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在去年出版的《專案管理ΜBA》(The Project Managers MBA)一書中，作者科漢(Dennis J. Cohen)與葛拉漢(Robert J. Graham)指出，成功的專案經(jīng)理人需要具備幾項重要的知識與技能，其中包含了解企業(yè)策略、如何提升專案成效、了解顧客等。另外，專案經(jīng)理應(yīng)將專案視為一個新創(chuàng)事業(yè)，將自己的角色轉(zhuǎn)換成一名創(chuàng)業(yè)家，了解企業(yè)如何為股東、顧客與企業(yè)本身創(chuàng)造價值。
首先，在推動專案之前，專案經(jīng)理必須先了解企業(yè)策略，讓專案和企業(yè)策略結(jié)合。
專案為什么失敗
除了基本技能之外，專案經(jīng)理人應(yīng)該了解一般專案失敗的原因何在。訓(xùn)練與發(fā)展雜志(Training and Development)分析指出，阻礙專案推行的絆腳石與溝通有關(guān)。有效的溝通，可以大幅提高專案成功的幾率。
專案經(jīng)理人如何才能減少溝通不良所造成的失誤？
首先，要了解專案團隊中，阻礙有效溝通的障礙。通常，溝通的障礙包括：
-錯誤的假設(shè)。團隊成員似乎都清楚你的指示與期望，但最后你卻發(fā)現(xiàn)，你們之間的認(rèn)知南轅北轍。這是因為你以為彼此了解，而未要求團隊回應(yīng)確認(rèn)。
-害怕報告實情。專案經(jīng)理人必須建立一個可以說出實情的團隊文化，不要讓成員只告知你正面的信息。
-缺少共同語言。專案經(jīng)理人要建立起共同的語言，避免各種專業(yè)術(shù)語阻礙溝通。
-文化差異。文化差異包含了語言、性別、種族及企業(yè)協(xié)定。
-不良的團隊氣氛。建立一個開放、誠實的團隊，不要建立一個階級分明的團隊。由上而下命令式的溝通模式，造成的阻礙會更大。
去除溝通障礙最有效的方式，就是在專案推動之前，擬定一個正式溝通計劃，以化解潛在的問題，幫助經(jīng)理人掌握專案的進度及預(yù)算。溝通計劃的內(nèi)容，包含基本法則、沖突解決方案及改變協(xié)定(change protocol)。
基本法則是用來解答專案成員的問題。譬如：什么人需要什么資訊？什么時候需要？訊息如何傳遞──面對面的溝通、電話、電子郵件或正式報告等。
另外，身為專案經(jīng)理人，你要思考的基本法則如下：誰要直接對你報告？用什么方式簡報。簡報的頻率──每天、每個星期，還是兩個星期？
一開始就把溝通細節(jié)說清楚，不僅可以節(jié)省時間與成本，還能讓每一位團隊成員都清楚知道自己的職責(zé)所在。
心中時刻有顧客
另外，在推動專案的過程中，必須時時刻刻謹(jǐn)記顧客的需求。舉例來說，新產(chǎn)品研發(fā)的專案是為了滿足外在顧客的需求，但某些科技專案的推行，則是為了提升內(nèi)部員工的工作效率。不論專案對內(nèi)或?qū)ν猓瑢０附?jīng)理人都得先了解目標(biāo)顧客是誰，他們有什么需求，才可能達成專案的成效。
然而在了解顧客之前，先得掌握市場趨勢。很多專案經(jīng)理人都有一個錯誤的認(rèn)知，認(rèn)為“新產(chǎn)品一推出，就會有人買。”事實證明，這是錯誤的觀念。摩托羅拉的銥計劃就是典型的例子，這項透過衛(wèi)星提供通訊的服務(wù)，最后證明沒有市場。
此外，專案經(jīng)理人必須區(qū)分顧客及使用者的個別需求。所謂顧客，是指實際付錢購物的人，使用者則是實際受惠的人。舉例來說，母親為嬰兒購買濃縮湯，則母親是顧客，嬰兒是使用者。因此，使用者會直接影響產(chǎn)品的銷售。
提升專案的成效
如何提升專案的成效？在回答這個問題之前，先要從評估的標(biāo)準(zhǔn)著手。一般而言，專案成效評估的重點有三：專案推行的速度、品質(zhì)，以及它所產(chǎn)生的價值。
通常，一個專案從概念形成到專案結(jié)束，稱為專案循環(huán)時間(project cycle time)，這個時間越短，企業(yè)就越快享有專案產(chǎn)生的價值，投資也愈快得到回收。因此，縮短專案循環(huán)時間，可以為企業(yè)增加現(xiàn)金流量、減少專案投資，同時增加經(jīng)濟價值。
然而，如何在控制成本的同時，又兼顧品質(zhì)及縮短專案循環(huán)時間？以下有六個原則可供參考：
