10月8日下午，“亞歐會議中小企業部長級會議” 組委會副主任、國家發展改革委歐新黔副主任主持召開組委會協調會議。組委會成員單位外交部、商務部、公安部、北京市人民政府，以及國家發展改革委辦公廳、研究室、中小企業司、外事司、中國中小企業國際合作協會等單位同志參加了會議。

　　中國中小企業國際合作協會袁普副會長向組委會匯報了會議外聯和會務兩方面工作的進展情況。一是外聯工作進展，包括參會人員邀請和參會信息確認、相關文件的收集、各代表團的獨立行程編寫等。二是會務工作籌備情況。協會根據會議的總體要求制定了42個方案，包括會前籌備、會議實施、后勤保障，聯絡官招募和培訓等方案。

　　北京市發展改革委吳桂英副主任就近期籌備工作向組委會做了匯報，主要涉及招待晚宴及演出的安排、參觀考察、會議標志設計、會議禮品、戶外宣傳、志愿者培訓、參會人員住宿安排、會議用車、醫療衛生、北京飯店布置、

　　會上，公安部警衛局就確保會議場館和行車路線的安全、參會人員的政治審查、會場突發情況的應急預案、進入人民大會堂的安全檢查、參會證件的設計、審批等方面的問題提出了積極的建議，同時公安部表示將在10日左右召開安全警衛組會議，做好相關工作的安排與部署。

　　外交部國際司就邀請國家領導人參會、宴會菜單、參觀考察、新聞發布會召開形式、會議成果等問題提出了很好的建議。

　　國家發展改革委外事司就國務院領導出席會議、雙邊會談等問題提出了建議。另外，發展改革委政研室李樸民主任就召開新聞發布會等宣傳工作、辦公廳師榮耀主任對會務及安全保衛工作分別提出了建議。

　　組委會秘書長、國家發展改革委中小企業司梁彥副司長介紹了《北京宣言》的反饋意見收集情況，并就大會的議程安排，新聞發布會、資助國的資助范圍、接機、主會場的布置、中方參會人員范圍等問題向組委會成員單位介紹了情況。

　　在聽取了組委會成員對會議籌備工作的意見和建議后，組委會副主任、國家發展改革委歐新黔副主任組織大家逐項進行了討論和商定。歐新黔副主任在總結中表示，組委會各成員單位前期克服了工作中遇到的困難，做了大量具體工作，遇到問題及時溝通解決，同時很好地借鑒了中非合作論壇北京峰會的經驗。她指出，參加本次協調會的成員單位范圍較廣，可以讓各部門相互了解工作進程。現在是時間緊、任務重，各單位一方面要履行職責，把自己的工作做好，另一方面也要了解其他部門的工作，做好協調配合。要提高大局意識、全局意識，提高在工作中的協調配合能力。最后，她希望大家繼續發揚認真負責、扎實細致工作的精神，把會議沖刺階段的籌備工作做好。