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對(duì)于一個(gè)公司的管理者來說?如果天天要用18個(gè)小時(shí)去完成本職工作?這絕對(duì)不是好現(xiàn)象?
Horace是某大企業(yè)的高層管理人，任何時(shí)候任何人看到的都是他匆匆的身影，他也總是訴苦說他很忙，忙著開會(huì)、交際應(yīng)酬；忙著計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制、指揮部下工作，恨不得一天有48個(gè)小時(shí)可以利用。有一次，在公司高層擴(kuò)大會(huì)議上，他特別強(qiáng)調(diào)，他一天除了用6小時(shí)
睡覺外，其余的18個(gè)小時(shí)，“每一個(gè)小時(shí)工作60分鐘，每一分鐘不折不扣地工作60秒”，幾乎把握了18個(gè)小時(shí)內(nèi)的每一秒鐘為公司做事。他還要求公司同仁都向他看齊，“隨時(shí)隨地”地“思考”，以便把工作做得更好。此話一出，全場(chǎng)嘩然。
善用工作時(shí)間內(nèi)的每一秒，應(yīng)是企業(yè)從業(yè)人員最基本的責(zé)任。從組織擴(kuò)充原理來說，公司某一業(yè)務(wù)量增加，一個(gè)人忙不過來，即在工作時(shí)間內(nèi)，無(wú)法完成所有的工作，則應(yīng)用兩個(gè)人，兩個(gè)人做不完，才會(huì)考慮用第三個(gè)人。如果并非員工工作能力不能勝任，自覺忙得喘不過氣來，但還是無(wú)法完成加在他身上的任務(wù)時(shí)，那便是組織內(nèi)的管理問題，如工作流程、工作分配不均、組織結(jié)構(gòu)不良……等等。
“三分之一時(shí)間打理集團(tuán)業(yè)務(wù)，三分之一周游列國(guó)，三分之一與同行、專家聚會(huì)。”中國(guó)首富劉永好說自己不是別人想像中那么忙，而是可以隨時(shí)安心離開公司一頭半月。當(dāng)然，有人會(huì)說，到了他那個(gè)位置，到了希望集團(tuán)那樣的規(guī)模，當(dāng)然可以不忙了。其實(shí)這本質(zhì)上是一個(gè)公司管理的問題，不是因?yàn)閯⒂篮贸闪耸赘痪涂梢圆幻Γ撬梅艡?quán)，讓優(yōu)秀的人管理公司。
在劉永好明白這個(gè)道理之前，他比Horace還要忙。希望一年召開兩次集團(tuán)的總經(jīng)理會(huì)議，至今已是第13屆，在第一次開會(huì)時(shí)，他樣樣都要兼顧，結(jié)果一個(gè)人講了14個(gè)小時(shí)。而現(xiàn)在，集團(tuán)的數(shù)十個(gè)總經(jīng)理中，有的總經(jīng)理他只見過2次，幾千萬(wàn)的投資額也不需要他批。
很多企業(yè)的經(jīng)理人員，都認(rèn)為當(dāng)頭的，一定要比下屬更忙。事實(shí)上這是一個(gè)錯(cuò)誤的觀念，責(zé)任大并不可以理解為工作忙。在工作時(shí)間內(nèi)，管理者與部屬，工作量及工作負(fù)荷應(yīng)該是相同的，唯一不同的只是所要完成的“工作層次”不同而已。例如，一位會(huì)計(jì)經(jīng)理可能要花8個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，去開會(huì)協(xié)調(diào)一件新制度的推行，而其所使用的開會(huì)資料，可能是其屬下6位主任各用8個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，才準(zhǔn)備出來的。如果管理者一天到晚總是忙！忙！忙！認(rèn)為24小時(shí)不夠用，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，這位仁兄肯定是不懂得充分授權(quán)，或者說不舍得授權(quán)，大大小小的事一把抓，才會(huì)如此。
在肯.默雷爾的《有效授權(quán)》一書中，他對(duì)授權(quán)是這樣定義的：授權(quán)就是對(duì)權(quán)力進(jìn)行一種創(chuàng)造性的分配，是對(duì)責(zé)任的分擔(dān)。什么叫創(chuàng)造性的分配，就是說授權(quán)不是簡(jiǎn)單的權(quán)力下放或分配，而是一種相互影響。
說到底，授權(quán)是為了讓員工更為主動(dòng)、更有責(zé)任心地工作，從而實(shí)現(xiàn)更高的生產(chǎn)率。那如何在授權(quán)過程中讓員工分擔(dān)責(zé)任呢？共有八個(gè)步驟：
1、從小處著手。先選擇一項(xiàng)可以分擔(dān)責(zé)任的工作，然后選擇一個(gè)同你的能力合起來足以勝任工作需要的人。
2、保證相互理解的人一起討論完成這項(xiàng)工作需要什么信息、要使用什么資源？
3、決定由誰(shuí)來做，做什么，什么時(shí)間做。將任務(wù)、信息、資源以及每個(gè)人要完成任務(wù)所需要的技能，列一張表。根據(jù)表中各項(xiàng)的排列順序決定誰(shuí)(一個(gè)或兩個(gè))先開始，什么時(shí)間開始。
4、制訂工作計(jì)劃。將你們所理解的包括預(yù)期結(jié)果(不必太長(zhǎng)遠(yuǎn)，但要清楚完整)在內(nèi)的工作內(nèi)容寫下來，并制訂一個(gè)工作計(jì)劃。
5、確定日程。協(xié)商需要你們相互聯(lián)系的時(shí)間或事件，以保證你們的工作穩(wěn)步進(jìn)行并且不走彎路。
6、不要害怕修改你的計(jì)劃。由于分享信息、分擔(dān)責(zé)任，你隨時(shí)可能發(fā)現(xiàn)需要改變方案或創(chuàng)造新的機(jī)會(huì)。
7、不要害怕沒有修改你的計(jì)劃。如果你不改變最初的計(jì)劃就能成功地完成任務(wù)(即使缺乏一點(diǎn)創(chuàng)造性)，那么就堅(jiān)持你最初的計(jì)劃。
8、以上都進(jìn)行完畢后，回顧一下做了什么、做的原因以及是如何完成的。回顧不僅包括任務(wù)本身，而且包括你在其中承擔(dān)的任務(wù)與責(zé)任。
當(dāng)然，在授權(quán)的過程中，適當(dāng)?shù)墓芾砼c監(jiān)控還是必不可少，同時(shí)你還要有承擔(dān)更多的責(zé)任與義務(wù)的心理準(zhǔn)備。授權(quán)不是把權(quán)力無(wú)條件地下放，授權(quán)者必須確定員工完成一項(xiàng)工作到底需要多大的權(quán)力，與完成任務(wù)無(wú)關(guān)的權(quán)力不應(yīng)該下放。另外，在進(jìn)行任務(wù)分派時(shí)就應(yīng)當(dāng)明確監(jiān)控機(jī)制。首先要對(duì)任務(wù)完成的具體情況達(dá)成一致，而后確定進(jìn)度日期，在這些時(shí)間里下屬要匯報(bào)工作的進(jìn)展情況和遇到的困難。控制機(jī)制還可以通過定期抽查得以補(bǔ)充，以確保下屬?zèng)]有濫用權(quán)力。
由于沒有人可能100%按照管理者的意圖來完成工作，因此下屬在完成任務(wù)的過程中出現(xiàn)一些錯(cuò)誤通常是正常的。管理者應(yīng)當(dāng)預(yù)期到下屬會(huì)犯什么錯(cuò)誤，遇到什么樣的困難，并及時(shí)地加以幫助。
王瑞
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