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莊文靜
秘書反思〉〉〉
在這個事件中，對于陸純初、女秘書和EMC公司，都是一個傷害。并且對女秘書未來的職業生涯，更是造成了難以彌補的傷害——有哪一個老板或人力資源經理愿意雇傭“史上最牛的秘書”呢？
某外企人力資源部經理說，首先，以中文回信本身就是一種挑釁，因為上司用英文給你發信，你也應該禮貌性的用英文回信才合乎禮儀。其次，把回信傳給公司很多人，雖然是出氣了，但做法實在不夠專業。她本可以通過其它方式與上司溝通，找出解決問題的辦法。最后，即使溝通不成，也可以考慮更換職位，甚至正式提出辭職，而不至于落得被迫離職的結果。 那么，怎樣才能稱得上一位優秀的秘書和下屬呢？
秘書要有怎樣的資質？
按國際秘書聯合會的定義，“秘書”是指上司的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在上司沒有過問的情況下表現自己的責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在所有給予的權利范圍內做出決定。
因此，我們不難想到一個問題，就是秘書需要具備什么素質？
秘書的職業屬性要求他/她要配合上司完成工作，領會領導意圖并放大領導的能量。俗話說“伴君如伴虎”，因此一個優秀的秘書，一定是非常了解上司的脾氣和秉性，能適應領導的工作風格和方式，更要具備“善解人意”的靈性，“心有靈犀”的悟性和“寵辱不驚”的耐性。
唐朝名宦高力士的碑文有八句話，也許對秘書會有啟發性：“忠君而不依(忠于君主，但不是依靠)，得君而不驕(得到君主的信任，但不會驕傲)，傳王言而有度(領導也有說話過火的時候，要把握他的意圖和分寸)，持國柄而無權(即使是一人之下，萬人之上，也不要自以為是)，順而不宜，踐而不犯(可以順從和服從君主的領導，但不阿諛奉承，可以給君主提意見，但不會冒犯其權威)，敬無閑言，遠無非議(和我相敬的人不會散布他的流言蜚語，和我疏遠的人也不會讓其橫遭非議)。”這八句話不僅能作為好下屬的準則，也許還能作為做人的準則吧。
招聘一個優秀的秘書，不僅要從專業的角度和經驗上考慮，很大程度上也要考慮其性格和個性是否合適，比如：是否具有專業技能、換位思考的能力、良好的服務意識、細致入微的工作習慣、較強的洞察力、主動積極的工作態度，以及較高的情商等，這在與領導的配合中，都是非常重要的素質。
平素：你能“六”面玲瓏嗎？
通過與一些外企秘書和員工的交流，我們總結了一下他們的工作心得，要想當一個好秘書，其實也真不是一件容易的事情，這是對心靈和肉體的雙重考驗。
過濾器和擋劍牌
在日常工作中，由于要保證上司有足夠的時間和精力來處理公司的一些戰略問題或核心問題，因此，秘書的一項重要的日常工作就是充當過濾器。比如：幫助上司處理一些電話、來訪或文件，有時也難免會得罪人。比如：有些沒有提前預約，卻號稱有重要事情要談的人，首先要告訴他上司很忙，并且禮貌地問清他的身份，并問清來訪的目的，總之要當好一個擋箭牌。因為一般在外企中，來訪預約是最為基本的禮貌，一般冒然來訪者是不大受人歡迎的。
要用頭腦工作
外企中的秘書，不僅要有“忠誠”和敬業精神，同時，還要非常有靈氣。不能像仆人一樣只知道干活，卻不會動腦子，上司更喜歡會動腦子、能為自己出謀劃策、提出建議的秘書。
