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來源： 重慶市審計(jì)局
編者按：隨著計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換是困擾審計(jì)人員的一個(gè)難題。為此，重慶市審計(jì)局選編了關(guān)于“總會(huì)計(jì)2000”和“中聯(lián)財(cái)務(wù)軟件”數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的2篇文章，供廣大審計(jì)工作者借鑒。
“總會(huì)計(jì)2000”數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換分析
2005年，“金審工程”應(yīng)用系統(tǒng)之一“現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)”（簡(jiǎn)稱AO）在我市審計(jì)機(jī)關(guān)推廣應(yīng)用。在財(cái)政預(yù)算執(zhí)行審計(jì)中，針對(duì)我市財(cái)政系統(tǒng)普遍使用“總會(huì)計(jì)2000”軟件的情況，重慶市審計(jì)局有關(guān)人員對(duì)“總會(huì)計(jì)2000”的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)行了認(rèn)真分析、研究，制作了該軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板，極大地方便了審計(jì)人員采集轉(zhuǎn)換“總會(huì)計(jì)2000”數(shù)據(jù)，推動(dòng)了AO軟件在我市財(cái)政審計(jì)中的廣泛應(yīng)用。
一、獲取原始數(shù)據(jù)
“總會(huì)計(jì)2000”是由北京四方志誠軟件公司開發(fā)，經(jīng)財(cái)政部推薦，在全國(guó)財(cái)政系統(tǒng)普遍推廣的會(huì)計(jì)核算軟件。“總會(huì)計(jì)2000”軟件分單用戶版和網(wǎng)絡(luò)版兩個(gè)版本。單用戶版數(shù)據(jù)庫采用ACCESS，采集原始數(shù)據(jù)時(shí)可直接拷貝“總會(huì)計(jì)2000”安裝目錄下的ACCESS文件（擴(kuò)展名為MDB）即可；網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫采用SQLSERVER，采集原始數(shù)據(jù)時(shí)可使用SQLSERVER的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”（DTS）功能，將SQLSERVER數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出成ACCESS數(shù)據(jù)庫格式。
二、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)分析及處理
（一）會(huì)計(jì)科目表
1．?dāng)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分析
在“總會(huì)計(jì)2000”軟件中，會(huì)計(jì)科目表由基礎(chǔ)科目表（BM1BASE01）和會(huì)計(jì)科目表（BM1KJ01）組成。
基礎(chǔ)科目表（表名BM1BASE01）中存儲(chǔ)包括科目源碼（SCM），科目級(jí)次（JC），科目名稱（NAME），科目類型（ATT），科目年度（YEAR）等會(huì)計(jì)科目的基本信息。會(huì)計(jì)科目表（表名BM1KJ01）中存儲(chǔ)包括科目源碼（SCM），科目級(jí)次（JC），科目年初余額（VALOO），余額方向（SF_FLAG），基礎(chǔ)科目源碼（BASESCM），科目年度（YEAR），SCM_1～SCM_8，是否末級(jí)科目（JC_FALG），自動(dòng)科目編碼（KJ_KMH）等字段。
在BM1KJ01中自動(dòng)科目編碼（KJ_KMH）可由“總會(huì)計(jì)2000”軟件按照科目級(jí)次自動(dòng)生成，如果KJ_KMH字段為空，可根據(jù)BM1KJ01的SCM_1～SCM_8字段另行生成科目編碼（限于篇幅，本文不作詳細(xì)介紹）。本文僅就KJ_KMH已經(jīng)自動(dòng)生成的情況進(jìn)行分析。
2．?dāng)?shù)據(jù)處理
在轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的過程中，AO軟件會(huì)計(jì)科目表的“科目編碼”字段可直接由BM1KJ01生成，“科目名稱”字段由BM1KJ01表的“BASESCM”字段連接BM1BASE01表的“SCM”字段生成，因?yàn)槲覀兪菍?duì)2004年度進(jìn)行審計(jì)，所以只選取科目年度為2004的科目，設(shè)置記錄篩選條件為BM1KJ01.YEAR=2004。查詢生成會(huì)計(jì)科目表的SQL語句為：（SQL1）SelectBM1KJ01.KJ_KMHAS 會(huì)計(jì)科目，BM1BASE01.NAME AS 科目名稱 From BM1KJ01 INNERJOIN BM1BASE01 ONBM1KJ01.BASESCM=BM1BASE01.SCM WHEREBM1KJ01.YEAR=2004
（二）科目余額表
科目余額表可由BM1KJ01直接查詢生成，僅需設(shè)置篩選條件篩選出2004年的科目余額即可。
