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如果行政部，分析辦公成本時像調研部門一樣細致嚴謹,推行新政時如廣告部一樣循序善誘，執行規定如財務部般一絲不茍,如秘書般對你的工作需求了如指掌，那么,他就是能省出大企業的王牌行政部。
2004年以前,過了夜里9點半,神州數碼業務人員“聯系客戶”的高峰就到來了。而2004年以后,全部改在正常工作時間，這不是業務部門的調整，而是來自信息化管理部，一項改
革，節省了神州數碼近千萬的通訊費用，而這項改革的背后，還有一本詳實細致的通訊狀況分析報告。
信息化管理部鄭小維的報告，讓神州數碼的管理層看到了這個“客戶溝通高峰”的真實原因：手機支付網絡電影下載、私人長途電話，甚至有人靠電話積分換取免費手機和禮品。晚上九點半，財務部下班以后，一個新的付款窗口卻打開了，員工利用這個窗口支取了本該節省下來的近千萬。一位神州數碼的員工估算，由此開展的通訊改革，節約的支出是原來的25%-33%。而在此前的2003年底，聯想也已經實施了控制通訊費用的措施：為員工配備小靈通，同時把移動電話報銷配額削減一半。
面對辦公成本節省，不只在大企業，對于那些發展中的中型企業更是尤為重要。
省出華南區
在從南京到北京的列車上，一位德本電工的技師大談自己的省錢哲學：“其實我可以乘飛機去北京，但是，我決不會這么做，因為坐火車可以省出一臺筆記本電腦的油水，還能落個節約成本的美名”�，F在的目的地是天津，我可以選擇直接從南京去天津，但是卻以買不到票為名，從南京去北京，然后從北京去天津，其實，我會從鄭州轉車直接回天津。按照時間計算，我到北京的時間是夜里11點30分，第二天從北京去天津，這樣，我不出現在北京，卻可以獲得多一天的補助、多一天的三星級賓館住宿和北京標準的三餐補助，以及從北京到天津最昂貴方式的單程交通，粗略算下來也有1000元。以此類推，“全程優化”成果竟然真的有8000多元。
德本電工行政總監李響用上面的例子來描述他剛上任時的情景：“小伎倆可以吞噬大企業！”2004年11月上任以來，李響推行的旅差優化節省下來的支出，相當于整個華南區辦事處半年的辦公成本。說到方法，李響的話出人意料：“行政部的成本控制是一個系統的過程，方法卻總是非常簡單�！�
李響介紹說“其實我就是把出差的同事當作物流標的,實現類似GPS的定位而已�！痹诘卤�,行政部門接受全國的出差申請,并根據出差申請制定行程優化,所有省會及二級城市的住宿和票務都由總部的指揮中心完成,這樣,出差人員不再需要顧慮機票,每到一個目的地,也可以直接按照手機短信上的地址到離客戶最近的指定酒店住宿，而這一切，是依靠總部行政部門和攜程、億龍等旅行協助機構共同完成的�？偛繒M量根據拜訪客戶所在的位置，選擇合乎標準且距離最近的酒店，并且隨時接受員工對這種安排的投訴和建議。
完成這一切，行政部門所需要做的不過是一個來自臺灣的行程跟蹤軟件，和一名專有協調秘書，每個月的成本不超過4000塊。
計劃推廣的初期，行政部門遭遇了來自全國分公司的抵抗，一些員工投訴：為了和總部溝通行程，發生了很多的長途通訊費用，這樣做太煩瑣！而李響的新策略很快讓這些投訴者啞口無言：“總部協調中心開設了新的熱線，專門接聽投訴，并且申請了受話方付費業務�！边@樣一來，抱怨和抵觸面臨細致的量化評估，無端的指責不攻自破。
讓所有人都有秘書
德本電工在總部推出這些措施的時候，大家都覺得是天方夜譚�！捌鋵嵎浅：唵危覀儾粌H沒有增加一個秘書，還在3個月以后減少了5個秘書，節約了一成的移動通訊成本，并且提高了所有會議和信息溝通的效率”。