同時，能在外企做好秘書工作的人，情商一定是非常高的。就像我們常說的做人要外圓而內方，其實做秘書更要如此：在原則性上，一點也不能含糊；但是在處理問題的手段上要圓滑而委婉，必須要考慮到方方面面的后果和對方的感受。
經驗至上的崗位
對于秘書這個職業來說，工作經驗是最寶貴的財富。在歐美的企業中，許多老板都喜歡用年紀大一些的秘書。尤其對于一些年紀比較大的領導來說，與自己一起工作多年的老秘書，就像自己的老花眼鏡一樣，式樣可能有些陳舊，但離不了，也換不得。甚至，在某些發達國家，許多秘書不僅要替老板安排日常工作，而且還要幫助老板安排家庭聚會、管理老板的財務(包括交納個人所得稅)等私人事務，甚至還有權代替老板開私人支票。因此，秘書不僅是工作的助手，更要成為上司最為信任的人。
秘書的職業特性使他們必然知道許多公司的商業機密，因此，不可以泄露公司機密是最基本的職業操守。而且，對于老板個人的習慣與隱私，秘書也得守口如瓶，這是潛規則。
凡事多匯報
秘書的職業屬性，使她經常要幫助上司完成他交代的任務。因此，要盡可能的匯報上司交辦的任務和處理情況，這樣領導也能更了解你的工作狀態。長此以往，他也會對你給予更多的信任和授權。
善于換位思考
其實每個人的行為、判斷都是帶有主觀色彩的，但對于秘書來說，是非常需要“換位思考”能力的，要盡可能地站在上司的角度上考慮問題。
樂觀和熱愛生活
秘書職業的特殊性，使他不得不經常受到上司情緒的影響。作為企業老板的工作壓力和責任是可想而知的，有時秘書甚至像老板情緒的垃圾筒。因此，作為外企的秘書就需要更為樂觀、開朗和熱愛生活，不要讓上司的情緒影響自己的情緒，而且要有一種“改造”和“領導”上司的能力。因此，首先不妨先用情緒去感染你的上司，這是非常簡單而且又行之有效的做法。
應急：你能笑泯恩仇嗎？
為什么現實中，女秘書要比男秘書更多？其實道理很簡單，因為一般的女性性格比較細膩，更為溫柔體貼和善于溝通，同時在問題的處理上，也更為周全。
我們常說“沖動是魔鬼”，有很多沖突其實只是“一念之差”。如果每個人都能控制好自己的情緒，站在對方的立場上進行換位思考，很多矛盾也就迎刃而解了。因此，在很激動的時候，情緒非常糟糕的情況下，千萬不要做任何事情。
也許大家會注意到，事件中的兩位，都是站在自己的立場上說對方錯了。任何事情只要是帶有強烈的指責性，強化自己是正確的，就永遠無法實現溝通。
在日常工作中，難免會發生一些不愉快和處理失當的事情。有位秘書總結她的經驗，就是要學會永遠保持微笑。俗話說“伸手不打笑臉人”， 女性作為秘書的優勢就更為明顯，比如：你的微笑可能就已經化解了許多沖突。并且，當領導發火時，你應該先主動表示歉意，即使不是你真的錯了，但是為了能讓領導暫時地消消氣也沒有什么不可以，總之，先把領導的怒火壓下去。如果自己真的受了委屈，也沒有必要立刻解決。因為，領導會認為你的“解釋”都是在“找借口”和“推卸責任”。當上司心情好的時候，再對這件事情進行溝通，效果可能會更好。
因此，如果對上司有不滿的時候，首先，一定要尊重自己的心理感受，要進行適時的溝通，不要積怨。其次，有了矛盾不要怕，不要放棄和回避矛盾，否則矛盾會日漸激化。再次，就是要磨合，要了解老板的辦事風格、人品、性格。最后，我們每個人都應該擺正自己的位置。如果自己不適合做秘書那就去做業務；如果不愿意讓別人管，那么就去自己當老板。不管做什么職業，都要想方設法學會站在對方的立場扮演好自己的角色。
(本文部分觀點摘自奇正管理俱樂部嘉賓發言)
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