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瑞迪企管顧問公司資深人資顧問王興中
人資部門負責薪資管理的員工每個月必須要處理的工作，應該就是準時、正確的發放所有員工的薪資。雖然是每個月都必須要做的事情，不過在人資管理中，有一些實務上“管理”的需要，則是必須要在整體作業流程中被照顧到的。我們特別將一般公司薪資發放的作業流程整理如下，提供給各位參考：
一、出勤資料作業：薪資作業人員在這個階段的主要工作在將員工當月份出勤資料收集、出勤異常處理、加班處理等作業完成。若公司有其它不同計薪方式的員工，則應該同時作業，將所有員工的出勤記錄計算清楚，以作為薪資計算的基礎。這個階段應該要確實要求所有出勤異常處理以及加班處理的實時性及正確性，并且為了作業的時效性，人資部門最好訂定有每月出勤資料申報期限的最后期限，不然每個月初，薪資作業人員就要到處追著員工辦理出勤異常的處理，或是加班記錄的申請等，耽誤了發薪日期，員工可是不會體諒的。
二、薪資計算作業：這個階段主要在將確認過后之出勤資料進行薪資計算作業；雖然基本上，加班費計算或是請假的扣薪等計算方式，都有一定的規定，但是每個公司可能還是會有一些“特別”的計算方式，薪資作業人員必須清楚了解各項加減新的計算方式，并且要確認薪資計算的正確性以及完整性。不過現在由于計算機技術的發展，這個部份的工作大多交由軟件處理，因此只要一次的設定工作，日后就可以完全依靠計算機的處理。因此在薪資管理的規定中，最好不要在薪資計算的過程中，加入過多的需要“人為”判斷的流程，否則有可能會增加軟件程序設計的復雜度，甚至有可能必須計算機作業完畢后，還需要人工的調整作業。
三、薪資數據核準流程：當薪資作業人員將所有員工的薪資計算清楚并且確認后，下一步就是將資料送簽核。一般來說，為了顧及“薪資保密”的原則，人事部門將薪資計算結果整理成報表后，都會由薪資作業人員親自將資料“面送”主管審核簽字，而會經過的主管也以人資部門主管及總經理為主，其它部門基本上不需要看，不過有些公司為了財會部門準備發新的現金，會需要“知會”一下財會部門主管，不過這時候也只需要將總數或是分部門別整理報表給財會部門，而不需要將所有明細將給財會部門的，如此才能夠確保薪資資料在核準過程中的保密性。
四、薪資給付作業：現在大多數的公司都是以薪資轉帳的方式處理薪資發放作業，當然這絕對是比較安全與方便的方式。一般來說，財務部門開立薪資轉帳支票后交由薪資作業人員送銀行辦轉帳手續。但是也有的公司，考量財務部門與銀行的關系與資金調度的問題，會由財會部門處理薪資轉帳，只是好不容易做好的薪資保密，有可能會在這里破功。另外，在這個階段，可能會有必須要發“現金”的問題，這個時候人資部門與財會部門一定要先訂定好可以發現金的條件，以及發現金要經過特別核準的流程，這樣才不會造成弊端，并且避免無謂的人情困擾。
五、薪資作業錯誤更正：當然最好是不需要經過這一項工作，不過如果有錯誤，我們建議還是要能在當月份補正過來，這個時候就必須要有一個補正的核準流程，并且要訂定一定金額以上的補正，需要經過特別的核準流程，這樣才會讓人資部門“認真”處理薪資作業工作。
基本上，人資部門在考量薪資作業的流程時，最重要的一定要考量以下三點，如果這三點照顧到了，大致就不會出錯了。
一、薪資作業流程中，以人資課薪資作業人員為主體，可將責任厘清。
二、薪資保密的原則要被充分的考量到。
三、財務部門職責在確認并準備當月應發薪資金額。
薪資發放作業，雖然不是人資部門最重要的工作，但是卻是一般員工最重視，并且人資部門最容易出錯的工作。事先訂定一些作業的規范，并且仔細的檢視，確保各個容易出錯的步驟都檢查過了，人資部門就可以將大部分的時間，放在企業整體人力資源管理規劃的工作上。
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