財經(jīng)縱橫新浪首頁 > 財經(jīng)縱橫 > 創(chuàng)新管理 > 正文
 

如何編寫一份實用的工作說明書


http://whmsebhyy.com 2006年03月13日 17:52 《培訓(xùn)》雜志

  文/汪盈盈

  工作說明書作為組織重要的文件之一,是對某類職位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和條件,以及本職務(wù)任職人資格條件所作的書面記錄。通過工作分析程序獲得的資料,經(jīng)過歸納與整理,可撰寫成工作說明書。

  工作說明書主要內(nèi)容

  工作說明書的編寫無固定的模式,需要根據(jù)該企業(yè)職務(wù)分析的特點、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內(nèi)容:

  1、工作標(biāo)識

  包括工作的名稱、編號、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說明書的編寫日期、編寫人與審核人,以及文件確認時間等項目。

  2、工作綜述

  描述工作的總體性質(zhì),即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。

  應(yīng)盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述,比如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度,但實際上,—項經(jīng)?梢钥吹降墓ぷ鲀(nèi)容而不被明確而清晰寫進工作說明書,只是用“所分配的其他任務(wù)”一類的文字,就很容易為回避責(zé)任找到一種托辭,這使得對工作的性質(zhì)以及員工需要完成的工作的敘述出現(xiàn)有意無意的漏洞。

  3.工作活動和程序

  包括所要完成的工作任務(wù)、職位責(zé)任、所使用的工具以及機器設(shè)備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實施的監(jiān)督等。

  4.工作條件與物理環(huán)境

  簡要地列出有關(guān)的工作條件,包括工作地點的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。

  5.內(nèi)外軟性環(huán)境

  包括工作團隊中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、各部門之間的關(guān)系、工作現(xiàn)場內(nèi)外的文化設(shè)施、社會習(xí)俗等。

  6.工作權(quán)限

  包括工作人員決策的權(quán)限和行政人事權(quán)限、對其他人員實施監(jiān)督權(quán)以及審批財務(wù)經(jīng)費和預(yù)算的權(quán)限等。

  7.工作的績效標(biāo)準(zhǔn)

  工作說明書中還需包括有關(guān)績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容,即完成某些任務(wù)或工作量所要達到的標(biāo)準(zhǔn)。這部分內(nèi)容說明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說明書中的每一項任務(wù)時所達到的標(biāo)準(zhǔn)或要求。

  比如,要確定績效標(biāo)準(zhǔn),只要把下面的話補充完整就可以了:“如果你做到這樣,我會對你的工作很滿意。”對于工作說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話指引敘述完整,自然就會形成一套較完整的績效標(biāo)準(zhǔn)。

  8.聘用條件

  包括工作時數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機會、工作的季節(jié)性、進修與學(xué)習(xí)的機會等。

  9.工作要求

  主要說明擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件,基本分為:

 、僖话阋螅喊挲g、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗;

 、谏眢w要求:包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度;

 、坌睦硪螅喊ㄓ^察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力、語言表達能力、人際交往能力、性格特點、品格氣質(zhì)、興趣愛好等。

  工作說明書編寫要求

  工作說明書在組織管理中的地位極為重要,是人力資源部門與相關(guān)用人部門招聘人員和考核的重要決策和參考依據(jù)。一份實用性強的工作說明書應(yīng)符合下列要求:

  1、清晰明白

  在編寫工作說明書時,對于工作的描述必須清晰透徹,讓任職人員讀過以后,可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等,無需再詢問他人或查看其他說明材料。應(yīng)避免使用原則性的評價,同時對較專業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚,以免在理解上產(chǎn)生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責(zé)。

  2、具體細致

  在說明工作的種類、復(fù)雜程度、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應(yīng)負責(zé)任的程度這些問題時,用詞上應(yīng)盡量選用一些具體的動詞,盡量使用能夠準(zhǔn)確地表達你的意思的語言。

  比如運用“安裝”、“加工”、“設(shè)計”等詞匯,避免使用籠統(tǒng)含糊的語言,如在一個崗位的職責(zé)描述上,使用了“處理文件”這樣的文句,顯然有含混不清的成份,“處理”是什么意思呢?因此,在具體的編寫時,需要仔細區(qū)分到底是對文件進行分類,還是進行分發(fā)。

  3、簡短扼要

  整個工作說明書必須簡短扼要,以免由于過于復(fù)雜、龐大,不便于記憶。在描述一個崗位的職責(zé)時,應(yīng)該選取主要的職責(zé)進行描述,一般不超過十項為適,對于兼顧的職責(zé)可作出必要的補充或說明。

  編寫時應(yīng)注意的事項

  1、以符合邏輯的順序來編寫

  —般說來,一個崗位通常有多項工作職責(zé),在工作說明書中羅列這些工作職責(zé)并非是雜亂無章的、隨機的,而是要按照—定的邏輯順序來編排,這樣才有助于理解和使用工作說明書。

  2、盡量使用通俗易懂的語言

  應(yīng)盡量避免過于強調(diào)技術(shù)性的文字或概念,所描述工作說明書不僅要讓上級能夠理解,更重要的是上崗人員能實實在在地領(lǐng)會,因此,當(dāng)遇到技術(shù)性的問題時,應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的解析。

  3、應(yīng)該表明各項職責(zé)重次性

  許多具體的工作,所出現(xiàn)的頻率、各項職責(zé)所占的時間比重都有所不同。因此,可考慮按重次程度自上而下排列,或者結(jié)合各項職責(zé)出現(xiàn)的頻率高低,在對應(yīng)的備注欄上說明職責(zé)在總的職責(zé)中占的比例。

  要較好的編寫工作說明書,不僅要清楚其崗位工作的主要內(nèi)容,而且對其職責(zé)大小與次序的劃分也是要明確的。在實際編寫方面,可按照各項職責(zé)的重要程度、難易程度和任職者花費的時間等進行具體分析,關(guān)鍵是客觀如實和可操作性(即做什么、如何做、做得好)。

  —般來說,由于基層或生產(chǎn)線員工的工作更為具體,其工作說明書中的描述也應(yīng)更為詳細。實際上,許多企業(yè)是使用“作業(yè)指導(dǎo)書”和“崗位操作規(guī)程”來替代的。


發(fā)表評論

愛問(iAsk.com)


評論】【談股論金】【收藏此頁】【股票時時看】【 】【多種方式看新聞】【打印】【關(guān)閉


新浪網(wǎng)財經(jīng)縱橫網(wǎng)友意見留言板 電話:010-82628888-5174   歡迎批評指正

新浪簡介 | About Sina | 廣告服務(wù) | 聯(lián)系我們 | 招聘信息 | 網(wǎng)站律師 | SINA English | 會員注冊 | 產(chǎn)品答疑

Copyright © 1996-2006 SINA Corporation, All Rights Reserved

新浪公司 版權(quán)所有