馬有田
市場(chǎng)環(huán)境的變化和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈,迫使企業(yè)要不斷提高內(nèi)部管理的同時(shí)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制和信息透明。會(huì)議,無(wú)非是一種有效的控制和信息透明的工具。
殊不知,在西方發(fā)達(dá)國(guó)家和優(yōu)秀企業(yè)通過(guò)會(huì)議強(qiáng)化和提高企業(yè)管理效率的時(shí)候,我們
中國(guó)諸多行業(yè)的管理者還在困惑于如何應(yīng)付各種各樣的企業(yè)會(huì)議和擺脫“文山會(huì)海”的窘境。這就是差距,管理理念和觀念的差距。
“會(huì)議室內(nèi)煙霧繚繞,主持人在那里滔滔不絕講個(gè)不停,與會(huì)者是東倒西歪、哈氣連天,交頭接耳者、玩弄手機(jī)者、嬉皮笑臉者都有”,這是我們都不陌生的、且都有過(guò)親身體驗(yàn)的會(huì)議氛圍,會(huì)議又長(zhǎng)又不解決問(wèn)題。什么原因呢?緣于中國(guó)管理者對(duì)會(huì)議本身的認(rèn)識(shí)的局限性,使得會(huì)議缺乏必要的溝通和準(zhǔn)備,從而出現(xiàn)了前述的參會(huì)者和組織者均感尷尬的會(huì)議場(chǎng)面。如何才能改觀和提高會(huì)議效率呢?
第一,觀念轉(zhuǎn)變。會(huì)議是一項(xiàng)有效的管理工具,PDCA循環(huán)管理理論中的C(Check)環(huán)節(jié)的實(shí)現(xiàn),有效的途徑就是會(huì)議,通過(guò)會(huì)議監(jiān)督檢查工作進(jìn)展情況和出現(xiàn)的問(wèn)題,因此,我們必須轉(zhuǎn)變觀念,將會(huì)議視為履行管理責(zé)任和實(shí)施管理控制的有效手段,有了這樣地認(rèn)識(shí)才會(huì)有精心的會(huì)議組織者和負(fù)責(zé)的會(huì)議參與者,從而改善會(huì)議效果。
第二,明確會(huì)議目的。不同目的的會(huì)議有不同的組織方式,只有明確了目的才能有效保證會(huì)議效果。任何形式的會(huì)議無(wú)非有三個(gè)目的,一是了解溝通信息;二是部署任務(wù);三是分析解決問(wèn)題。了解溝通信息的會(huì)議就是相互通報(bào)情況、告知相關(guān)的信息,溝通協(xié)調(diào)相關(guān)事宜,一般不會(huì)形成決定性事項(xiàng);部署任務(wù)的會(huì)議更多是單方面的信息傳遞,即多為上向下傳達(dá)指示、布置任務(wù),與會(huì)者則是受命者;分析解決問(wèn)題就是針對(duì)專題問(wèn)題分析討論,解決問(wèn)題。很多企業(yè)將上述很多目的融為一體召開會(huì)議,結(jié)果是目的不明確,問(wèn)題不清晰,自然造成會(huì)議冗長(zhǎng)且效率極低。因此,每次的會(huì)議必須明確設(shè)計(jì)預(yù)期的效果,以此考慮會(huì)議的議程和相關(guān)計(jì)劃的設(shè)計(jì)安排。
第三,明確會(huì)議者的責(zé)任。任何會(huì)議都由組織者、與會(huì)者、列席者等人員構(gòu)成,不同的會(huì)議,其組織者、與會(huì)者和列席者均承擔(dān)不同的職務(wù)角色,承擔(dān)不同的會(huì)議責(zé)任。因此,會(huì)議的組織者、與會(huì)人員參加每一次會(huì)議時(shí),在充分了解會(huì)議目的的前提下,要清晰自己的會(huì)議責(zé)任,沒(méi)有無(wú)緣無(wú)故的會(huì)議,既然通知你參加會(huì)議,必然期望你能承擔(dān)某一方面的工作或責(zé)任角色。需要充分的準(zhǔn)備,不要只帶耳朵參加會(huì)議,必須是心、腦、耳、口齊全。很多企業(yè)的管理者在參加會(huì)議時(shí),只要不是自己主持或沒(méi)有通知自己講話,就悠閑的只帶著“耳朵”來(lái)聽,具體聽什么、想要達(dá)到什么目的都不清楚,單純?yōu)榱碎_會(huì)而開會(huì),這必然不能充分發(fā)揮會(huì)議的作用。
第四,主持人進(jìn)行有效的會(huì)議控制。會(huì)議中往往會(huì)出現(xiàn)偏離主題或發(fā)言超時(shí)等不可預(yù)測(cè)的現(xiàn)象出現(xiàn),這就要求會(huì)議主持人要適時(shí)、恰當(dāng)、藝術(shù)的掌控節(jié)奏,在不挫傷發(fā)言者積極性的同時(shí)又能很好的把握局勢(shì),從而提高會(huì)議效率。因此會(huì)議主持人要在會(huì)前做充分的準(zhǔn)備和考慮。
第五,會(huì)后進(jìn)行會(huì)議評(píng)估。會(huì)議評(píng)估的目的是為了有效改善以后會(huì)議質(zhì)量,并非是要獎(jiǎng)勵(lì)。可以對(duì)會(huì)議主持人、參會(huì)人和會(huì)議綜合效率三個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估,每次評(píng)估后進(jìn)行總結(jié),找出成功與失敗的方面,在以后的會(huì)議中加以改善,長(zhǎng)此以往,不僅會(huì)議會(huì)越來(lái)越有成效,還會(huì)使管理者(參會(huì)者)改變對(duì)會(huì)議的認(rèn)識(shí),逐步成為主動(dòng)改善會(huì)議成效的推進(jìn)者和參與者,這樣,會(huì)議這一管理工具的效用就顯現(xiàn)出來(lái)了。
總而言之,中國(guó)企業(yè)在不斷探索適合自己的管理工具、方法的時(shí)候,千萬(wàn)不要過(guò)多的追求時(shí)髦和盲目超前,畢竟管理的實(shí)質(zhì)是將復(fù)雜的管理系統(tǒng)簡(jiǎn)單化,因此在日常管理過(guò)程中我們不妨多思考一些諸如會(huì)議管理、時(shí)間管理等簡(jiǎn)單而實(shí)用的管理工具,將其用好用活可能更利于提高企業(yè)管理實(shí)效。
作者系中圣國(guó)脈管理咨詢公司高級(jí)顧問(wèn)
|