一、選派訓(xùn)練有素的專案經(jīng)理人。選擇專案經(jīng)理人時，不可以因為他是技術(shù)背景出身，就委派他為專案經(jīng)理人。專案經(jīng)理人必須充滿熱忱，受過訓(xùn)練，因為他要為專案成敗負責(zé)。
二、迅速建立標(biāo)準(zhǔn)程序。建立專案標(biāo)準(zhǔn)程序的速度要快，但不需要完善。不完善的標(biāo)準(zhǔn)程序可以讓問題凸顯出來，進而加速形成解決問題的方案。
三、組織核心團隊。專案團隊?wèi)?yīng)該由跨部門的人員組成。由于團隊成員來自不同的部門，因此當(dāng)問題發(fā)生時，可以獲得不同部門的意見和支援，有效解決問題。同時應(yīng)該注意的是，專案成員還應(yīng)該包含終端使用者或顧客。核心成員必須有始有終地參與。
四、確保團隊成員全職負責(zé)專案。為了加速專案的完成，團隊成員應(yīng)該一次只負責(zé)一項專案，避免同時負責(zé)多項專案，削弱力量。
五、團隊成員最好避免分處各地。團隊成員應(yīng)該在同一個區(qū)域工作，彼此的溝通協(xié)調(diào)較容易。
六、高層主管的支持。專案失敗通常是因為高層主管沒有參與。
此外，在必要的時候，為了準(zhǔn)時達成專案目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)增加額外投資。麥肯錫顧問公司曾經(jīng)分析，推出新產(chǎn)品時，如果專案時間拖延相當(dāng)于產(chǎn)品生命周期10%，潛在利潤的損失可能就高達30%；但是，若專案超出50%的預(yù)算，產(chǎn)品能準(zhǔn)時上市，則潛在利潤的損失可能只有3%。
把自己定位為創(chuàng)業(yè)家
推行專案最終的目的都是，希望能夠創(chuàng)造顧客滿意、增加銷售量、提高獲利，最后創(chuàng)造股東價值。因此，專案經(jīng)理人必須將自己的角色定位為創(chuàng)業(yè)家或CEO，把專案當(dāng)成事業(yè)來經(jīng)營，了解企業(yè)的運作如何為股東創(chuàng)造價值。
但是，并不是每一項專案都會直接對企業(yè)利潤產(chǎn)生影響。專案經(jīng)理人同樣需要思考，專案的推行對企業(yè)策略能夠產(chǎn)生什么樣的價值？舉例來說，推出新產(chǎn)品會大幅提高公司獲利能力，而進入新市場的專案，只要能打平就很幸運了。但是，兩者對企業(yè)整體的策略卻都有貢獻。
好專案不會憑空出現(xiàn)，需要完備規(guī)劃與認(rèn)真執(zhí)行。其中包含有六個步驟：
-發(fā)展專案架構(gòu)。說清楚你期待達成的數(shù)字，如銷售量、生產(chǎn)及營運成本等。確保目標(biāo)設(shè)定合理。
-策略思考。從大格局來思考專案的目標(biāo)。想想專案是否符合企業(yè)長期策略，看看專案是否與企業(yè)的競爭優(yōu)勢相輔相成，或者可以為企業(yè)開創(chuàng)其他的優(yōu)勢。
-建立事業(yè)規(guī)劃。進行市場調(diào)查，并了解競爭狀況，讓核心團隊參與事業(yè)規(guī)劃。
-執(zhí)行并控制專案。專案開始執(zhí)行時，不要把事業(yè)規(guī)劃擺一邊，它是專案執(zhí)行的指導(dǎo)原則，讓你隨時檢視專案設(shè)定的目標(biāo)是否達成。
-專案終止與檢討。專案結(jié)束時，專案團隊?wèi)?yīng)該提出一份專案報告，檢討哪些目標(biāo)達成，哪些未達成，以供日后參考。如果虎頭蛇尾，專案成員付出昂貴代價獲得的教訓(xùn)，將無法有效分享，下次專案開始，一切又得從頭來。
掌握好專案管理的訣竅，可以讓你事半功倍！-多倫
你被指派負責(zé)一項具高度挑戰(zhàn)性的專案，例如一宗購并案、推出新產(chǎn)品，或執(zhí)行新的績效評估系統(tǒng)等。不論你負責(zé)的是哪一類專案，都得在有限的時間與預(yù)算下，扛起為企業(yè)節(jié)省成本、創(chuàng)造利潤的目標(biāo)。然而，身為一名專案經(jīng)理人，過去你可能沒有任何類似的經(jīng)驗，而你的專業(yè)知識也與所負責(zé)的專案相去甚遠，在這樣的情況下，你如何成功推動專案？
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