查詢生成科目余額表的SQL語句為：（SQL2）Select KJ_KMH AS 科目編碼，VAL00 AS科目余額，SF_FLAGAS 余額方向 From BM1KJ01erehwYEAR=2004
（三）憑證表
在“總會(huì)計(jì)2000”軟件中，憑證表內(nèi)容由BM1PD01、BM1PD02、BM1PD03三張表共同組成。在AO軟件中，通過對(duì)此三張表的組合查詢，生成AO軟件的憑證表。
1．BM1PD01處理
（1）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分析
經(jīng)過分析，我們發(fā)現(xiàn)，BM1PD01是總賬科目憑證庫，主要存放每一張憑證所涉及的總賬科目金額和憑證基本信息（相當(dāng)于憑證主表）。記錄主要結(jié)構(gòu)如“表一”，其中，英文是源表字段名。（表一）PDH憑單號(hào)YEAR年MONTH月 DAY日 FDJ附單據(jù) ZY摘要 KM_ONE借方科目 KM_TWO貸方科目 VAL金額FLM（分錄源碼）8 20041 10 23 1183 1182 10000.00 236
分析表一可以看出，在BM1PD01中，一張憑證只用一條記錄來表示，要生成AO軟件能識(shí)別的憑證分錄，應(yīng)把BM1PD01中每一條記錄一分為二，產(chǎn)生liang條憑證分錄，如“表二”。（表二）PDH憑單號(hào)YEAR年MONTH月 DAY日 FDJ附單據(jù) ZY摘要 KMH科目源碼 JD借貸方向 VAL金額 FLM（分錄源碼）8 20041 10 231183 1 10000.00 2368 2004 1 10 23 1182 -1 10000.00 236
在“表二”所示的憑證分錄中，每一條分錄對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目都是總賬科目，如果該總賬科目有下級(jí)明細(xì)科目，則此金額是本張憑證中該總賬科目的匯總金額，因該總賬科目的明細(xì)分錄已在BM1PD02或BM1PD03中，故此憑證分錄不能作為憑證庫的一部分；如果該總賬科目無下級(jí)明細(xì)科目，則此金額是該總賬科目的實(shí)際發(fā)生額，此憑證分錄應(yīng)作為憑證庫的一部分。因此在BM1PD01中分離出無明細(xì)總賬科目的憑證分錄成為處理BM1PD01的關(guān)鍵。
判斷BM1PD01中的總賬科目是否有明細(xì)科目，必須根據(jù)其科目源碼，連接BM1KJ01表，查詢生成是否有明細(xì)科目標(biāo)記（JC_FLAG）字段，JC_FLAG=TRUE表示該總賬科目無明細(xì)科目，JC_FLAG=FALSE表示該總賬科目有明細(xì)科目。
（2）數(shù)據(jù)處理
A．查詢生成借方分錄
查詢生成BM1PD01的借方分錄表：用BM1PD01的“KM_ONE”字段連接會(huì)計(jì)科目表（BM1KJ01）的“SCM”字段，合并“YEAR”、“MONTH”、“DAY”生成“憑證日期”字段，同時(shí)增加表示借貸方向的字段“借貸”并賦值“1”，設(shè)置篩選條件BM1PD01.YEAR=2004ANDBM1KJ01.JC_FLAG=true具體SQL處理語句為：（SQL3）SELECT 1 AS 借貸，A.PDHAS憑單號(hào)，TRIM(STR(A.YEAR))+-+TRIM(STR(A.MONTH))+-+TRIM(STR(A.DAY))AS憑證日期，A.FDJ AS 單據(jù)數(shù)，A.ZY AS 摘要，A.VAL AS 金額，B.KJ_KMH AS 會(huì)計(jì)科目FROMBM1PD01 AS A INNER JOIN BM1KJ01 AS B ON A.KM_ONE=B.SCMWHEREA.YEAR=2004 AND B.JC_FLAG=trueB．查詢生成貸方分錄
查詢生成BM1PD01的貸方分錄表：用BM1PD01的“KM_TWO”字段連接會(huì)計(jì)科目表（BM1KJ01）的“SCM”字段，合并“YEAR”、“MONTH”、“DAY”生成“憑證日期”字段，同時(shí)增加表示借貸方向的字段“借貸”并賦值“-1”，設(shè)置篩選條件BM1PD01.YEAR=2004ANDBM1KJ01.JC_FLAG=true具體SQL處理語句為：（SQL4）SELECT -1 AS 借貸，A.PDHAS憑單號(hào)，TRIM(STR(A.YEAR))+-+TRIM(STR(A.MONTH))+-+TRIM(STR(A.DAY))AS憑證日期，A.FDJ AS 單據(jù)數(shù)，A.ZY AS 摘要，A.VAL AS 金額，B.KJ_KMH AS 會(huì)計(jì)科目FROMBM1PD01 AS A INNER JOIN BM1KJ01 AS B ON A.KM_TWO=B.SCMWHEREA.YEAR=2004 AND B.JC_FLAG=true
2．BM1PD02處理
分析發(fā)現(xiàn)，BM1PD02存儲(chǔ)明細(xì)科目借方分錄，記錄結(jié)構(gòu)如表三。（表三）FLM分錄源碼 SCM科目源碼 VAL金額ZY摘要236119990000查詢生成明細(xì)科目借方分錄表：用BM1PD02的“FLM”字段連接BM1PD01的“FLM”字段、BM1PD02的“SCM”字段連接BM1KJ01的“SCM”字段查詢生成“憑單號(hào)”、“憑證日期”、“附單據(jù)”、“會(huì)計(jì)科目”等字段，增加表示借貸方向的字段“借貸”并賦值“1”，設(shè)置篩選條件BM1PD01.YEAR=2004，具體SQL處理語句為：（SQL5）SELECT1AS 借貸，BM1PD01.PDHAS憑單號(hào)，TRIM(STR(BM1PD01.YEAR))+-+TRIM(STR(BM1PD01.MONTH))+-+TRIM(STR(BM1PD01.DAY))AS憑證日期，BM1PD01.FDJ AS 單據(jù)數(shù)，BM1PD02.ZY AS 摘要，BM1PD02.VALAS金額，BM1KJ01.KJ_KMH AS 會(huì)計(jì)科目 FROM BM1PD01 INNER JOIN (BM1KJ01INNERJOIN BM1PD02 ON BM1KJ01.SCM = BM1PD02.SCM) ON BM1PD01.FLM=BM1PD02.FLMerehwBM1PD01.YEAR=2004
