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開會是企業運作過程中不可或缺的一項重要活動，可是，每當提到開會，總會讓大家聯想到一些問題，例如會而不議、議而不決、決而不行等等的。當然，我們有許多方法，用來幫助提高會議的品質，避開上述的那些困擾，而設計一份明確的會議通知單，筆者認為就是做好開會品質的第一步。
除非是例行性會議，一般企業召開的會議總會有一些主題與要求，因為企業的干部都
很忙，而且要參加的會議又很多，因此，他們實在是沒有那么多心力與時間，記住每一次會議要討論的主題與相關事宜，所以，在會議召開之前，相關部門最好是發給與會人員每人一份詳細的會議通知單，一方面讓與會人員了解到這次會議的內容等相關信息，另一方面，可以減少大家投入在這方面的記憶。
那么，一份好的會議通知單應該包括的內容有哪些：
一、會議名稱
一般企業為了便于管理，都會針對會議給一個大家容易了解會議方向的名稱，例如經營會議、產銷協調會、新產品開發會議等等之類的。
二、會議主題
讓與會人員事先知道這次會議要討論的重心是什么，當大家有了這種心理上的準備之后，相信對此次會議的品質，一定會有所幫助的。
三、會議時間
讓大家能事先知道會議的日期與起迄時間，而做一個必要的安排，這對與會人員的工作安排是會有幫助的。
四、參加人員
讓大家知道參加會議的成員，對會議的進行，也多少會有所幫助。
五、會議主席
讓大家事先知道這次會議是由誰來主持的。
六、會議地點
讓大家知道會議的場所何在，尤其是企業有多個會議室，如果這次的會議不在公司內召開的話，更要標示清楚，免得大家跑錯了方向，影響整個會議的品質。
七、交通方式
如果會議是在企業內召開，那么，應該就不會有所謂的交通問題，但如果是借用企業以外的場地來召開，尤其是一些大家較不熟悉的場地時，一定要事先安排好交通工具，或提供詳細的交通路線圖。
八、參考資料
如果此次會議有一些參考資料，要發給與會人員事先參考的話，在會議通知單上要加以說明其內容及份數，提醒相關人員的注意。
九、主辦人員
在會議通知單上，不要忘了把此次會議主辦人員的大名及聯絡電話寫上去，尤其是如果他有移動電話的話，更要附上該員的行動電話號碼，以便于與會人員有必要時，能夠順利和主辦單位人員取得聯系。
當然，有了詳細的會議通知單，并不表示與會人員百分之百都會記住這次的會議，因此，為了避免不必要的困擾，主辦單位最好能在召開會議的前兩天，用電話個別提醒每位應出席的人員，免得大家因為事情太忙，而把參加會議的這件事給忘了。
-周可／臺灣資深管理顧問
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