完成這些成就的并不是什么高科技，只是在行政部門的電腦上安裝了一個短信群發平臺。以往，每次召開會議，都需要會議發起人把參加會議人員的名單交給秘書，由秘書打電話逐個通知，往往是對方在拜訪客戶的時候不得不接聽電話，并且在趕到會議現場的時候對會議主題一無所知。應用了這個平臺以后，系統將在會議開始前4個小時自動把會議信息發到所有人的手機上，內容涉及會議名稱、主題、發起人、地址、時間，以及基本的背景資料。會議參加人只需要在收到通知后發任何內容回復到指定號碼，就表示已經收到，或是否能準時參加。為了預防短信被遺漏，信息發出1小時如果沒有收到回復，系統會提示秘書，再由秘書打電話詢問原因。
和所有優秀的行政管理者一樣，“省和不省對企業有同樣的作用，”李響明白，“節省的目的是為了提高效率，從而增加效果，單純的吝嗇和節儉是任何企業都不需要的。”
一個新員工到公司報道了，在填寫了各種表格以后，這位新員工被詢問：“可以選擇把您最重要的紀念日告訴行政部門，我們將為您提供提醒；其次，請確認您自己更愿意過農歷的生日還是公歷生日，是哪一天？”看上去煩瑣的過程卻是為了保證人力資源部門的生日會效果，以及幫助企業完善文化建設。李響說：“這也是一種節省�！�
李響曾經做過調查，在80年代以前出生的員工，有很大一部分人把農歷的生日作為自己慶生的日子，尤其是我國的北方，每年總有3成以上的員工，在接受人力資源部慶祝的時候，嘴上表示感謝，卻并不是處在幸福的心理狀態之下，自然也不會有感恩之心。增加一個過程，不只是杜絕了浪費，更重要是把握了和員工深入溝通的機會。
李響告訴記者：“95年我在德國工作，遠在北京的父親在他生日那天收到了我公司寄的賀卡，上面是老總簽名的一段話：您的兒子很優秀，他是值得我們尊重的好員工，謝謝。”為了這句話，李響的父親還專門打越洋電話來囑咐兒子要好好工作。
我們不請月薪5萬的網管
“很少有人計算過一個‘爛網管’值多少錢，如果計算以后你會發現：他可能是公司里面最貴的員工�！崩铐懡o記者算了一筆賬，現代辦公環境下，幾乎電腦或者網絡癱瘓的時間，就是使用者暫停工作的時間，如果發生了全系統的癱瘓，那么，整個維修時間內所有員工時薪乘以維修時間就是這次癱瘓的成本。所以，一個月薪3000塊“爛網管”絕對可以讓你的企業損失50000塊。
如果在德本電工的總部，當你的電腦出了問題，系統網絡部門會馬上為你提供備用的筆記本電腦，然后選擇把電腦拿走修理，或者等你休息的時候就地修理；如果你有一個非常重要的郵件要發送，而整個系統崩潰了，系統網絡部門馬上可以為你提供無線發送或者提供最原始的撥號上網。
李響說：“我們不僅拒絕造成巨大浪費的系統維護人員，同時也拒絕繼續使用一個月里面有2次維修經歷的打印機和傳真機，因為，讓所有人都來遷就一臺辦公設備，甚至培訓所有人成為應付那太爛機器的行家里手，這個過程所造成的隱性成本損失實在太大了�！�
采訪的最后，李響對記者說：“如果有人現在還不明白行政部在公司成本上的作用，那希望他去財務部，看看成本一欄，去人力資源部聽聽企業文化評估和人力無形成本，他將明白自己正在行使著怎樣的權利和義務”。
信息塊：
省出大企業：
王牌“行政長官”的操作手冊：
1.先弄清楚所有工作的目的。例如：如果明白了客戶拜訪的真實目的永遠是考察你的公司，那么，詢問咖啡加糖的比例就不能省略。
2.儉省和優化的工作永遠沒有盡頭，因為管理成本浪費是絕對的，降低浪費是相對的，這種努力永遠不會停止。
3.認真面對所有對行政制度的投訴和抱怨，尤其是那些即將辭職的員工所說的。
4.這是一個服務部門，你的同事正生活在以你為“服務提供商”的酒店里，你的服務水平將提高客戶的層次和品位。
5.當成本、員工滿意程度、指令發生沖突，請參考第一條。
6.當出現第三條請參照第四條。
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