3．BM1PD03處理
BM1PD03存儲(chǔ)明細(xì)科目貸方分錄，數(shù)據(jù)處理方法與BM1PD02類似，借貸方向字段“借貸”賦值“-1”，具體SQL處理語句為：（SQL6）SELECT-1AS 借貸，BM1PD01.PDHAS憑單號(hào)，TRIM(STR(BM1PD01.YEAR))+-+TRIM(STR(BM1PD01.MONTH))+-+TRIM(STR(BM1PD01.DAY))AS憑證日期，BM1PD01.FDJ AS 單據(jù)數(shù)，BM1PD03.ZY AS 摘要，BM1PD03.VALAS金額，BM1KJ01.KJ_KMH AS 會(huì)計(jì)科目 FROM BM1PD01 INNER JOIN (BM1KJ01INNERJOIN BM1PD03 ON BM1KJ01.SCM = BM1PD03.SCM) ON BM1PD01.FLM=BM1PD03.FLMerehwBM1PD01.YEAR=2004
4．生成完整憑證表
合并SQL3、SQL4、SQL5、SQL6生成完整憑證表，合并關(guān)鍵字為UNION。即：（SQL7）SQL3 UNIONSQL4UNION SQL5 UNION SQL6其中SQL3、SQL4、SQL5、SQL6為上述具體SQL語句。
三、在AO中轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)并制作數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板
（一）轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)
1．通過AO系統(tǒng)“項(xiàng)目管理”→“資料管理”→“從系統(tǒng)引入資料”直接引入獲取的“總會(huì)計(jì)2000”ACCESS數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。2．生成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中間表時(shí)，憑證的存儲(chǔ)方式選擇“源數(shù)據(jù)憑證表為一個(gè)表”。3．在“數(shù)據(jù)導(dǎo)入向?qū)А备鞑襟E中，“會(huì)計(jì)期間定義”和“科目設(shè)置”步驟根據(jù)實(shí)際情況使用“手工填寫”，“科目余額表”、“會(huì)計(jì)科目表”、“憑證表”的導(dǎo)入均使用“進(jìn)入SQL執(zhí)行器”。
4．導(dǎo)入科目余額表
導(dǎo)入科目余額表時(shí)，在“SQL語句組”中輸入“SQL2”對(duì)應(yīng)的SQL語句，輸入相應(yīng)的臨時(shí)表名，設(shè)置好與AO科目余額表的對(duì)應(yīng)關(guān)系，導(dǎo)入即可。
5．導(dǎo)入會(huì)計(jì)科目表
導(dǎo)入會(huì)計(jì)科目表時(shí)，在“SQL語句組”中輸入“SQL1”對(duì)應(yīng)的SQL語句，輸入相應(yīng)的臨時(shí)表名，設(shè)置好與AO會(huì)計(jì)科目表的對(duì)應(yīng)關(guān)系，導(dǎo)入即可。
6．導(dǎo)入憑證表
導(dǎo)入憑證表時(shí)，在“SQL語句組”中輸入“SQL7”對(duì)應(yīng)的SQL語句，輸入相應(yīng)的臨時(shí)表名，設(shè)置好與AO憑證表的對(duì)應(yīng)關(guān)系，導(dǎo)入即可。
（二）制作數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板
在憑證表導(dǎo)入結(jié)束后，在“數(shù)據(jù)導(dǎo)入向?qū)А敝袉螕簟氨４鎸?dǎo)入設(shè)置”即可將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中的步驟（包括SQL語句）保存為一個(gè)數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板，并可通過“導(dǎo)入”“導(dǎo)出”功能將此模板分發(fā)給其他審計(jì)人員使用。
（三）使用數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板
其他審計(jì)人員轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)時(shí)，在“數(shù)據(jù)導(dǎo)入向?qū)А敝袉螕簟白詣?dòng)導(dǎo)入”，選擇相應(yīng)模板，設(shè)置好數(shù)據(jù)源即可根據(jù)軟件提示完成數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。
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