多方面。本文主要探討了企業管理信息系統的定義﹐信息系統對企業的重要性﹐有關信息系統的學術研究﹐以及當前信息系統作為一個學科的發展方向。
毫無疑問﹐當代信息技術的發展包括信息系統的發展在許多方面已深入影響企業的運作。信息系統和技術已成為企業成功運作不可缺少的組成部分。信息技術可幫助各種各樣的企業增進企業運作的效率和效益﹐提高管理決策水平﹐加強其在國際市場竟爭中的地位。無論是在產品開發﹐客戶關系管理﹐還是在電子商務事務處理方面信息系統的重要性都是不言而喻的。特別是由于供應鏈和企業運作集成化正在成為企業運作演化史上的一個新階段。所有企業都必須
順應潮流﹐更新企業基礎設施﹐更新企業運作過程﹐同時開發適合這種需要的新一代企業信息系統。研制新一代企業信息系統可以說是一個巨大的挑戰﹐要求我們開發高性能的信息技術﹐高性能的信息系統來打造具有高竟爭力的企業。
| 
