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文：寶利嘉 身居管理者位置并不一定會自然產生正確委派工作的能力。因此，現代管理者的一個非常重要的能力就是如何把工作委派給別人去做。怎樣做到有效的委派呢?美國人皮爾斯提出了有效委派系統的七個步驟。先定工作后選人
第一步選定需要委派的工作。認真考察要做的各種工作，確保自己理解這些工作都需要做些什么、有些什么特殊問題或復雜程度如何。當你對工作有了清楚的了解以后，還要使
你的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說明工作的性質和目標，要保證下屬通過完成工作獲得新的知識或經驗。
切記不要把“熱土豆”式的工作委派出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處于最優先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作。另外，非常保密的工作也不要委派給別人去做。如果某項工作涉及到只有你才應該了解的特殊信息，就不要委派出去。
第二步選定能夠勝任的人。建議你對下屬進行完整的評價。你可以花幾天時間讓每個下屬用書面形式寫出他們對自己職責的評論。要特別注意兩個職員互相交叉的一些工作。在這種評價過程中，你還需要掌握兩點：了解工作和職員完成工作的速度。你要通過這種形式掌握職員對他自己的工作究竟了解多深。
如果你對職員的分析正確無誤，那么選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好�；氐綄ぷ鞯牧私夂吐殕T完成工作速度這兩個主要標準上來。然后，你再決定是想把工作做得好還是快。這種決策目標將會向你說明能夠勝任工作的人是什么樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的職員發揮最大的作用。但有一點也要記住，那就是你要盡量避免把所有的工作都交給一個人去做的傾向。把委派安排在下午
第三步確定委派工作的時間、條件和方法。大多數管理者上午上班后的第一件事便是委派工作。這樣做可能方便管理者，但卻有損于職員的積極性。因為他們被迫改變原定的日程安排，工作的優選順序也要調整。委派工作的最好時間是在下午。你要把委派工作作為一天里的最后一件事來做。這樣，有利于下屬為明天的工作做準備。
面對面地委派工作是最好的一種委派方法。這樣委派工作便于回答下屬提出的問題。獲得及時的信息反饋、充分利用面部感情和動作等形式強調工作的重要性�！�
第四步制定一個確切的委派計劃。有了確定的目標才能開始委派工作。你要把計劃達到的目標寫出來，給職員一份，自己留下一份備查。應該讓這種委派計劃指導有效委派工作的全過程。
第五步委派工作。在委派工作之前，需要把為什么選他完成某項工作的原因講清楚。關鍵是要強調積極的一面，同時，還要讓下屬知道他對完成工作任務所負的重要責任，讓他知道完成工作任務對他目前和今后在組織中的地位會有直接影響。要向下屬講出你所知道的一切。不要因為沒有講完所掌握的信息，而給下屬設下工作的陷阱。另外，還要告訴他什么時間向你報告工作，并明確要求。最后，你要肯定地表示自己對下屬的信任和對工作的興趣。委派之后的評定
第六步檢查下屬的工作進展情況。檢查太勤會浪費時間；對委派出去的工作不聞不問，也會導致災禍。對不同工作，檢查計劃也有所不同，主要取決于工作的難易程度、職員的能力及完成工作需要時間的長短。
如果某項工作難度很大并且是最優先的，就要時常檢查進展情況，每一兩天檢查一次，當你把一件有困難的工作委派給一個經驗較少的下屬去做時，你可以把檢查工作進展的次數定為其他下屬的兩倍。除了定期檢查工作以外，還要豎起耳朵傾聽下屬的意見和報告工作進展的情況。
評價工作進展的方法必須明確。要求下屬向你報告工作是怎樣做的，還有多少工作沒有做完，讓他告訴你工作中遇到的問題和他是怎樣解決這些問題的。最后，你要用堅定的口氣向下屬指明，必須完成工作的期限和達到要求的行動方案，促使下屬繼續努力工作。
第七步檢查和評價委派工作系統。當委派出去的工作完成以后，你要在適當的時候對自己的委派工作系統進行評價，以求改進。
為了做好委派工作系統的評價工作，需要解決這樣一些問題：工作是否按期完成?工作的目標是否達到?下屬是否創造出了完成工作的新方法?他們是否從工作中學到了一些新東西或得到了某種益處？把這些問題作為評價委派系統工作情況的基礎，邀請下屬進行評論。尊敬和賦予新的工作責任是對下屬的獎勵，即使你從內心里認為對下屬的信賴是一種極大的獎賞和促進，也不行，比較好的辦法是，向他們透露點個人的事情，如你與上司的問題。
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